Ineffiziente Finanzprozesse: Verborgene Schätze heben (Teil 1)

Feature | 21. Februar 2005 von admin 0

Wenn von Supply Chain Management die Rede ist, dann denken die Meisten zuerst an die physischen logistischen Ketten in einem Unternehmen. Doch immer häufiger werden dem Sammelbegriff “Versorgungskette” auch die Geldströme zwischen den Geschäftspartnern untergeordnet. Gerade in diesem Bereich gibt es noch viele ineffiziente Prozesse, die zu erheblichen Kostenbelastungen führen, beispielsweise im Bereich der Bonitätsermittlung von Kunden oder im Bereich der Kundenreklamationen. SAP schätzt, dass sich mit einem effizienten Financial Supply Chain Management (FSCM) das im Unternehmen gebundene Kapital (Working Capital) um 20 bis 25 Prozent reduzieren lässt. Eine solche Lösung trägt auch zur Optimierung der bestehenden Finanzprozesse in Unternehmen bei. Dadurch wird weniger Kapital gebunden, ein akkurates Cash Management überhaupt erst ermöglicht und das Volumen der Außenstände reduziert. Effizienzgewinne beim Financial Supply Chain Management schlagen sich in geringeren Rechnungsstellungskosten, in einer einfacheren Verarbeitung ein- und ausgehender Zahlungsströme und letztlich in einem verbesserten Customer Relationship Management nieder.
Um diese verborgenen Schätze zu heben, bietet SAP die Lösung SAP Financial Supply Chain Management (SAP FSCM) an. Die Einzel-Produkte des SAP FSCM setzen konsequent in allen Bereichen der Financial Supply Chain an:

  • dem (debitorischen) Order-to-Cash-Prozess (SAP Credit Management)
  • dem (kreditorischen) Purchase-to-Pay-Prozess (SAP Biller Direct / SAP Biller Consolidator)
  • Payment & Collection Factories (SAP Dispute Management, SAP Collections Management)
  • In-House Cash & Banking (SAP In-House Cash)
  • Cash- & Liquiditäts-Management (SAP Cash and Liquidity Management)
  • Treasury & Risk Management (SAP Treasury and Risk Management)

Kreditlinien im Auge behalten

Architektur SAP Credit Management

Architektur SAP Credit Management

SAP Credit Management ermöglicht es, die Kreditlinien von Kunden an zentraler Stelle zu bearbeiten und zu kontrollieren. Das ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen mit einem großen Kundenstamm. SAP Credit Management führt alle relevanten Kundendaten zusammen, sowohl die von internen Systemen als auch die von externen Anbietern. Dadurch entfällt das Risiko, dass Kunden verschiedene Vertriebswege nutzen, um ihr Konzern-Kreditlimit auszuweiten.
Neue Kundenaufträge prüft die Lösung sofort gegen das Kreditlimit. Sie verarbeitet darüber hinaus Kreditlimitanträge aus den unterschiedlichen Vertriebssystemen direkt. Zur Ermittlung der Bonität eines Kunden zieht SAP Credit Management Daten aus der den SAP-Datentabellen – etwa das bisherige Zahlverhalten eines Kunden oder die Mahnstatistik – ebenso ohne Zeitverzug heran wie Informationen aus externen Lösungen. Denn SAP Credit Management lässt sich mit Hilfe der SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) oder via XML-Schnittstelle sowohl an SAP- als auch an Nicht-SAP-Anwendungen anbinden. Zur Berechnung von Kreditlinien steht dem Anwender ein frei definierbares Regelwerk zu Verfügung. Er kann eigene Formeln definieren und hierzu sowohl auf Informationen aus der eigenen Software als auch von externen Anbietern zugreifen.
All diese Prozesse laufen auf Wunsch in Echtzeit ab. Es ist somit möglich, beliebig oft eine Bonitätsermittlung durchzuführen und ohne zeitlichen Verzug zu reagieren. Die Warenlieferung an Kunden, die möglicherweise nicht (mehr) zahlungskräftig sind, lässt sich rechtzeitig unterbinden. SAP Credit Management beschleunigt also die Prozesse im Kreditmanagement eines Unternehmens. Das ermöglicht es, eine unternehmensweite Credit Policy effizient umzusetzen und beugt somit Zahlungsausfällen vor. Wird zudem das SAP Business Information Warehouses (SAP BW) direkt angebunden, besteht die Möglichkeit, ein komplexes Reporting unter Einbeziehung der Daten aller beteiligten Systeme und Lösungen zu erhalten. Weiter ergänzt durch SAP Enterprise Portal verfügt der Credit Manager über ein Werkzeug, das ihm alle zur Entscheidungsfindung relevanten Daten auf einen Blick präsentiert.

