In vier Tagen neuen Schwung für die IT

Feature | 7. Januar 2004 von admin 0

Was liegt einem in der Modestadt Düsseldorf ansässigen Unternehmen näher, als sich dem Textilhandel zu verschreiben? So war es auch mit der 1993 gegründeten Weinmann GmbH. Ursprünglich als Agentur für die Vermittlung von Heimtextilien wie Bettwäsche und Handtücher gegründet, beliefert das mittelständische Unternehmen nun deutsche Filialhandelsketten im Auftrag von Produzenten aus Europa und Asien mit Heimtextilien. Die Kundenliste reicht – um nur einige zu nennen – von Konzernen wie Karstadt und Kaufhof über Versender wie Quelle, Kaufhof und Witt-Weiden bis hin zu textilen Spezialisten wie AWG sowie NKD.
Seit seiner Gründung hat sich der Betrieb mit seinen vier Mitarbeitern konsequent von der Agentur zu einem erfolgreichen Servicedienstleister für den Filialhandel entwickelt. Im Zuge dieser Umstrukturierung übernahm Weinmann für die Filialisten unter anderem Lagerhaltung, Preisauszeichnung sowie statistische Auswertungen zu Umschlag und Kennzahlen. Mit den zusätzlichen Aufgaben, die das Unternehmen als Dienstleister übernommen hatte, stieß aber auch das bisherige EDV-System recht schnell an seine Grenzen.

Wandel erforderte Wechsel

„Uns war klar“ konstatiert Ulrich Weinmann, Geschäftsführender Gesellschafter und Inhaber des Textilhandelsunternehmens, heute rückblickend, „dass das IT-System mit dem Strukturwandel unseres Unternehmens zum Dienstleister überfordert war.“ So musste mit dem alten System immer noch jede Rechnung einzeln geschrieben werden. Auch Bestandskontrolle und Lagerführung waren umständlich und zeitaufwändig, da sie vom Altsystem nicht unterstützt wurden. Fehlanzeige auch bei E-Mail-, Fax- und Terminkalenderfunktionen. Spätestens hier war Ulrich Weinmann klar, dass „eine neue Lösung her musste.“ Der Textilhändler sondierte den Markt und traf eine Vorauswahl. In jeweils vierstündigen Workshops präsentierten sowohl der Lieferant des bisherigen Systems als auch zwei im Markt etablierte Anbieter ihre Lösungen. Jedoch überzeugte Ulrich Weinmann keines der Systeme. „Die Produkte waren einerseits mit Funktionalitäten überladen und dadurch unübersichtlich, andererseits fehlten von uns benötigte Funktionen wiederum völlig“, erinnert sich Weinmann.
Schließlich prüfte das Unternehmen mit Hilfe der SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme SAP Business One. „Die Handhabung und Integration der Programme überzeugten unsere Mitarbeiter auf Anhieb von der Lösung“, erläutert Weinmann. Den Zuschlag für das Einführungsprojekt erhielt die Steeb-Geschäftsstelle in Düsseldorf/Ratingen. „Bei der Auswahl des Systemhauses waren neben dem Produkt-Know-how die Branchenreferenzen sowie ein schneller und kompetenter Service vor Ort ebenso ausschlaggebend wie die Empfehlung eines unserer Kunden, der seine positiven Erfahrungen mit der SAP-Standardsoftware an uns weitergab. Ein Glücksfall.“

