Intelligentes Datenarchiv für SMBs

Feature | 10. November 2004 von admin 0

Bereits im Jahr 2000 prognostizierten Forscher der University of Berkeley, dass in den drei Jahren bis 2002 die gleiche Menge an Informationen erzeugt wird wie in den letzten 300.000 Jahren der Menschheitsgeschichte zusammen. Angesichts dieser gewaltigen Informations- und Datenflut verwundert es kaum, wenn einschlägige Studien feststellen, dass in den Unternehmen immer mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird. Zudem, so schätzt das US-Marktforschungsinstitut Gartner, verschwinden zwischen drei und fünf Prozent der Dokumente in einem Unternehmen oder sind unauffindbar abgelegt. „Angesichts der exponentiell zunehmenden digitalen Informationen benötigen künftig auch kleine und mittlere Firmen in Verbindung mit ihrer Unternehmenssoftware ein Archivsystem“, beschreibt Rolf Andres, Bereichsleiter SAP und Archivsysteme beim Augsburger SAP Business Partner PART, die Situation. „SMBs müssen geschäftskritische Informationen und Daten nicht nur sicher ablegen, sondern bei Bedarf auch schnell und verlässlich wiederfinden können.“ Auf die wachsende Digitalisierung der Geschäftsprozesse hat der Gesetzgeber reagiert und mit den seit Anfang 2002 geltenden „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten steuerlich relevanter Daten geregelt. Damit muss jedes Unternehmen digitale Daten nicht nur für Prüfungszwecke archivieren, sondern sie auch entsprechend der Anforderungen zum Prüfungszeitpunkt auf separate Datenträger ausgeben können. Ebenso hat der Gesetzgeber für den größten Teil der Unterlagen die Aufbewahrungsfristen auf zehn Jahre angehoben.

Integrierte Verbindung schafft Vorteile

Für den SAP Business Partner PART, der über jahrelange Erfahrung im SAP-Archivmarkt verfügt, lag es daher nahe, mittels SDK (Software Development Kit) eine integrierte Schnittstelle zwischen der Archivierungssoftware EASY Archiv und SAP Business One zu programmieren, denn „ohne eine leistungs- und zukunftsfähige Verbindung zwischen Archivlösungen und Unternehmenssoftware können SMBs diese Anforderungen mittel- und langfristig nicht bewältigen“, stellt Rolf Andres fest. Für Mittelständler ist es wichtig, „Daten zwischen einem Archivsystem und einem Business-Management-System problemlos in beiden Richtungen austauschen zu können“, verdeutlicht Andres. Die SAP-Mittelstandslösung und das Archivsystem EASY sind über die von PART entwickelte Schnittstelle eng miteinander verzahnt. Anwender können damit die Archivfunktionen einfach und komfortabel aus der grafischen Benutzeroberfläche der SAP-Mittelstandslösung heraus bedienen. Der Datenaustausch erfolgt über die XML-Servertechnologie von EASY. Mit ihr können Firmen eingehende Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, scannen und diese dann mit dem SAP-Business-One-Vorgang verknüpfen. Ausgehende Dokumente werden als PDF-Datei inklusive Volltextindizierung archiviert. Ebenso können bereits erzeugte oder veränderte Belege archiviert werden. „Die Verbindung beider Systeme spart daher wertvolle Zeit und Geld, denn die Mehrfachpflege von Daten entfällt und Redundanzen werden vermieden“, bringt Andres die Vorteile auf den Punkt.

Ausbaufähige und flexible Lösung

Laut PART werden über die Schnittstelle alle digitalen steuerrelevanten Daten revisionssicher in das Archivsystem ausgelagert. Im Fall einer Steuerprüfung durch das Finanzamt lassen sich die erforderlichen Informationen zudem schnell und zielsicher finden, wofür ein komfortabler Recherche-Button in SAP Business One sorgt. „Der Suchprozess läuft im Hintergrund ab, ohne dass ihn der Anwender wahrnimmt“, beschreibt Andres den Vorgang. SAP Business One ist auch als Recherche-Client zu allen Dokumenten, die nicht aus dem Business-Management-System stammen, ausbaufähig. Dazu müssen keine zusätzlichen Komponenten auf dem Client installiert werden. Informationen aus anderen IT-Anwendungen, wie etwa dem E-Mail-System, werden problemlos im Archiv abgelegt und über die SAP Mittelstandslösung bequem gefunden. Firmen zahlen hierfür lediglich einen geringen Aufpreis. Gleiches gilt, wenn das System um eine Scan-Funktion erweitert werden soll.
Das Archiv ist zudem vollkommen frei skalierbar und kann mit dem Unternehmen mitwachsen. So bleibt beispielsweise das einmal für SAP Business One festgelegte Archivkonzept auch bei einer Migration auf die mySAP Business Suite erhalten. Speziell für kleinere Niederlassungen von Konzernen eröffnet die Schnittstelle zudem die Möglichkeit, Informationen zwischen Muttergesellschaft und Tochterfirmen auf Archivebene auszutauschen, was den Arbeitsfluss beschleunigt sowie Zeit und Kosten spart.

Alles aus einer Hand

Dem Augsburger IT-Unternehmen zufolge sind die technischen Voraussetzungen in puncto Hardware gering, denn die Schnittstelle läuft auf dem SAP-Business-One-Server und benötigt keinerlei Zusatzanforderungen. SMBs, welche komplette Archivierungskonzepte mit der Schnittstelle einführen wollen, empfiehlt PART, einen eigenen Archivserver zu installieren.
Auch die Einführungszeit ist kurz. Bei Firmen, die bereits SAP Business One und EASY einsetzen, veranschlagt der SAP Business Partner einen Tag, um die Schnittstelle zu implementieren. „Bei Betrieben, die noch kein Archivsystem einsetzen, hängt es von der Größe der Lösung ab“, erklärt Andres. „Kleine Lösungen sind innerhalb von zwei bis vier Tagen realisierbar, bei größeren Anwendungen dauert es zwischen zehn und 15 Tagen.“ Das User- und Preis-Konzept eines SAP-Business-One-Anwenders mit EASY Enterprise wird von EASY Software gemeinsam mit PART in Kürze verabschiedet. Genaue Preise will das Unternehmen deshalb noch nicht veröffentlichen.
Die Schnittstelle erschließt Mittelständlern die Welt der „optischen Archivierung“ auf einfache Weise. Da bisher nur ein geringer Prozentsatz der deutschen Unternehmen durch die Bereitstellung der elektronischen Daten auf eine digitale Betriebsprüfung vorbereitet ist, „bietet die Schnittstelle nicht nur eine intelligente Möglichkeit, Daten zu archivieren, sondern SMBs bekommen SAP Business One und EASY Archiv überdies aus einer Hand“, so Andres abschließend.

Weitere Informationen:

www.part.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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