Investitionen auf solider Grundlage

Feature | 9. August 2006 von admin 0

Investitionsentscheidungen spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle, vor allem, wenn es um große Summen geht. Rund 350 Millionen Euro beträgt beispielsweise das jährliche Investitionsvolumen bei der Unternehmensgruppe MAN Nutzfahrzeuge, die pro Jahr mehrere Hundert Vorhaben bearbeitet – von der Anschaffung eines Beamers bis hin zum Bau eines neuen Verwaltungsgebäudes.

MAN Nutzfahrzeuge

MAN Nutzfahrzeuge

Bei dem Lkw- und Bushersteller sind mehrere Fachabteilungen in den Prozess der Investitionsplanung und -entscheidung eingebunden. Daher ist ein durchgängiges Investitionsmanagement notwendig, um die Vorhaben rasch zu bearbeiten. Seit August 2005 bietet das Investment Management von SAP R/3 den beteiligten Abteilungen Anlagenverwaltung und -buchhaltung, Einkauf, Controlling sowie dem Vorstand dafür eine einheitliche Grundlage. Dank der Lösung hat sich der Arbeitsaufwand im zentralen Budgetcontrolling verglichen mit früher um fast ein Viertel reduziert.

Mehrarbeit durch Insellösungen

Zuvor nutzen die verschiedenen Parteien teils SAP R/3, teils unterschiedliche Insellösungen auf Basis von Excel und Access für die Planung von und die Entscheidung über Investitionsvorhaben. Dieses Vorgehen war papiergebunden und aufwändig, da die Daten in den verschiedenen Anwendungen regelmäßig manuell angelegt, abgeglichen und verändert werden mussten, etwa um Aktualisierungen beim Budget vorzunehmen.
Für die Investitionsplanung verschickte des zentrale Budgetcontrolling zunächst Excel-Planungsvorlagen an die dezentralen Planer in den Fachabteilungen und führte die zurückgesendeten Listen schließlich in der Access-Datenbank zusammen. Das Planungsdokument wurde anschließend für die Genehmigung durch den Vorstand aufbereitet. Nach der Genehmigungsrunde galt es, nicht genehmigte Vorhaben aus Access zu löschen. Die genehmigten Vorhaben wiederum mussten für die Abwicklung der Investitionen manuell in SAP R/3 Project System (PS) angelegt werden. Für Auswertungen, etwa Plan/Ist-Vergleiche, gingen die Kosteninformationen an die Access-Datenbank zurück.

Es gibt nur eine Wahrheit

Angesichts mehrerer Hundert zu bearbeitenden Investitionsvorhaben im Jahr beschloss das Unternehmen, eine einheitliche Lösung für alle beteiligten Fachabteilungen zu installieren. Das SAP-R/3-Modul Investment Management (IM) sollte künftig den gesamten Prozess unterstützen. Dabei gilt die Maxime: “Es gibt nur eine Wahrheit, und die liegt in SAP IM.” Partner bei der Implementierung und Integration der Software war das Beratungshaus Plaut, mit dem der Lkw-Hersteller bereits bei einem Controlling-Projekt erfolgreich zusammengearbeitet hatte. MAN Nutzfahrzeuge bedient sich nahezu aller Module von SAP R/3. Der MAN-Konzern implementiert zur Zeit SAP Business Informationen Warehouse (SAP BW).
Eine Herausforderung beim Aufbau des Investitionsmanagements war die Roll-out-Fähigkeit der Lösung, schließlich sollten unterschiedlich große Produktions- und Vertriebsstandorte der Nutzfahrzeug-Gruppe im In- und Ausland damit arbeiten. Das Projektteam band daher Vertreter einzelner Niederlassungen in das Projekt ein und erarbeitet einen einheitlichen, gut dokumentierten Prozess sowie eine klare Systematik, die alle Standorte, unabhängig von ihrer Größe, unterstützt.

