Im Daten- und Delikatessenhimmel

Feature | 2. Mai 2006 von admin 0

Wer seinen Gästen zur Vorspeise Bruschetta mit einem feinen Dressing aus Oliven und Kapern, zur Hauptspeise ein saftiges Steak oder einen Schwertfisch mit einer leckeren Soße aus Mango und Ingwer und als krönenden Abschluss ein Vanilleeis mit heißer Himbeersoße kredenzen will, der ist bei Fischer & Wieser Specialty Foods genau richtig. Das Unternehmen stellt Gourmetsaucen und -Marmeladen sowie Senfvariationen aller Art her. Zu den herausragenden und international anerkannten Kreationen von Fischer & Wieser gehören beispielsweise “The Original Roasted Raspberry Chipotle Sauce”, eine süß-würzige Mischung aus Himbeeren und Chipotle-Pfeffer oder die leckere Brombeermarmelade “Brazos Blackberry Jam”.

Zwei Welten in Einklang bringen

“To create unique food products that move people to share the taste with others” lautet deshalb das Motto des im texanischen Fredericksburg ansässigen Familienunternehmens. Täglich tüfteln die Köche und Nahrungsspezialisten an neuen Rezepten oder verfeinern vorhandene Rezepte und Produkte. Mit Erfolg. Das mittelständische Unternehmen ist in den vergangenen sieben Jahren – zum Teil durch Zukäufe – sehr schnell gewachsen.
Doch dieses Wachstum forderte seinen Tribut. Während die Köche immer weiter Rezepte für neue Saucen und Marmeladen kreierten, hakte es an anderen Stellen im Unternehmen. Das galt vor allem für die Prozesse in der Finanzbuchhaltung, bei der Lagerhaltung, bei der Bedarfs- und Absatzplanung sowie der Liefertreue bei bestellten Produkten. Bestellungen und Lagerhaltung beispielsweise wurden teilweise noch auf Basis von Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen abgewickelt.
Aufgrund dessen konnte das Unternehmen keine exakten Angaben machen, welche Produkte gerade aktuell am Lager und welche bestellt waren, und welche Bestellungen eventuell noch an Kunden ausgeliefert werden mussten. Zwar zeigte die alte Lösung die Ware als lieferbar an, de facto war sie jedoch manchmal noch gar nicht produziert. So kam es vor, dass Waren nicht oder nicht fristgerecht ausgeliefert wurde. “Die Bestände laut System und der tatsächliche Lagerbestand – das waren zwei Welten”, fasst Case D. Fischer, CEO von Fischer & Wieser, zusammen. “Darüber hinaus gab es große Probleme bei Wirtschaftsprüfungen, denn wir konnten keine akkuraten Geschäftszahlen liefern, nicht angeben, ob wir gerade im Plus oder im Minus waren.”

Mehr als 100 Anbieter unter der Lupe

Vor etwa zwei Jahren beschloss das Management von Fischer & Wieser daher, seine bisherige IT-Landschaft komplett zu modernisieren. “Wir benötigten eine integrierte Software, die sämtliche Unternehmensprozesse von der Kundenanfrage über die Herstellung und Auslieferung bis hin zur Lagerhaltung und Fakturierung durchgängig abbildet”, formuliert Jenny Wieser, COO von Fischer & Wieser, die Anforderungen. Damit wollte das Familienunternehmen im Wesentlichen drei Ziele umsetzen. Das Management sollte künftig zeitnah korrekte und verlässliche Informationen erhalten, etwa zu finanziellen Kennzahlen oder zu Bestellungen, Lagerbeständen und Produktionsbedarfen. Zweitens wollte das Unternehmen die bislang inkonsistente und unstrukturierte Datenhaltung vereinheitlichen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Darüber hinaus sollte die neue Software Fischer & Wieser als investitionssichere und zukunftsfähige Basis für künftiges Wachstum dienen.
Nach diesen Vorgaben prüften Management und Fachabteilungen anschließend mehr als 100 Softwareanbieter, unter anderem auch Microsoft Great Plains (jetzt Microsoft Dynamics GP). Fischer & Wieser schätzt das Produkt als solides Buchhaltungspaket, vermisste jedoch fertigungsspezifische Funktionalitäten. Zudem fehlte die erforderliche Integration der Bereiche Buchhaltung, Fertigung und dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM). “Eine nicht integrierte Suite”, so CEO Fischer, “wäre darüber hinaus eine enorme Belastung für unsere Administratoren gewesen – das wollten wir unbedingt vermeiden.”
Nur konsequent, dass sich der Marmeladenhersteller für den in Minneapolis ansässigen SAP Business Partner SoftBrands entschied, um SAP Business One mit der integrierten Zusatzlösung Fourth Shift Edition einzuführen. “Die Lösung erfüllte nicht nur unsere Anforderungen am besten. SoftBrands brachte darüber hinaus als Einführungspartner ein strategisches Konzept mit, um unsere Geschäftsprozesse zu hinterfragen, zu korrigieren und zu verbessern”, erläutert Fischer die Entscheidung.

