In heißen Phasen kühlen Kopf bewahren

Feature | 20. Februar 2006 von admin 0

Die Firma Roos Freizeitanlagen vertreibt und produziert sowohl komplette Swimmingpools als auch solare Schwimmbadheizungen und Zubehör für den Eigenbau. Dazu gehören Dichtungsfolien, Gegenstromanlagen, Solarsteuerungen und römische Badetreppen. Mit seinen Systemen beliefert das 1973 gegründete und im hessischen Altenstadt ansässige Unternehmen Kunden auf der ganzen Welt.
Der Schwimmbadbau ist ein saisonales Geschäft. Sobald das Thermometer sich zum ersten Mal der Marke von 25 Grad Celsius nähert, beginnen viele Häuslebesitzer und -bauer, vom eigenen Pool zu träumen. Diejenigen, die bereits ein Schwimmbad haben, putzen es für das erste Schwimmvergnügen heraus. Im Frühjahr und in den Sommermonaten hat das mittelständische Unternehmen daher alle Hände voll zu tun, um seine Kunden pünktlich zu beliefern.

Kundenansprache auf allen Kanälen

In kurzer Zeit müssen viele Aufträge abgewickelt werden. Neben der Lieferung kompletter Schwimmbäder für den Selbstbau bietet Roos eine breite Palette an Pflegemitteln und Geräten für die Reinigung und Wartung bereits installierter Pools. Hinzu kommen Abdeckungen, die selbst bei Wind und Regen für den ungestörten Badespaß im eigenen Garten sorgen.
Das mittelständische Unternehmen produziert überwiegend für den Endverbraucher (Business-to-Consumer). „Wir sind ein marketingorientiertes Unternehmen. Dazu brauchen wir eine gut gepflegte Kontaktdatenbank, um Datensätze nach werberelevanten Kriterien zu gruppieren und zu selektieren und Kundengruppen gezielt ansprechen zu können“, erklärt Kai Maurer, Vertriebsmanager bei Roos Freizeitanlagen. Bislang setzte die Firma dazu eine Eigenentwicklung ein, die jedoch nicht zukunftsfähig war: Es fehlte die für ein effizientes Marketing erforderliche Anbindung an E-Mail oder Fax. „Außerdem war die Altanwendung nur bedingt E-Business-fähig“, beschreibt Kai Maurer ein weiteres Defizit. Eine integrierte Kundenbindung (Customer Relationship Management, CRM) sowie eine einheitliche Auftragsabwicklung waren somit nicht möglich.
Der Vertriebsmanager beschloss daher, die Eigenentwicklung zugunsten einer zukunftsfähigen Standardsoftware abzulösen. Diese neue Software musste nicht nur die Prozesse Kundenmanagement und Vertrieb durchgängig in einer einzigen Datenbank abbilden, sie sollte sich auch an die spezifischen Abläufe bei Roos Freizeitanlagen anpassen lassen und moderne E-Business-Konzepte, wie beispielsweise die Anbindung eines Online-Shops, unterstützen.

Prozesse durchgängig abbilden

Kai Maurer sondierte den Markt und verglich verschiedene Software-Produkte, darunter auch SAP Business One. Dass sich die mittelständische Firma schließlich für die betriebswirtschaftliche Standard-Software der SAP entschied, hat mehrere Gründe. Zum einen ist es für Roos Freizeitanlagen mit der SAP-Software möglich, die einzelnen Prozesse im Vertrieb, bei der Verwaltung von Geschäftspartnern sowie in der Lagerhaltung integriert auf nur einer Datenbank abzubilden. Zudem wird die Software von SAP ständig weiterentwickelt.
Als Implementierungspartner wählte das Unternehmen den in Mainz ansässigen SAP Business Partner rocon edv-consulting, und Maurer betont immer wieder die hervorragende Zusammenarbeit. Von der ersten Besprechung im Oktober 2004 bis zum Going Live Anfang Januar 2005 vergingen lediglich acht Wochen. Die eigentliche Einführungsphase inklusive der Altdatenübernahme und der Formularanpassungen mit dem Formularmanager dauerte nur rund fünf Personentage.
Besonders wichtig war für den Vertriebsmanager die reibungslose Übernahme der Kundenstammdaten aus dem Altsystem. Dabei sollten die bisherigen zentralen Informationsstrukturen in SAP Business One beibehalten werden. Roos Freizeitanlagen hatte seine Kundendaten im Altsystem nämlich mit speziellen Kürzeln, Abkürzungen und Kennungen versehen, die wiederum untereinander verknüpft waren. Wurde ein Kunde aufgerufen, so erschien die komplette Kontakt-Historie mit einer Liste aller Transaktionen einschließlich sämtlicher Belege wie Rechnungen oder Retouren. Auch das Erscheinungsbild und die gewohnten Oberflächen sollten weitgehend beibehalten werden, um den Anwendern den Umstieg so einfach wie möglich zu machen. „Bei der Gestaltung der Masken spielte SAP Business One seine Flexibilität voll aus, denn die Anpassungen waren problemlos durchführbar“, hebt Michael Weidmann, der Geschäftsführer von rocon edv-consulting, hervor.

