HILTI: SAP Business ByDesign für Konzerntöchter

Feature | 23. April 2013 von Holger Eriksdotter 0

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Foto: iStockphoto

Lohnt es sich, die SAP Business Suite für eine Niederlassung mit nur wenigen Mitarbeitern zu installieren? Sicher nicht, sagen die Experten. „Die Business Suite ist nicht beliebig nach unten skalierbar. Zu den hohen Quasi-Fixkosten für die Einführung kommt noch ein erheblicher Schulungsaufwand für die Mitarbeiter – für kleinere Organisationen rechnet sich das nicht“, sagt Martin Petry, CIO des Spezialisten für Werkzeugmaschinen und Befestigungstechnik.

Viele internationale Konzerne haben ein Problem, wenn es darum geht, kleinere Niederlassungen an die zentrale ERP-Lösung am Hauptsitz anzuschließen. Während der große Funktionsumfang der SAP Business Suite in der Zentrale benötigt und genutzt wird, ist er für die lokalen Organisationen mit nur wenigen Mitarbeitern überdimensioniert. Die Alternative, kleinere ERP-Systeme verschiedener Hersteller oder selbst geschriebene ERP-Lösungen für die Zweigstellen, führt dagegen zu anderen Problemen: Sie fördern den Wildwuchs der IT-Landschaft, verhindern zentrale Administration und Wartung, erschweren Anpassungen und sind zudem auf lokalen Support angewiesen.

„Kleine“ Alternative für die SAP Business Suite

CIO Petry hat Hiltis SAP Business Suite am Hauptsitz in Liechtenstein, in allen acht Hilti Werken und in 50 Vertriebsniederlassungen weltweit unter Verwendung von insgesamt 28 Sprachen – aber nicht immer mit einem guten Gefühl – eingeführt. Zwar hält er das SAP-System für große Organisationen nach wie vor für die erste Wahl. „Aber wenn es eine gute Alternative gegeben hätte, hätten wir uns bei kleineren Auslandstöchtern in dem einen oder anderen Fall wohl anders entschieden“, sagt Petry.

Wie die Alternative für die SAP Business Suite in kleinen Ländergesellschaften aussieht

Wie die Rollout-Agenda für SAP Business ByDesign aussieht

Was an der Lokalisierung der Software so kompliziert war

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Petry Hilti

„Auf diese Weise befreien wir uns von der heterogenen IT-Architektur und bekommen eine durchgehend SAP-basierte ERP-Landschaft“, sagt Hilti-CIO Martin Petry.

Inzwischen hat er diese Alternative gefunden: Zukünftig werden Hiltis „kleine“ nationalen Vertriebsgesellschaften mit dem On-Demand ERP-System SAP Business ByDesign, ebenfalls von SAP, ausgestattet. „Auf diese Weise befreien wir uns von der heterogenen IT-Architektur und bekommen eine durchgehend SAP-basierte ERP-Landschaft“, sagt der Hilti-CIO.

Dass er nicht schon vorher auf die Idee mit dem SAP Cloud-ERP gekommen ist, ist nicht seine Schuld. Zwar ist SAP Business ByDesign schon seit 2007 auf dem Markt, wurde von den Walldorfern aber anfänglich ausschließlich als ERP/CRM-Komplettlösung für kleine und mittlere Unternehmen angeboten. Zudem, so bemängelten Analysten, trieb SAP den Ausbau der SaaS-Lösung allzu verhalten voran und bot nur wenige Sprach- und Länderversionen der Software an. Nicht zuletzt vermuteten sie dahinter ein nur halbherziges Bekenntnis zum Cloud Computing des im Lizenzgeschäft groß gewordenen ERP-Marktführers.

Auch mit der Cloud „geht“ ERP

Erst auf der SAPPHIRE NOW in Orlando Ende 2011 positionierte SAP sein Cloud ERP-System gezielt für das so genannte zweistufige ERP-Modell (two-tier-ERP) – also für Szenarien mit zentralem ERP-System und SAP Business ByDesign für nationale und regionale Niederlassungen. Daran, dass Cloud Computing in der zukünftigen Strategie von SAP eine zentrale Rolle spielt, gibt es unterdessen kaum noch Zweifel: Spätestens die Übernahme des Cloud-basierten HCM-Anbieters (Human Capital Management) Success Factors und das Angebot mehrerer SAP-Business-Suite Erweiterungen im Cloud-Modell zeigen einen klarer Trend Richtung Cloud. Auch sein jüngstes und liebstes Kind – die In-Memory-Datenbank HANA – hat SAP samt Entwicklungstools schon in die Cloud gehoben.

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Bei Hilti wurden die ersten SAP-Business-ByDesign-Systeme bereits in der zweiten Jahreshälfte 2012 live geschaltet: Slowenien, Kroatien, Bosnien-Herzegowina, Serbien, Montenegro und Albanien sind jetzt per Cloud-ERP mit der zentralen Unternehmens-IT verbunden. Die lokalen Organisationen nutzen vor allem die CRM-, Marketing- und Vertriebsfunktionen der Software. Petry lobt die schnelle Installation und die nahtlose Integration mit dem zentralen ERP-System: Die Architektur beider Lösungen ist von der Struktur, den Datenformaten bis hin zum Austauschformat IDoc identisch, so dass Konvertierungen und die Programmierung von Schnittstellen weitgehend entfallen.

