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Alle Kennzahlen auf einen Blick

16. August 2016 von David Trites 0

Mit einer mobilen Reporting-App behält der Schuhhändler ALDO den Überblick über Kundendaten, Verkaufs- und Besucherzahlen in den Filialen.

Die ALDO Group ist weltweit bekannt für modische Schuhe und Accessoires, schicke Filialen und außergewöhnlichen Kundenservice. Weniger bekannt ist hingegen, dass das kanadische Unternehmen innovative Technologien einsetzt, um sein Geschäft weiterhin erfolgreich voranzutreiben.

David Dadoun, Senior Manager für Business Intelligence (BI) und Data Governance bei ALDO Group, erläutert das neue BI- und Reporting-Tool, das den Sales- und Operations-Teams hilft, Berichterstellung und Analysen zu digitalisieren. Es ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um alle wichtigen Einzelhandelskennzahlen anzuzeigen.

Die passende Reporting-Lösung

Die ALDO Group führt über 2.000 Schuhläden in 95 Ländern, die jährlich von 200 Millionen Kunden besucht werden. Bei diesen Zahlen ist es schwierig, den Überblick über die Kundendaten, Verkaufs- und Besucherzahlen in den Filialen zu behalten. Noch schwieriger ist es, aktuelle Berichte zu Verkaufszahlen und Filialergebnissen zu erstellen, die bequem auf Mobilgeräten angezeigt und analysiert werden können.

In der Vergangenheit wurden Berichte zu KPIs in Form mehrerer PDF-Dateien versendet. Die Informationen waren zwar da, aber sie waren nicht mehr ganz aktuell. Und es war sehr schwierig, die Daten auf einem Mobilgerät anzuzeigen und zu analysieren. „Unsere Bezirksleiter sind unterwegs und betreuen unsere Filialleiter und Verkäufer als Coach und Mentor. Wir möchten nicht, dass sie mit Laptops umherlaufen oder nachhause oder ins Büro fahren müssen, um veraltete Berichte im PDF-Format durchzusehen“, berichtete Dadoun.

ALDO benötigte eine mobile BI- und Reporting-Lösung, die sämtliche Daten optisch ansprechend und nahezu in Echtzeit darstellt. Die Anwendung sollte auch einfach und bequem zu nutzen sein, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten. Dadoun und sein Team sammelten die Geschäftsanforderungen und erkundeten die führenden mobilen BI-Anwendungen. „Wir haben verschiedene Optionen geprüft, aber das einzige Tool, das unsere Anforderungen an eine intuitive, interaktive, mobile BI-Plattform erfüllte, war SAP BusinessObjects Roambi,” erklärte Dadoun.

Schon nach kurzer Zeit hatte das Team einen Prototypen erstellt – mit dem neuen Tool und den Vertriebskennzahlen von ALDO. Es erstellte einen Business Case, der eindeutig die Kosten rechtfertigte, und stellte ihn der Unternehmensleitung vor. „Die Führungskräfte waren begeistert und gaben uns grünes Licht für die Durchführung, mit der wir Anfang 2015 begannen. Im August des Jahres, zu Beginn unserer zweiten Saison, führten wir die Anwendung ein und sie wurde von etwa 100 unserer Bezirks- und Vertriebsleitern genutzt“, sagte Dadoun.

Aktuelle Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort

Besonders gut gefällt den ALDO-Mitarbeitern an der neuen Reporting-App, dass sie sogar offline funktioniert. Sobald die Daten hochgeladen sind, können alle Berichts- und Drilldown-Funktionen in vollem Umfang genutzt werden. So können der Verkäufer in der Mall und der Manager im Flugzeug trotz schlechten Empfangs auf die Daten und Berichte zugreifen.

Damit die Daten in den Berichten stets aktuell sind, lädt ALDO alle 30 Minuten Flatfiles aus seinem Data Warehouse in die App. Die Textdateien werden vorformatiert für die Reporting-Dashboards, in die SAP BusinessObjects Roambi Cloud hochgeladen und dann an die Geräte der Anwender gesendet. „Die Daten und Berichte in der App werden regelmäßig aktualisiert. Die letzte Transaktion in einer Filiale fand maximal 30 Minuten vorher statt“, betonte Dadoun.

ALDO nutzt zwei primäre Berichtsformate. Erstellt werden tägliche und wöchentliche Berichte. Der tägliche Bericht zeigt, wie gut die acht wichtigsten KPIs und damit die Ziele erreicht wurden – bis zur letzten halben Stunde. Der wöchentliche Bericht zeigt die Woche insgesamt und alle vorherigen Wochen.

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Auf dem Mobilgerät werden die Berichte in Dashboards angezeigt, mit interaktiven Grafiken und Tabellen, die einfach zu lesen und zu nutzen sind.

Enorme Vorteile für das Unternehmen

Die Vorteile der neuen Reporting-App, gegenüber den alten PDF-Berichten, sind enorm. „Unsere Vertriebs- und Bezirksleiter profitieren von immensen Zeiteinsparungen. Der mobile Datenzugriff ist von überall aus möglich und geschieht nahezu in Echtzeit. Entscheidungen können so wesentlich schneller getroffen werden“, erklärte Dadoun.

