Handeln für den Kunden

Feature | 31. März 2003 von admin 0

Als “eine Operation am offenen Herzen” bezeichnete Klaus Hellmich, Geschäftsführer der Actebis Holding GmbH, das Großprojekt “SAP-Umstellung” in einer weitläufigen Firmengruppe. “Denn ein Handelsunternehmen von unserer Größe, kann nicht wie ein Produktionsbetrieb auf Vorrat arbeiten”, führt Hellmich aus, “hier ist Agieren und Reagieren in Echtzeit nötig.”

Ist/Ziel-Darstellung

Ist/Ziel-Darstellung

Seit ihrer Gründung vor 17 Jahren hat sich die Actebis-Gruppe zu einem erfolgreichen Distributor für IT- und TK-Lösungen in zwölf europäischen Kernmärkten etabliert. Unter ihren Eigenmarken Targa und Peacock produziert die Actebis-Gruppe selbst Notebooks und PCs. Vor allem dort galt es die Anforderungen der Produktionssteuerung zu berücksichtigen. Darüber hinaus bietet die Gruppe ihren Partnern im Fachhandel neben den beiden Eigenmarken mehr als 30.000 Produkte von über 100 namhaften Herstellern. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Partnern, so dass auch der Außenstehende leicht erahnt, wie anspruchsvoll die zu bewältigende Aufgabe war.
“Mit dem Wachstum und der zunehmenden vertikalen Prozessintegration”, erläutert Hellmich, “stiegen auch die Anforderungen an unser Warenwirtschaftssystem. Angesichts der komplexen Prozesse in der modernen ITK-Distribution, wozu auch die Einbeziehung von E-Commerce- und E-Business-Applikationen zählen, erreichte das bei uns konzernweit eingesetzte “Alt-Warenwirtschaftssystem” irgendwann seine Leistungsgrenzen.” Zu viele Sonderlösungen und Anpassungen waren notwendig. Die Anzahl der Insellösungen nahmen drastisch zu, wodurch Folgeaufwendungen im Support ebenfalls dramatisch anstiegen.

Detaillierte Operationsplanung

Am Anfang des Migrationsprozesses stand eine in Zusammenarbeit mit der CSC Ploenzke AG durchgeführte Potenzialanalyse sämtlicher Geschäftsprozesse. Neben der fehlenden Integrationsfähigkeit der bisherigen Systeme wurden insbesondere das Fehlen eines zentralen Prognose- und Planungs-Werkzeugs sowie einer zentralen Stammdatenverwaltung identifiziert. Kommunikationsmedien wie EDI und Internet ließen sich nicht integrieren – absolute Ausschluss-Kriterien für ein modernes Unternehmen wie Actebis. Eine weitere Schwachstelle war die fehlende Mandantenfähigkeit der Anwendungen, also die Unfähigkeit des Programms, firmenübergreifende Prozesse darzustellen. Zudem benötigte die international aufgestellte Firmengruppe mehrsprachige Anwendungen.
Ein Team von 20 Prozess-Verantwortlichen aus allen betroffenen Fachbereichen erarbeitete 44 Kernprozesse und 120 Optimierungspotenziale. Das daraus entstandene Pflichtenheft umfasste nicht weniger als 3.300 funktionale Kriterien, die ein Spiegelbild aller unternehmenswichtigen Prozesse – vom ersten Telefonat mit dem Kunden bis zum Warenversand – darstellten und mit dem neuen Software-System unternehmensweit abgebildet werden sollten.

Hard- und Netzwerktopologie

Hard- und Netzwerktopologie

Nach gründlicher Analyse der am Markt verfügbaren Lösungen, kamen 23 Produkte in die engere Wahl. Letztendlich fiel die Wahl auf die Lösung der SAP. Doch mit einer standardisierten, wenn auch flexiblen Lösung wie SAP R/3 war Actebis noch nicht am Ziel. Schließlich ging es auch darum, die im Unternehmen vorhandenen punktuellen Lösungen und Datenbestände in ein ganzheitliches Konzept einzubinden, von Branchenlösungen über Partner-, Informations- und E-Commerce-Systeme bis hin zur Logistik. Um die Funktion eines derart komplexen Systems sicher zu stellen, entwickelten die Experten von Actebis ein integratives Cut-over-Konzept für den Tag X. Dazu zählte insbesondere ein eigenes Workflow-Testsystem unter Lotus Notes für die mehr als 2.000 zu testenden Geschäftsprozesse.

