Immer ein Genuss – IT aus einem Guss

Feature | 17. Oktober 2005 von admin 0

“Einfach genießen” lautet das Motto des Convenience-Großhändlers Lekkerland. Ein Sandwich auf die Hand, den Schokoriegel zwischendurch und abschließend noch ein Erfrischungsgetränk aus der Dose. Die Produktpalette des Full-Service-Spezialisten für alle strategischen Absatzkanäle reicht von Süß- und Tabakwaren, Getränken und Snacks bis hin zu Telekommunkationsprodukten wie Prepaidkarten für Mobilfunktelefone. Der Fachgroßhändler beliefert in Deutschland insgesamt 62.000 Kunden – vom Kiosk bis zum Tankstellenshop. Deren zuverlässige Versorgung mit Ware durch eine flächendeckende Logistik sowie ein vielschichtiges Angebot an Serviceleistungen sind neben dem Großhandel die Eckpfeiler des Geschäftsmodells von Lekkerland. Das Unternehmen beschäftigt in neun europäischen Ländern mehr als 6.200 Mitarbeiter und setzte im Jahr 2004 rund 8,5 Milliarden Euro um. Zu den wichtigsten Zielen des Konzerns zählt, seinen Handelspartnern neue Produkte und Dienstleistungen inklusive höchster Servicestandards anzubieten.

Qualität ist Trumpf

Das stellt hohe Anforderungen an das Kundenmanagement und die Logistik, die das bisher verwendete SAP R/3 in der Version 4.0B nicht mehr erfüllen konnte. Die Lekkerland Information Systems, der konzerneigene IT-Dienstleister, hatte daher im Laufe der Jahre etwa 3.000 Eigenentwicklungen sowie mehrere hundert Modifikationen des SAP-Standards programmiert. Der damit verbundene Wartungsaufwand war extrem hoch. Hinzu kam, dass der offizielle Support für dieses Release Anfang 2004 ausgelaufen war und seitdem über einen erweiterten Wartungsvertrag aufrechterhalten wurde.
Nach umfangreichen Analysen der Lekkerland Information Systems, beschloss das Unternehmen, einen Releasewechsel auf SAP R/3 Enterprise durchzuführen. Ziel war, die Geschäftsprozesse des Unternehmens in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu beschleunigen und zu optimieren sowie den Wartungsaufwand zu reduzieren, um Prozesskosten zu senken. Dazu sollten zahlreiche Eigenentwicklungen sukzessive durch SAP-Standardfunktionalitäten ersetzt werden.

Beste Voraussetzungen geschaffen

Die Lekkerland Information Systems konnte das umfangreiche Projekt aufgrund fehlender personeller Ressourcen nicht allein durchführen “Um unser internes Projektteam zu unterstützen, haben wir einen externen Beratungspartner im SAP-Umfeld gesucht, der weitreichende Erfahrungen im Management von komplexen Releasewechsel-Projekten einbringt”, erläutert Wolfgang Scheid, Senior Vice President Corporate IT bei Lekkerland und Geschäftsführer der Lekkerland Information Systems die Auswahlkriterien für einen Dienstleister. “Die itelligence AG hat als SAP-Komplettdienstleister dem geforderten Anforderungsprofil am besten entsprochen.”
Vorbereitende Planungen für die Umstellung auf SAP R/3 Enterprise liefen von Mitte Mai bis Ende Juni 2004. Parallel dazu hatte das Projektteam von Lekkerland Information Systems bereits die hierfür erforderliche neue Hardwarelandschaft analysiert. Diese wurde im Oktober – zur Halbzeit des laufenden Projektes – aufgebaut. Dabei handelte es sich um einen HP Superdome Server mit 268 GB RAM und 96 GHz Prozessorleistung, einem gespiegelten System in fast derselben Größe, einschließlich 14 Applikationsservern. Die Größe der Oracle-Datenbank beträgt 2,5 Terabyte netto. Zum Vergleich: Die Library of Congress der USA mit rund 20 Millionen Büchern kommt auf 20 Terabyte Textumfang. Damit handelt es sich bei der Lekkerland-Systemlandschaft um eine der größten SAP-Instanzen in Europa.
Startschuss für den “eigentlichen” Releasewechsel war Anfang Juli 2004. Um die geplante Projektlaufzeit inklusive Abstimmungs- und Schulungsaufwand bis Ende Februar 2005 einzuhalten, wurden zunächst die bestehenden Prozesse mit Modifikationen und Eigenentwicklungen soweit wie möglich in das neue Release übernommen.