ALDOs neue Reporting-App spart Managern sehr viel Zeit. Informationen stehen nahezu in Echtzeit zur Verfügung und ermöglichen bessere Entscheidungen.

Führungskräfte, Bezirks- und Vertriebsleiter müssen nicht mehr unzählige PDF-Dateien sammeln oder ein Laptop hervorholen, um herauszufinden, inwieweit ein Mitarbeiter, eine Filiale oder ein Bezirk die KPIs des Unternehmens erfüllt. Beim Besuch einer Filiale nehmen sie einfach ihr Smartphone zur Hand und können damit Dinge wie Verkäufe, Umtausche, Artikel pro Transaktion oder Kundenzufriedenheit prüfen. All diese Informationen können sie dann auch direkt den Mitarbeitern im Verkaufsbereich zeigen.

Um mir zu zeigen, wie schnell und einfach die App sich bedienen lässt, holte Dadoun sein Smartphone hervor. Er gab mir eine Live-Demo des Prototypen, den sie gebaut hatten. Nach wenigen Sekunden sah ich das KPI Dashboard, gefüllt mit Beispieldaten. „Hier können Sie die Daten auf Bezirksleiter-Ebene aggregiert sehen. Aber ich kann die Informationen auch aufschlüsseln und sehen wie jede Filiale die verschiedenen Kennzahlen erfüllt“, erklärte er. Er rief eine bestimmte Filiale auf und es erschien eine Grafik, die zeigte, wie nah der Laden dran war, sein Umsatzziel für den Tag zu erreichen. Er strich mit dem Finger von links nach rechts und ein neues Diagramm erschien, das einen Vergleich der aktuellen Ergebnisse des Ladens mit denen des Vorjahres zeigte.

Zu allen wichtigen KPIs gab es einen vollständigen Satz interaktiver Diagramme und unterstützende Metriken, die das Geschäft lebendig werden ließen. „Es ist wirklich eine vollständige Übersicht all unserer wichtigen Kennzahlen. Sie ermöglicht uns, die Entwicklung unseres Geschäfts schnell zu überprüfen – jederzeit und auf jeder Ebene“, betonte Dadoun.

Hohe Akzeptanz führt zum Erfolg

Die Implementierung war ein voller Erfolg, denn die App kam bei den Benutzern sehr gut an. „Über 95 Prozent der Anwender nutzen das Tool regelmäßig“, berichtete Dadoun . Als ALDO PDF-Dateien für das Reporting verwendete, wusste Dadoun nie, wie viele Mitarbeiter die Informationen nutzten oder wie oft. SAP BusinessObjects Roambi ist genau das Gegenteil der Fall. „Wir wissen genau, wer die Berichte nutzt und wer nicht. Das hilft uns, zu ermitteln, wer ein wenig Coaching oder Training benötigt oder zu erkennen, wenn etwas nicht funktioniert“, erklärte er.

Ein weiterer Grund für die hohe Akzeptanz der App sind die Tools für die Zusammenarbeit. Laut Dadoun gefällt den Anwendern die Möglichkeit, per Finger oder Stift direkt auf dem Display Anmerkungen zu machen und an Kollegen zu versenden. Wenn die Anmerkung abgeschlossen ist, erstellt das Tool automatisch einen Screenshot und fügt ihn in einen E-Mail-Entwurf ein. „Wenn Sie als Bezirksleiter sehen, dass eine Kennzahl für eine Ihrer Filialen nicht gut ist und sie dies hervorheben möchten, können Sie rasch eine Anmerkung auf dem Screen machen und das Bild umgehend an den Filialleiter senden“, erklärte Dadoun.

Qualität und Einfachheit waren ebenfalls wichtige Aspekte bei der Implementierung. Dadoun ist bei ALDO für Data Governance zuständig. Er nutzte das Projekt, um sicherzustellen, dass jeder damit einverstanden war, wie die KPIs definiert und berechnet werden. „Ein entscheidender Erfolgsfaktor in diesem Projekt bestand darin, sicherzustellen, dass wir alle die gleiche Sprache sprechen, dass wir alle auf dieselben KPIs schauen und dass die Daten sauber sind“, betonte Dadoun.

Auch in kultureller Hinsicht passte SAP BusinessObjects Roambi hervorragend. „Unsere Unternehmenskultur beruht auf Zusammenarbeit, Coaching und gegenseitige Unterstützung“, sagte Dadoun als er die ALDO-Anstecknadel an seinem Revers entfernte und mir überreichte. Auf der Rückseite des Pins waren drei Worte: Liebe, Integrität und Respekt. „Das sind die Grundwerte unseres Gründers und ich denke, sie werden mit diesem Projekt unterstützt.“ Andere Abteilungen bei ALDO haben bereits nach der App gefragt und ich denke er hat Recht.

Dieser Beitrag erschien ursprünglich auf SAP Business Trends.

Bild oben: Shutterstock

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