Direkter Draht zum Kunden

Seit Anfang Januar 2005 nutzen die insgesamt sechs User bei Roos Freizeitanlagen die Vorteile der neuen Software. Effizienz und Qualität im Vertrieb und im Kundenservice konnten deutlich gesteigert werden. Bei Werbeaktionen etwa verschicken die Vertriebsmitarbeiter nun personalisierte E-Mails und Faxe direkt aus SAP Business One heraus an die Kunden, die sie zuvor ausgewählt haben. Ruft ein Kunde an, sorgt eine integrierte Telefonschnittstelle dafür, dass alle gespeicherten Geschäftsvorgänge, also Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen etc., leicht und schnell eingesehen werden können und der entsprechende Mitarbeiter die Fragen des Kunden individuell detailliert beantworten kann. Umgekehrt kann der Vertrieb die Kunden jetzt per Doppelklick direkt aus SAP Business One heraus anrufen.
Auch E-Business ist für den Spezialversender inzwischen kein Thema mehr, denn der Online-Shop ist über eine Schnittstelle an die SAP-Standardsoftware angebunden. Sobald ein Kunde beziehungsweise Neukunde die Felder im Bestellformular des firmeneigenen Web-Shops ausgefüllt hat, werden diese Informationen in SAP Business One eingelesen. Die von rocon edv-consulting eigens programmierte Dublettenprüfung gleicht sie automatisch mit bereits gespeicherten Kontaktdaten ab. „So vermeiden wir eine redundante Datenhaltung und verbessern die Qualität unserer Kundendaten“, berichtet Kai Maurer.

Mehr Transparenz und Flexibilität

Für ihn hat sich der Umstieg auf SAP Business One in jedem Fall gelohnt: „Wir können alle Anfragen rasch und flexibel auf unterschiedlichen Kontaktkanälen beantworten und Angebote per E-Mail, Fax oder Brief verschicken. Das geht mit SAP Business One doppelt so schnell wie vorher. Vor allem in der Hochsaison zahlt sich das aus, denn nun behalten wir auch bei 30 Grad im Schatten immer einen kühlen Kopf.“ Doch nicht nur im Bereich der Kundenbindung profitiert Roos Freizeitanlagen von der SAP-Software. Die Geschäftsführung hat dank des Berichtwesens jederzeit Zugriff auf Verkaufsanalysen, Umsatzstatistiken und die komplette Produkthistorie. Der tagesaktuelle Überblick über sämtliche Unternehmenskennzahlen hat die Transparenz im Unternehmen deutlich erhöht.

Zeit und Kosten sparen

Mittelfristig will die Firma Roos Freizeitanlagen deshalb weitere Geschäftsprozesse wie die Buchhaltung oder die Lagerwirtschaft über SAP Business One abwickeln. Gleichzeitig plant der Mittelständler, seine Auslandsvertretungen über ein VPN (Virtual Private Network) an die SAP-Lösung anzubinden. Die Vertriebsniederlassungen können dann ihre Angebote und Aufträge direkt in der SAP-Software schreiben und dort hinterlegen und somit Zeit und Kosten sparen. Ein weiteres zentrales Anliegen des Vertriebs- und Marketingspezialisten Maurer ist der Ausbau der Direktmarketing-Maßnahmen zur Neukundengewinnung; er denkt dabei vor allem an Mailingaktionen oder regelmäßige E-Mail-Newsletter. „Da hat uns SAP Business One die erforderlichen technischen Möglichkeiten erst richtig eröffnet“, so Kai Maurer abschließend.
Weitere Informationen: www.roos-freizeitanlagen.de und www.rocon.info

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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