Zudem freut er sich über die Benutzerfreundlichkeit der Lösung, die zu einem merklich geringerem Schulungsaufwand führt. Während er bei der Business-Suite mit einer bis zu vierwöchigen Schulung für Vollnutzer kalkuliert, dauert die Einführung der Mitarbeiter in das Cloud-System nur wenige Tage. In den nächsten Monaten ist die Installation von ByD in Kasachstan, Ukraine und in der Golfregion geplant. Insgesamt stehen bei Hilti für 2013 weitere fünfzehn Ländereinführungen auf der Agenda.

Aufwand für Betrieb, Wartung und Upgrades wird Hilti abgenommen

Dass es sich bei SAP Business ByDesign um eine Cloud-Lösung handelt, erwies sich bei der Einführung gleichzeitig als Fluch und Segen: „Wir sind froh, dass uns auf der technischen Seite der gesamte Aufwand für Betrieb, Wartung und Upgrades abgenommen wird“, sagt Martin Nemetz, SAP-Business-ByDesign-Projektleiter bei Hilti. Gerade bei kleinen Auslands-Dependancen ohne lokale IT-Mitarbeiter wäre der technische Support eines On-Premise-Systems ungleich aufwändiger. Auf der anderen Seite waren bei den vertraglichen Regelungen einige Schwierigkeiten zu überwinden.

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Denn in den einzelnen Ländern ist die Gesetzeslage im Hinblick auf Datensicherheit und -schutz jeweils unterschiedlich. Weil das System im SAP-Rechenzentrum in Deutschland läuft und die Daten auch dort verarbeitet werden, waren umfangreiche Anpassungen der Verträge notwendig: „Wir haben sehr intensiv mit SAP an der Vertragsgestaltung gearbeitet – und wir haben letztlich in allen Punkten Einigkeit erzielt und in allen für uns relevanten Ländern einen gesetzeskonformen Umgang mit den Daten sichergestellt“, sagt CIO Petry.

Gerade in den kleinen südosteuropäischen Ländern leistet Hilti damit praktisch Pionierarbeit – und das nicht nur im Hinblick auf den Datenschutz. Zwar ist SAP Business ByDesign bisher in fünfzehn Länderversionen erhältlich (darunter USA, China, Kanada, Australien, Frankreich, Spanien), und weitere fünf (darunter Japan, Singapur und Südkorea) sind für das nächste Jahr angekündigt. Die kleinen und wirtschaftlich weniger gewichtigen Länder Südosteuropas sind aber nicht dabei.

Co-Innovation-Projekt zur Lokalisierung der Software

Da eine – zumindest minimale – Anpassung an die landesspezifischen Gegebenheiten unerlässlich ist, arbeiten Hilti und SAP in einem „Co-Innovation-Projekt“ gemeinsam an der so genannten „Lokalisierung“ der Software. Das Minimum: Das System muss an die Landeswährung und den örtlichen Mehrwertsteuersatz angepasst werden und die wichtigsten Formulare, Briefe und Anschreiben müssen in der Landessprache vorliegen. „Wir sind ganz froh, wenn wir es bei dieser „Lokalisierung light“ belassen und ansonsten das System in Englisch betreiben können“, sagt Projektleiter Nemetz, „aber das hängt natürlich von den jeweiligen Gegebenheiten und Anforderungen vor Ort ab.“ Eine tiefer gehende Lokalisierung betrifft dann vor allem die Anpassung der Finanz-, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an die landesspezifischen Regelungen.

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Aus dieser Zusammenarbeit könnten dann auch Länderversionen entstehen, die SAP zukünftig für SAP Business ByDesign anbietet. Ob das so kommt, ist allerdings nicht sicher: „Ob wir eine eigene Version für ein Land anbieten, hängt natürlich auch von der Nachfrage ab“, sagt Rainer Zinow, der bei SAP für das strategische Management der On-Demand-Lösungen zuständig ist. Weil die kleinen südosteuropäischen Länder nicht unbedingt zu den aufstrebenden Wirtschaftsmächten gehören, dürfte sich die Nachfrage vorerst wohl in Grenzen halten.

Sicher ist, dass SAP Business ByDesign im nächsten Jahr mit weiteren ERP-Funktionen sowie Integrationsszenarien für Niederlassungen ausgestattet und auf die HANA-Datenbank gehoben werden soll. Das Cloud-System soll so auch für den gehobenen Mittelstand bis hin zu einigen Tausend Benutzern attraktiv werden. In der Ursprungsversion für maximal etwa 200 Benutzer konzipiert, verleiht die In-Memory-Datenbank HANA dem On-Demand-System zusätzliche Leistungskraft. So meldet SAP, dass der australische Bundesstaat New South Wales im nächsten Januar die größte SAP Business ByDesign-Installation weltweit mit 8.500 Benutzern in Betrieb nehmen wird.

Bekenntnis zur Hybridstrategie aus Cloud und On Premise

Für Hilti-CIO Petry spielt das vorerst keine Rolle. Seine Zielarchitektur ist klar umrissen: Die SAP Business Suite On-Premise im Headquarter, den Hilti Werken und „großen“ Niederlassungen, SAP Business ByDesign für kleine bis mittlere Auslandstöchter. Wo genau die Grenze zwischen der Cloud-Software und der Business-Suite verläuft, wird im Einzelfall und unter Berücksichtigung der jeweiligen Prozessanforderungen entschieden. Sie werde aber wohl um die zwei- bis dreihundert Mitarbeiter liegen.

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