Testen, testen, testen

Während des gesamten Projekts unterstützten itelligence-Berater die bis zu 50 an dem Projekt beteiligten SAP-Spezialisten von Lekkerland Information Systems in punkto Projektplanung und -koordination sowie bei der Qualitätssicherung in den einzelnen Projektphasen. Unter anderem galt es, dreistufige Testszenarien mit Funktionstests, komplexe Prozesstests, gestaffelt nach Priorität, sowie zweiwöchige Integrationstests vorzubereiten und durchzuführen. Aufgrund der detaillierten Projektplanung und -steuerung klappte die Umstellung der komplexen SAP-Systemlandschaft mit ihren vielfältigen Subsystemen auf das neue Release reibungslos. Eingeführt wurden neben der SAP-Lösung für das Personalwesen und SAP Business Information Warehouse sowie der Lagerverwaltungs- und Steuerungssysteme auch eine Archiv- und Fax-Anbindung. Die Kunden wurden mittels Electronic Data Interchange (EDI) angebunden.
“Die so genannte Frozen Zone konnte durch rigide Planung und strenges Monitoring der Neuentwicklungen sowie einen bewusst kurz gewählten Zeitraum zwischen ‘Generalprobe’ und der Umstellung des Produktivsystems auf etwa 4 Wochen begrenzt werden”, so Jost Potyka, verantwortlicher Projektleiter auf Seite der itelligence AG für den Releasewechsel bei Lekkerland. Auch die notwendigen Schulungen der insgesamt über 2.000 Endanwender wurden innerhalb von elf Tagen durchgeführt.

Bewährungsprobe vier Wochen früher

Eine der wesentlichen Herausforderungen war es, den Releasewechsel parallel zum laufenden Tages- und Projektgeschäft durchzuführen. In einigen Bereichen hatte der Fachgroßhändler daher Eigenentwicklungen bereits während des laufenden Projekts zugunsten von SAP-Standardfunktionalitäten zurückgebaut, etwa die logistische Abwicklung der “elektronischen Prepaid-Telefonkarte”. In diesem Massengeschäft werden täglich die an bundesweit über 10.000 Terminals verkauften PINs für das Aufladen von Prepaidkarten für Mobiltelefone verwaltet.
Das neue Release wurde bereits Ende Januar 2005, nach nur sechseinhalb Monaten Projektlaufzeit, in den Zentralbereichen und 20 Niederlassungen in Betrieb genommen. “Das war vier Wochen früher als ursprünglich geplant”, berichtet Jost Potyka. Die erste große Bewährungsprobe für das neue SAP R/3 Enterprise wartete bereits, denn montags nach der Umstellung harrten etwa 1,5 Millionen Auftragspositionen auf ihre Verarbeitung. Der Betrieb unter Last klappte wie am Schnürchen. Schon nach wenigen Stunden Produktivbetrieb konnte Lekkerland das vorsorglich erarbeitete Notfallszenario absagen.

Zukunftsfähige und einheitliche IT-Plattform

Als ein weiterer Vorteil der Umstellung verfügt Lekkerland mit dem SAP Web Application Server 6.20 (SAP Web AS) über eine standardisierte, offene und einheitliche Administrationsplattform für sämtliche SAP-Anwendungen. Neben SAP R/3 Enterprise sind dies unter anderem SAP Business Information Warehouse und mySAP Customer Relationship Management 4.0, mit dem ein User-Helpdesk betrieben wird. Dank der neuen Plattform verbesserte der Convenience-Spezialist nicht nur seine Prozesse. Er vereinfachte auch die Pflege und Wartung der SAP-Lösungen merklich und hat damit die Kosten gesenkt. Zu guter Letzt hat Lekkerland mit SAP R/3 Enterprise die Grundlage für weitere Roll-Out-Projekte in den ausländischen Tochtergesellschaften geschaffen.

Jost Potyka

Jost Potyka

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