Hürden und Kinderkrankheiten überwunden

Die Einführung dauerte lediglich zweieinhalb Monate, von Mitte Mai 2005 bis zum 1. August 2005. In der ersten Projektphase stellte der Delikatessenspezialist sicher, dass die neue Lösung die notwendigen Transaktionen wie gewünscht verarbeitete. Die zweite und die dritte Phase des Projekts beinhalteten Datenintegration, Prozess-Steuerung und Schulung der später insgesamt 35 Anwender bei Fischer & Wieser. Das Implementierungsteam war über einen Zeitraum von sechs Wochen mehr als zwei Tage wöchentlich damit beschäftigt, Daten aus dem Altsystem in SAP Business One und Fourth Shift Edition zu übertragen und die Lösung offline zu testen. Während der Einführung lief das operative Geschäft wie gewohnt weiter. “Als wir die neue Software frei schalteten, bemerkten unsere Kunden nichts von der Umstellung”, hebt Wieser hervor.
Trotzdem gab es während der Implementierung von SAP Business One und Fourth Shift Edition einige Hürden zu überwinden. Beispielsweise verursachte die zum Teil mangelhafte Datenqualität im Altsystem bei der Datenübernahme einige Probleme. Darüber hinaus war die neue Software nach dem Going-Live zunächst relativ langsam, was Jenny Wieser auf ein Indizierungsproblem zurückführt, das jedoch zeitnah gelöst wurde. “Das alles”, so Wieser, “waren Kinderkrankheiten.”

Chargen rückverfolgen

Für eine Kontrolle der Fertigungsprozesse und für aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen erwiesen sich vor allem die in der SAP-Software und Fourth Shift Edition vorkonfigurierten Geschäftsprozesse (Best Practices) als Glücksfall. “Mit ihrer Hilfe erreichten wir sowohl bei Bestandsführung und Lagerumschlag als auch in der Finanzbuchhaltung eine hohe Prozess- und vor allem Informationssicherheit”, hebt CEO Fischer hervor. “Darüber hinaus sind Disposition und Einkauf jetzt exakt planbar und kalkulierbar.”
Jenny Wieser untermauert dies anhand mehrerer Beispiele. Dauerte früher eine simulierte Rückrufaktion mehrere Tage, da ein Großteil der Arbeit manuell durchgeführt werden musste, kann Fischer & Wieser nun eine Charge mit Himbeer- oder Erdbeermarmelade exakt zurückverfolgen und innerhalb von Sekunden feststellen, ob und wohin eine bestimmte Palette mit Marmelade versendet wurde. Mit der neuen Software erfüllt das Unternehmen auch die strengen Vorgaben der U.S. Food and Drug Administration (FDA).

Exakte Informationen, gute Entscheidungen

Das Wichtigste: Zwischen SAP Business One und Fourth Shift Edition werden Daten und Informationen reibungslos ausgetauscht. Diese durchgängigen Informationsflüsse sorgen für eine hohe Informationsqualität, die wiederum eine tragfähige Grundlage für gesicherte betriebswirtschaftliche Auswertungen bildet. Das Management von Fischer & Wieser erhält über das in SAP Business One integrierte Berichtwesen nicht nur aktuelle und detaillierte Kennzahlen zu Gewinn und Verlustrechnung, Cash-flow und Liquidität, sondern dank der Drag&Relate-Funktionen auch individuelle Berichte zum Abverkauf bestimmter Produktlinien (Saucen, Marmeladen) oder Einzelprodukte. “Wir können – im Gegensatz zu früher – die einzelnen Unternehmensbereiche jetzt aus verschiedenen Perspektiven heraus analysieren, bewerten und so das gesamte Unternehmen effektiv steuern”, sagt Case D. Fischer. “Gerade im Hinblick auf unsere künftigen Expansionspläne ist das enorm wichtig.”
Sämtliche Produktionsdaten werden heute komplett abgebildet. Das sorgt beispielsweise für zusätzliche Optimierungspotenziale bei der Lagerhaltung. Die Produktion der Spezialitäten erfolgt nach dem in der Fourth Shift Edition hinterlegten FIFO-Verfahren (= first in, first out). Hierbei werden die ältesten, also die zuerst gelagerten Bestände, auch zuerst verbraucht. “So können wir den Einsatz von Zutaten effektiv steuern, den Ausschuss bei den Zutaten reduzieren und Kosten im Einkauf sparen”, verdeutlicht Wieser. Wo früher der Wareneinsatz und die Kosten für den Einkauf einer Produktion lediglich grob geschätzt wurden, sind diese jetzt genau berechenbar.
Große Einsparpotenziale erwartet das Familienunternehmen auch durch ein stark verbessertes Bestandsmanagement. Externe Wirtschaftsprüfer führen mehrmals im Jahr Bestandsprüfungen im Lager durch. “Noch im Mai 2005 lag die Abweichungsquote zwischen unserem tatsächlichen Lagerbestand und der Bestandsführung im System bei mehr als 30 Prozent”, erklärt CEO Fischer. Aufgrund der in Fourth Shift Edition definierten Prozesse für eine exakte Bestandsführung konnte Fischer & Wieser die Abweichungen bereits drei Monate nach dem Going-Live der neuen Software auf rund zwei Prozent senken. “Im Klartext: Wir reduzieren die Lagerumschlagshäufigkeit und senken die durchschnittliche Lagerdauer. In toto verringern wir hierdurch die Kapitalbindung”, hebt Fischer hervor.
Die Implementierung von SAP Business One mit der Fourth Shift Edition bildet den Auftakt zu einer Reihe weiterer Projekte, die Fischer & Wieser künftig gemeinsam mit SoftBrands durchführen will. Dazu gehören beispielsweise die Einbindung der CRM-Funktionalität sowie die Einführung von Barcode-Technologie in der Fertigung und im Lager. Außerdem sollen Großhandelskunden ihre Bestellungen künftig über ein Web-Portal abwickeln können. Hierzu will Fischer & Wieser seinen Online-Shop künftig über eine Schnittstelle an SAP Business One anbinden, um einen durchgängigen Prozessfluss von der Online-Bestellung bis zur Auslieferung sicherzustellen.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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