Eine Datenbasis für alle

Die neue Lösung unterstützt nun durchgängig den gesamten Planungs- und Entscheidungsprozess. Die Fachabteilungen planen ihre Investitionsvorhaben weiterhin dezentral, geben die Daten aber direkt in die Lösung ein. Die zentrale Genehmigungsrunde und die anschließende Budgetvergabe greift auf diese Daten zu, gibt in IM die Budgets frei und verwaltet sie. “Während wir früher mit hohem manuellen Aufwand einen permanenten Abgleich der einzelnen Systeme durchführen mussten, gilt heute für alle am Prozess Beteiligten ein einheitliches und jederzeit verfügbares Zahlenwerk. An entscheidenden Stellen konnten wir unsere Prozesse verschlanken und dann in unser SAP-Sytem integrieren”, beschreibt Michael Neubauer, Leiter Investitionsmanagement bei der MAN Nutzfahrzeuge Gruppe, die wichtigsten Vorteile.
Gleichzeitig verfügt MAN Nutzfahrzeuge nun auch über ein neues Berichtswesen in IM und PS, mit dem sich das gesamte Portfolio an Vorhaben jederzeit nach unterschiedlichen Kriterien und Kennzahlen auswerten lässt. Neben verschiedenen Standardberichten ist damit beispielsweise ein zentrales Budgetcontrolling möglich, mit Auswertungen nach Jahren, Investarten und -gründen, Verantwortlichkeit und Status. Zudem stellt das Informationssystem eine Abrufhistorie vom Originalbudget bis zum Übertrag bereit und ermöglicht detaillierte Sichten zu den Budgetaktualisierungen. Das Investitionsportfolio lässt sich bis zum kleinsten Detail herunterbrechen, die Ist-Kosten sind sofort abrufbar, einschließlich der zugehörigen eingescannten Belege.
Diese Berichte erleichtern die Arbeit des zentralen Budgetcontrollings ungemein. Bislang waren mitunter zwei Mitarbeiter eine Woche lang damit beschäftigt, beispielsweise für eine Abfrage vom Verstand die notwendigen Daten aus den verschiedenen Anwendungen zu erheben und abzugleichen. Heute benötigt ein Mitarbeiter dafür nur noch eine Stunde, da ihm die Zahlen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Weitere Verbesserungen verspricht sich Michael Neubauer von SAP BW. Die Lösung soll Ende 2007 eingeführt sein und das Berichtswesen für alle Gesellschaften der Nutzfahrzeuge-Gruppe zusammenfassen. Heute müssen für konsolidierte Abfragen die Berichte für die verschiedenen Standorte noch einzeln aufgerufen und dann manuell zusammengefasst werden.

Internationaler Rollout

Seit ihrer Produktivsetzung hat sich die neue Lösung bei MAN Nutzfahrzeuge bestens bewährt. Das Unternehmen führte bereits die Investitionsplanung 2006 erfolgreich mit SAP IM durch. Im Vergleich zu früher ist der Aufwand deutlich geringer, da die Daten nur einmal erfasst werden müssen und ein Abgleich mit anderen Systemen entfällt. Allen beteiligten Abteilungen stehen stets aktuelle Informationen zur Verfügung. Da die Lösung das Risiko von Eingabefehlern vermindert, ist die Qualität der Daten gestiegen.
Derzeit arbeiten am Unternehmenssitz in München vier Mitarbeiter im zentralen Budgetcontrolling sowie rund 50 Anwender im dezentralen Controlling der einzelnen Sparten mit der Lösung. Sie wird nun schrittweise international für die gesamte Nutzfahrzeug-Gruppe ausgerollt. Die Produktionsstandorte in Polen, Österreich und der Türkei sind bereits mit dem Investment Management produktiv. Derzeit erfolgt der Rollout in den internationalen Vertriebsstandorten und der Bussparte Neoplan, der bis 2007 abgeschlossen sein soll. So leistet SAP einen wesentlichen Beitrag, damit die Trucks von MAN wirtschaftlich auf die Straße kommen.

Wolfgang Sedlmair

Wolfgang Sedlmair

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