Die OP: gelungenes Cut-over

Der Tag X, das “Going live” der neuen SAP-Lösung im laufenden Betrieb, wurde mit Spannung erwartet. Nach einem detaillierten Fahrplan führte die Gruppe SAP in einer ersten Phase zunächst in der Actebis Holding GmbH und der Actebis International Distribution GmbH (AID) ein. In diesen Gesellschaften stellte man das Tagesgeschäft in allen Prozessbereichen von Logistik bis Rechnungswesen im “Big Bang” auf SAP um. In Stufe zwei folgten die Actebis Computer Deutschland GmbH, Actebis Österreich, die Peacock GmbH & Co KG, die Viatec sowie die Actebis-Spezialagentur für Marketing (S.A.M). Im Januar 2003 erfolgte die Umstellung in der Actebis Schweiz. Derzeit ist die Actebis-Gruppe in der Planungsphase für die Umstellung in weiteren Gesellschaften.
Bei den Daten, die aus dem Altbestand übernommen wurden, handelte es sich um einem Mix aus verschiedenen Datenbanksysteme wie Image, Notes, SQL und Oracle. Diese galt es in normierte Migrations-Objekte zu übertragen, bevor sie am Stichtag zeitgleich in das SAP-System überführt werden konnten. Insbesondere musste das Experten-Team von Actebis hier auch die Konvertierungsvorschriften für betriebswirtschaftliche Kennzahlen – etwa Bewertungspreise und Bestandswerte – simulieren, damit der Werteübergang handelsrechtlich und unternehmenstechnisch abgesichert war.

Knackpunkt Berechtigungsvergabe

SAP-Zentralarchitektur

SAP-Zentralarchitektur

“Alle diese Prozesse ließen sich dank umfangreicher Testläufe letztendlich relativ problemlos integrieren”, erinnert sich der Projektleiter Walter Schulte-Vennbur, Director European Organization bei Actebis. “Die vorsorglich gebildeten Notfall-Teams, welche die Anwender bei eventuellen Problemen unterstützen sollten, hatten eine ruhige Zeit, auch wenn es natürlich eine Weile dauerte, bis sich die Benutzung eingespielt hatte und alle Abläufe “rund” liefen.” So war im Nachhinein betrachtet die Implementierung der rund 2.800 Prozesse und Prozess-Schritte, bei dem jedem der Anwender ein eigenes Berechtigungs- und Rollenkonzept zugewiesen wurde, eine Herausforderung, deren Aufwand die Beteiligten zunächst unterschätzt hatten.
Schulte-Vennbur erinnert sich: “Wir konnten in diesem Fall nicht auf das Standard-Rollenkonzept von SAP zurückgreifen, da eine derartige Anhäufung prozessübergreifender Aktivitäten sicherlich eine Besonderheit der Distribution darstellt. Das Kritische ist, die Berechtigungsvergabe nicht zu restriktiv zu gestalten, weil sonst gerade in der Startphase Prozesse und Informationen nicht genutzt werden können.” Zu dieser Zeit war es notwendig, viele Support-Anfragen bezüglich der Berechtigungseinstellungen in kürzester Zeit zu bearbeiten und das Konzept dynamisch anzupassen. Ein Netzwerk aus Berechtigungsverantwortlichen mit großem Prozess- und SAP Funktions-Know-how hatten damit damals bei Actebis alle Hände voll zu tun. Die Lehre, die Actebis aus diesem Mehraufwand zog, gibt Schulte-Vennbur gerne weiter: “Es empfiehlt sich, die Berechtigungen von vornherein großzügiger zu bemessen und in Organisationsbereiche zusammen zu fassen.”

Ziel erreicht

Price Protection-Abwicklung

Price Protection-Abwicklung

Letztlich bietet die neue Standard-Software exakt die Vorteile, die Actebis erwartet hatte: Erhöhte Transparenz, vollständige Vernetzung aller beteiligten Bereiche und die Möglichkeit, firmenübergreifende Prozesse zu bearbeiten. Die bisherigen, zum Teil komplexen Abläufe in Lagerverwaltung, Beschaffungswesen und Buchhaltung wurden optimiert. Der Vertrieb verfügt stets online über alle relevanten Informationen. Und der in über 30 Sprachen mögliche Datenaustausch über Landesgrenzen hinweg erlaubt deutliche Effizienzsteigerungen.

Partnerintegration

Partnerintegration

Insbesondere ist auch für die Partner gesorgt. “Falls unser jeweiliger Partner ebenfalls mit SAP arbeitet”, erläutert Schulte-Vennbur, “ist die Anbindung besonders rasch zu bewerkstelligen. Der Datenaustausch zwischen beiden Parteien geschieht dann über eine voll automatisierte XML-Schnittstelle. Davon profitieren speziell unsere zahlreichen Partner aus dem Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen: Sie können sich ohne eigenen Mehraufwand in Sachen Programmierung und Anbindung mit Actebis vernetzen.” Bei Actebis werden die in XML eingespeisten Daten anschließend in IDOC transferiert und direkt bearbeitet. Fazit: Mit SAP ist die gesamte Supply-Chain integriert. Die europaweit in zwölf Niederlassungen aufgestellte Firmengruppe verfügt nun über eine IT-Infrastruktur, die mit der Entwicklung des prosperierenden Unternehmens mithalten kann.

Silvia Mattei

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