Heliotron: Mit SAP Business ByDesign zum perfekten Candle-Light-Dinner

Die Heliotron Deutschland GmbH in Freiburg hat sich auf Kerzen aus Flüssigwachs spezialisiert. Das Herzstück der Geschäftsprozesse des mittelständischen Unternehmens bildet bereits seit vielen Jahren eine ERP-Lösung aus der Cloud: SAP Business ByDesign.

Kerzenlicht steht für magische Momente. Das Licht einer echten Kerze ist durch nichts zu ersetzen, sei es bei der Tischdekoration in Gaststätten und Hotels, oder Kirchen. Dafür produzieren die Mitarbeiter der Heliotron Deutschland GmbH mit Sitz in Freiburg im Breisgau seit mehr als 40 Jahren Kerzen auf Basis von Flüssigwachs.

Familienunternehmen als globaler Player

Mittlerweile hat Heliotron etwa 15.000 Business-to-Business-Kunden in über 25 Ländern. Die Nutzer können aus über 19 Millionen Produktvarianten das für sie passende Kerzendesign wählen. Um die Kunden optimal bedienen zu können, benötigt das Familienunternehmen mit etwa 50 Beschäftigten eine leistungsstarke und effiziente Lösung für das Enterprise Resource Planning (ERP). Sie ist unverzichtbar, um alle Geschäftsprozesse reibungslos abwickeln zu können.

Heliotron standen zwei Optionen zur Wahl:

  • Eine ERP-Lösung, die auf Servern im eigenen Haus implementiert wurde oder
  • ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS), bei dem der Nutzer die ERP-Lösung von einem Anbieter wie SAP aus der Cloud bezieht.

Die Vorteile von Cloud ERP

Ein SaaS-Ansatz hat mehrere Vorteile: So erhalten speziell kleine und mittelständische Unternehmen wie Heliotron mit geringem Aufwand Zugang zu einer ERP-Software, ohne sich um deren Implementierung, Betrieb und Support kümmern zu müssen. Zudem sind die Betriebskosten niedriger, weil der Nutzer nur für die Software-Lizenzen zahlt, die er tatsächlich verwendet. Eine Erweiterung der Zahl der Lizenzen ist jederzeit möglich.

Hinzu kommt ein weiterer Faktor: die höhere Sicherheit. Denn cloudbasierte ERP-Lösungen wie SAP Business ByDesign werden über hoch sichere Rechenzentren in Deutschland bereitgestellt. Ein vergleichbares Sicherheitsniveau bieten nicht viele unternehmenseigene Datacenter. Doch gerade der Schutz von Geschäftsdaten und personenbezogenen Informationen wird immer wichtiger, auch angesichts verschärfter Regelungen wie der neuen Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

SAP Business ByDesign als Rückgrat der Geschäftsaktivitäten

„Wir haben uns daher bereits 2010 entschlossen, eine ERP-Lösung aus der Cloud zu beziehen“, sagt Oliver Schneeberger, Geschäftsführer bei Heliotron. Die Wahl fiel auf SAP Business ByDesign. Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen wie Heliotron zugeschnitten. „SAP Business ByDesign kommt in unserem Unternehmen in einer Vielzahl von Bereichen zum Einsatz, von der Beschaffung der Ressourcen über die Bedarfsplanung und -prognose, das Bestellwesen für Handelsware oder Einsatzmaterialien bis hin zur finalen Produktion, der Auslieferung und Fakturierung der produzierten oder beschafften Waren“, so Schneeberger.

Alle Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette sind bei Heliotron dank SAP Business ByDesign vollkommen transparent. Zentrale Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Dadurch kann das Unternehmen flexibel und schnell auf Kundenwünsche eingehen. Auch die Verfügbarkeit von Daten hat sich deutlich verbessert, beispielsweise für die Vertriebsmitarbeiter. Diese können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, auch von mobilen Geräten aus wie Smartphones, Tablets und Notebooks.

Bessere Beratung für Kunden und mehr Flexibilität für Mitarbeiter

Dieser Faktor ist für Heliotron besonders wichtig, denn das Unternehmen setzt ausschließlich auf Direktvertrieb. Die Fachberater kommen zum Kunden und beraten diesen umfassend vor Ort. Dadurch sind sie in der Lage, dem Kunden exakt das Produkt zu präsentieren, das sich ideal für den jeweiligen Verwendungszweck eignet. Das setzt jedoch voraus, dass der Vertriebsmitarbeiter jederzeit mit aktuellen Informationen versorgt ist. Dazu zählen Kundendaten, Produktinformationen, Preislisten und Informationen über Lieferzeiten.

Das Freiburger Unternehmen profitiert zudem von der Skalierbarkeit der SAP-Lösung und der Option, bei Bedarf weitere Software-Module zu integrieren. Das kommt den Mitarbeitern zugute. So hat Heliotron mithilfe von SAP Business ByDesign eine Lösung für die Zeiterfassung implementiert. Dadurch haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibel einzuteilen. Die Cloud-Software stellt sicher, dass jederzeit genügend Arbeitskräfte für anstehende Aufgaben zur Verfügung stehen.

ERP aus der Cloud ist gefragt

Mit der Entscheidung, auf eine ERP-Lösung von SAP aus der Cloud umzustellen, steht Heliotron nicht allein. Mittlerweile setzen mehr als 4.000 mittelständische Unternehmen SAP Business ByDesign ein – mit stark steigender Tendenz. Das Software-as-a-Service-Modelle (SaaS) wie SAP Business ByDesign im deutschen Mittelstand angekommen sind, untermauern diverse Studien. So ergab eine Untersuchung der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin und des Software-Hauses Forcont Business Technology, dass 2017 fast vier Fünftel (79 Prozent) der Mittelständler in Deutschland Software aus der Cloud bezogen. Mehr als 19 Prozent verwendeten eine Cloud-basierte ERP-Lösung.

Auf noch höhere Werte kommt der Cloud Monitor 2017 des Beratungshauses KPMG und des Digitalverbandes Bitkom. Demnach setzten bereits 2016 etwa 32 Prozent der Unternehmen in Deutschland eine ERP-Lösung ein, die sie aus einer Public Cloud bezogen. Zudem, so der Cloud Monitor, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) den „Großen“ in nichts nach, was die Nutzung von Cloud-Services betrifft: Für rund zwei Drittel der KMU gehört die Cloud zum Arbeitsalltag.

Schneller, transparenter und effizienter durch SAP Business ByDesign

Mit der ERP-Lösung von SAP ist Heliotron auch nach mehr als 7 Jahren Einsatzzeit hoch zufrieden: „Mithilfe von Business ByDesign konnten wir unsere Prozesse straffen und aufgrund der Echtzeitdaten und der hohen Transparenz, welche die Software bietet, unsere Handlungsschnelligkeit signifikant steigern“, sagt Schneeberger. Im laufenden Jahr will Heliotron nun auch seinen Web-Shop in SAP Business ByDesign einbinden.

Weitere Informationen

Detaillierte Informationen zu SAP Business ByDesign stehen auf dieser Web-Seite zur Verfügung oder nutzen Sie diesen kostenfreien Testzugang zu SAP Business ByDesign. Die Testversion steht 30 Tage lang zur Verfügung.

Bild via Heliotron