Produktiv in vier Tagen

Auch für Lutz Müller, Vertriebsbeauftragter von Steeb Anwendungssysteme in Ratingen, war das Textilhandelsunternehmen Weinmann ein Glücksfall. „Unmittelbar nach dem Workshop im März 2003 hatte sich Weinmann entschieden, auf SAP Business One umzustellen“ resümiert Lutz Müller seine Erfahrungen mit dem mittelständischen Betrieb. „Gleichzeitig mit der Umstellung auf die SAP-Software wollte Herr Weinmann eine neue IT-Infrastruktur im Unternehmen einziehen, weil die alte seinen Anforderungen nicht mehr genügte“, bemerkt Müller weiter. Ein lokaler IT-Anbieter installierte die Hardware, einen modernen Hewlett-Packard-Windows2000-Server mit XP-Clients und Microsoft Office, nach Vorgabe binnen kürzester Zeit.
Die Installation der SAP-Standardsoftware absolvierte die Ratinger Steeb-Filiale Ende April 2003 dann in Rekordzeit. Zunächst wurden Software und Datenbank installiert, dann mussten die Stammdaten, wie Daten zu Kunden, Artikeln (neue Nummerierung und Kundenartikel), Preisen sowie Daten zur Lagerhaltung neu definiert und angelegt werden, da sie aus dem Altsystem nicht übernommen werden konnten. Weinmann nutzte die Umstellung zugleich, um neue und besser verständliche Ordnungsbegriffe für Artikel und Kunden einzuführen. Schließlich wurden noch die Formulare an die Bedürfnisse der Kunden angepasst und die Mitarbeiter in die Funktionsweise des Moduls Auftragsabwicklung eingewiesen. „Das Softwarepaket war innerhalb von vier Manntagen implementiert, Mitarbeiterschulung inklusive, und ab dem 1. Mai voll einsatzfähig“, hebt der Steeb-Vertriebsbeauftragte Lutz Müller stolz hervor. „Es ist damit das bisher schnellste Einführungsprojekt für die SAP-Mittelstandssoftware“, ist sich Müller sicher.
„Ich war von der Schnelligkeit der Implementierung positiv überrascht, doch nicht dass Sie jetzt glauben, zur Installation habe Steeb ein ganzes Technikerteam geschickt“, sagt Inhaber Ulrich Weinmann verschmitzt lächelnd. „Die gesamte Installation hat ein Steeb-Mitarbeiter an einem Nachmittag durchgeführt“, klärt er den überraschten Zuhörer auf. Lutz Müller nickt bestätigend. „Das ist richtig“, versichert der Vertriebsbeauftragte von Steeb. „Allerdings hat SAP die standardmäßige Installation von SAP Business One besonders nutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet“, so Müller. Grundlage und Voraussetzung für die schnelle Einführung seien überdies eine stringente Planung und vorbereitende Maßnahmen von Seiten des Kunden gewesen. So hatte Weinmann sämtliche Geschäftsprozesse bereits im Vorfeld definiert. Auch die Mitarbeiter konnten schnell eingearbeitet und geschult werden.

Umstellung zahlte sich aus

Für das Textilhandelsunternehmen brachte die Umstellung auf die betriebswirtschaftliche Standardsoftware der SAP bisher nur Vorteile. So werden jetzt Datensätze in SAP Business One mittels der Drag & Relate-Funktion mühelos miteinander verbunden, womit betriebswirtschaftliche Abfragen schnell und damit kostengünstig durchgeführt werden können. Durch die permanente Lagerbestandsstatistik, erklärt Inhaber Weinmann, könne das Unternehmen nun jederzeit abrufen, wie die Bestandssituation sei. „Letztlich“, bilanziert Ulrich Weinmann rückblickend, „waren wir mit SAP Business One innerhalb weniger Tage deutlich näher am Kunden als bisher.“
Auch für die nahe Zukunft plant der Mittelständler schon. Anfang 2004 will Weinmann die bisher ausgelagerte Buchhaltung wieder in das eigene Haus zurückführen und dann über SAP Business One abwickeln. Im nächsten Schritt plant das Unternehmen die direkte Anbindung der Kunden an das System. Sie sollen im Laufe des nächsten Jahres in die Disposition integriert werden. Die Lieferrahmenverträge will Weinmann dann ebenfalls über das System ausführen. „Für unser Unternehmen war der Umstieg auf SAP Business One quasi ein Quantensprung in eine neue IT-Welt, der sich bereits jetzt ausgezahlt hat“, verdeutlicht Ulrich Weinmann die Bedeutung der SAP-Standardlösung für sein Unternehmen.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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