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HR-Daten vereinheitlicht: 10.000 Mitarbeiter auf einen Blick

Blog | 7. April 2014 von Anja Paschke-Hess 0

Seinen Kunden bietet Unify einheitliche Kommunikationssysteme, den eigenen Mitarbeitern jetzt eine einheitliche HR-Software. Mit SuccessFactors Employee Central, der cloudbasierten Komplettlösung für die strategische und praktische Personalarbeit, haben Mitarbeiter und Manager jetzt konsistente Daten schnell zur Hand.

Im Oktober 2013 firmierte das in der Branche wohlbekannte Unternehmen Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG in Unify GmbH & Co. KG um. Unify konzentriert sich voll und ganz darauf, Unternehmen mit den Kommunikationstools auszustatten, die sie für einen umfassenden und effizienten Austausch über verschiedene Kanäle, Plattformen und Medien hinweg benötigen – für eine intensivere Zusammenarbeit in Echtzeit. Das bedeutet außerdem, dass Unify unterschiedlichste Kommunikationskanäle wie Voice, Video, soziale Medien oder Messaging genau so zusammenführt, wie es den individuellen Geschäftsanforderungen der Kunden von Unify gerecht wird.

Einheitliche Prozesse für die Mitarbeiter

Prozesse und Systeme auch im eigenen Unternehmen auf eine konsistente Basis zu stellen – so lautete auch die Zielsetzung für das eigene Personalwesen. Unter mehreren HR-Lösungen, die Unify im Vorfeld der Implementierung unter die Lupe genommen hatte, fiel die Entscheidung für SuccessFactors Employee Central. Als Implementierungspartner kam die Pentos AG an Bord, die mehrjährige Erfahrung in vielen Projekten und ausgezeichnete Referenzen im SuccessFactors-Portfolio vorweisen kann.

Die cloudbasierte HR-Lösung von SuccessFactors, einem SAP-Unternehmen, lässt sich schnell einführen und skaliert sehr gut – auch für globale Unternehmensprozesse und internationale Unternehmen mit lokalen, rechtlich, strukturell und organisatorisch bedingten Besonderheiten. „Diese Flexibilität und die Zukunftssicherheit der SuccessFactors-Lösung waren die ausschlaggebenden Punkte für die Wahl von Unify“, sagt André Schiffer, CHRO von Unify.

„Aufgrund der lokalen Gegebenheiten war es zu Beginn des Projektes sehr wichtig, im Detail zu klären, welche Informationen überhaupt erfasst werden müssen“, erklärt Wolfgang Kuchelmeister, Vorstand der Pentos AG. „In Deutschland spielt zum Beispiel die Betriebratseinheit oder eine mögliche Schwerbehinderung von Mitarbeitern eine Rolle, in anderen Ländern nicht.“

Länderspezifische Anforderungen integriert

Zum Projektstart Ende 2012 wurde der iterative Prozess mit einem Workshop gestartet, in dem Unify gemeinsam mit Pentos die ersten Konfigurationen festgelegt hat. Weitere Einzelheiten wie zusätzliche Felder und deren länderspezifische Vorgaben wurden durch Unify weltweit abgestimmt und anschließend in der SuccessFactors-Testumgebung implementiert. Darüber hinaus setzten die Teams von Unify und Pentos eine ganze Reihe kundenspezifischer Anforderungen um. So war es beispielsweise für die Landesgesellschaft Brasilien wichtig, zu einem Mitarbeiter weitere Verwandtschaftsverhältnisse hinterlegen zu können, mit Namen und Verwandtschaftsgrad und weiteren Daten.

„Die enge Zusammenarbeit der Teams von Unify und des Implementierungspartners, iterativ und in mehreren Zyklen, hat sich bestens bewährt“, berichtet Wolfgang Kuchelmeister, „denn so waren alle Anforderungen zum Produktivstart der Lösung im August 2013 konfiguriert und getestet.“ Entsprechend niedrig fiel die Zahl der nachträglichen Änderungen aus. Trotz eines hohen Nutzungsgrads waren in den ersten vier Wochen nach der Einführung bei rund 10.000 Mitarbeitern in 25 Ländern nur rund 20 Tickets weltweit eingegangen – und bei diesen ging es meist weniger um technische Probleme als um die Aktualisierung von Daten.

Mehr Übersicht, bessere Analysemöglichkeiten

Mit SuccessFactors Employee Central kann Unify nun alle Mitarbeiter und Subunternehmen zentral mit dezentralen Administratoren auf regionaler Ebene verwalten. Auf einen Blick ist das Mitarbeiterprofil mit Vertragsdaten, Organigramm, Kostenstellen sowie persönlichen Informationen für die Personalverwaltung sichtbar. Die dem Unternehmensdesign angepasste Benutzeroberfläche ist intuitiv erfassbar. Mitarbeiter und Manager können entsprechend ihren konfigurierten Berechtigungen auf die für sie relevanten Daten zugreifen.

SuccessFactors überzeugt jedoch auch mit seinen Reportingfähigkeiten. „Um sich einen Überblick über die Mitarbeiter weltweit zu verschaffen, inklusive Hierarchien und Kostenstellen, waren vor der Einführung von Employee Central teilweise manuelle Zwischenschritte und Abstimmungsaufwand nötig. Bis der Bericht stand, waren die Daten teilweise schon nicht mehr aktuell“, berichtet André Schiffer. „Jetzt stehen bei Unify alle Daten und Analysen auf Knopfdruck zur Verfügung – das bedeutet einen erheblichen Gewinn an Funktionalität und Datenqualität. Vor allem aber ergibt sich durch die Standardisierung und Systemunterstützung eine signifikante Steigerung der Effizienz.“

Weitere Komponenten eingeführt und geplant

Parallel zur Einführung von Employee Central wurden die Module Recruiting und Goal & Performance Management implementiert. In der nächsten Ausbaustufe führt Unify ein cloudbasiertes Werkzeug zur weltweiten Abwesenheitsverwaltung wie Urlaub, Krankheit oder Erziehungsurlaub ein. „Und auch die Einführung des Vergütungs- und Gehaltsplanungsmoduls von SuccessFactors ist bereits fest eingeplant“, schließt André Schiffer.

Weitere Informationen
Hier mehr über die Lösungen von SuccessFactors und den Einführungspartner Pentos erfahren:

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