Rechnungsprozesse bei Einzel- und Firmenkunden

SAP FSCM Biller Direct dient Einzelkunden zum Self-Service von Konten- und Rechnungsinformationen über das Internet. Im Rahmen von mySAP Financials ist eine Verwendung sowohl mit der klassischen Debitorenbuchhaltung aus SAP R/3 (SAP R/3 FI-AR) als auch mit der Massendebitorenbuchhaltung (FI-CA) möglich. SAP FSCM Biller Consolidator bietet Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen mit Händlern, Zulieferern und Geschäftspartnern systemübergreifend über eine Plattform mehrwertsteuerkonform auszutauschen.
Mehr zu SAP Biller Direct und SAP Biller Consolidator in unserem Artikel “Das Ende der Papierrechnung”.

Klärungsfälle und Forderungsmanagement

Beispiel Dispute Management

Beispiel Dispute Management

Klärungsfälle treten in einem Unternehmen an verschiedenen Stellen auf. Sei es, dass ein Kunde die Zahlung zurück hält oder weniger als den Rechnungsbetrag zahlt, weil vielleicht die Ware beschädigt war oder verspätet geliefert wurde. Möglicherweise waren aber auch “nur” bestimmte Daten in Anschrift oder Bankverbindung nicht korrekt gepflegt. Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen – und doch wären nicht alle Fälle erfasst, die das tägliche Geschäftsleben mit sich bringt.
SAP Dispute Management kann nicht verhindern, dass Klärungsfälle auftreten. Die Lösung hilft jedoch, Klärungsfälle rascher zu bearbeiten, die sich auf Forderungen beziehen. Sachbearbeiter legen Klärungsfälle in der SAP-Lösung an, ohne die entsprechende Finanztransaktion, etwa die Erfassung von Zahlungseingängen oder die Bearbeitung offener Posten, zu verlassen. Alle für die Klärung relevanten Dokumente lassen sich dem Klärungsfall in einer elektronischen Akte zuordnen. Automatisch erfasst werden alle Belege, die mit dem Ursprungsbeleg verknüpft sind. Das sind beispielsweise die Rechnung und die Faktura. Darüber hinaus können der Akte manuell weitere Dokumente zugefügt werden, etwa das eingescannte Beschwerdeschreiben eines Kunden oder auch ein Photo der beschädigten Ware. Mitarbeiter anderer Unternehmensbereiche, die an dem Klärungsprozess beteiligt sein müssen, werden einfach als nächste Bearbeiter eingetragen. Die Bearbeitungszeit forderungsbezogener Klärungsfälle verringert sich, wenn via SAP Workflow alle Beteiligten per E-Mail benachrichtigt und informiert werden.
SAP Collections Management ist laut META Group ein kundenindividuelles Forderungsmanagement, das die Identifizierung, Segmentierung und Priorisierung von Kunden aus Sicht des Risikomanagements und aus Sicht der Kundenbeziehung unterstützt. Die Lösung erlaubt es Anwendern, bestimmte Kunden nach verschiedenen Kriterien auszuwählen – etwa ab einer bestimmten Höhe der Forderungen und/oder der Dauer der Überfälligkeit. SAP Collections Management verfügt des Weiteren mit Zahlungserinnerungen, Vereinbarungen über Zahlungsversprechen oder Wiedervorlagen über ein Pro-aktives Forderungsmanagement. Nicht gehaltene Zahlungsversprechen werden automatisch auf “gebrochen” gesetzt, wenn der zugesagte Zahltermin überschritten ist, und sind Grundlage für weitere Nachfragen. Die Historie eines Zahlungsversprechens ist beispielsweise auch für das Kreditmanagement eines Unternehmens wichtig, um etwa das Kreditlimit eines Kunden anzupassen.

Teil 2

Ursula Winkler

Ursula Winkler

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