IT-Infrastruktur und Anwendungen konsolidieren

Feature | 18. August 2003 von admin 0

Die Themen Kostendruck und Kostenreduzierung stehen auf der Liste der Geschäfts- und Management-Themen von Unternehmen ganz weit oben. Kurzfristige Einsparungen können in der Regel nur durch Streichung oder Verschiebung von Investitionen oder neuen Anwendungen erfolgen. Dabei ist jedoch nicht sicher, ob diese Einsparungen nachhaltig sind oder sich der Aufwand nur auf einen späteren Zeitpunkt verschiebt.
Größere Einsparungen können vor allem durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen erreicht werden. Hier ist die IT nur mittelbar betroffen, indem sie die Unterstützung für diese neuen Prozesse liefert. Die IT-Kosten werden dabei in der Regel nicht gesenkt. Derartige Einsparungen sind zwar nachhaltig, können aber nur über einen größeren Zeitraum erreicht werden.
Wenn man von Konsolidierungen im IT-Bereich spricht, meint man meist mittelfristige, nachhaltige Einsparungen, die durch eine verbesserte Infrastruktur erreicht werden. Beispiele hierfür sind die Vereinheitlichung von Systemplattformen, Querschnittsfunktionen und Anwendungssystemen sowie Zentralisierungen von Systemen und Systemmanagement. Der Zeitraum, in dem diese Einsparungen deutlich zu Tage treten, sollte bei 18 bis 24 Monaten liegen.

Kostentreiber identifizieren

Um Kostensparpotenziale zu identifizieren, ist zunächst eine Transparenz der existierenden Kosten erforderlich. Hierzu hat sich Benchmarking als erprobtes Werkzeug erwiesen. Neben einer strukturierten Analyse der eigenen Kosten erhält man bei einem Benchmark zusätzlich Kosten- und Leistungsdaten von Vergleichsunternehmen. Daraus ergeben sich konkrete Empfehlungen für mögliche Verbesserungen. Übliche Benchmarkbereiche sind:

  • die IT-Infrastruktur wie Enterprise Operation Center, verteilte Systeme, Datennetze und Sprachnetze,
  • Anwendungsentwicklung und Anwendungssupport sowie Standardanwendungen wie SAP R/3,
  • Querschnittsfunktionen wie Call Center, Contact Center und Help Desk.
Kosten je Arbeitsplatz und Komplexität der IT-Infrastruktur

Kosten je Arbeitsplatz und Komplexität der IT-Infrastruktur

Hauptkostentreiber bei der IT-Infrastruktur ist die Komplexität des IT-Umfeldes. Die Abbildung zeigt aufgrund von Benchmarkanalysen die Abhängigkeit der Gesamtkosten eines Benutzerarbeitsplatzes von der Komplexität. Der Komplexitätsindex summiert mehr als 30 Einzelfaktoren in den Bereichen Hardware, Betriebssoftware, Anwendungen, Datenbanken, Upgrades und Netzwerk. Die Punkte stellen die Kosten je Arbeitsplatz in verschiedenen Unternehmen dar. Die Linie ist ein empirischer Mittelwert. Unternehmen mit Kosten über der Linie arbeiten zu teuer, Unternehmen mit Kosten unterhalb der Linie arbeiten preisgünstig.
Zwei generelle Maßnahmen, die natürlich aufgrund von Einzelvergleichen und Detailanalysen spezifiziert werden müssen, führen zu Kostenreduzierungen:

  • Reduzierung der Komplexität, wo dies möglich ist.
  • Implementierung besserer Prozesse, die sich bei anderen Unternehmen als kostenersparend erwiesen haben.

IT-Ausgaben verringern

Maßnahmen zur Kostenreduzierung

Maßnahmen zur Kostenreduzierung

Nach Erkenntnissen aus einer Vielzahl von Benchmarkanalysen lassen sich quantifizierbare Kosteneinsparungen durch Maßnahmen in fünf Bereichen erzielen:

  • durch Standardisierung wie einheitliche Plattformen,
  • durch Zentralisierung von Systemen,
  • durch eine verbesserte Supportstruktur für den Endbenutzer,
  • durch Automatisierung von Softwareverteilung und -installation und
  • durch verbesserte Prozesse wie Asset- und Lizenzmanagement.
Economies of Scale im Rechenzentrum

Economies of Scale im Rechenzentrum

Benchmarkanalysen zeigen, dass die Kosten je Leistungseinheit (MIPS) mit der Rechenzentrumsgröße sinken. Deutliche Einsparungen können erzielt werden, wenn die Rechenzentrumsleistung unter 5.000 MIPS liegt. Ab 10.000 MIPS sind die Einsparungen nur noch marginal. Diese Erkenntnisse sind eine wertvolle Entscheidungsgrundlage sowohl für Zentralisierungsüberlegungen als auch für Outsourcingstrategien (aus Kostengründen).

Bereinigung des Anwendungsportfolios

Management des Anwendungsportfolios

Management des Anwendungsportfolios

Neben der Konsolidierung der Infrastruktur ist das Management des Anwendungsportfolios ein großes Potenzial für Einsparungen. Neuentwicklungen und Anwendungssupport machen jeweils etwa ein Viertel der gesamten IT-Kosten aus. Anwendungen verursachen jedoch nicht nur Entwicklungskosten, sondern auch langzeitige Supportkosten von jährlich 20 bis 35 Prozent der Entwicklungskosten. Anwendungen müssen daher regelmäßig darauf hin untersucht werden, ob sie noch gebraucht werden, ob funktionelle Überlappungen vorliegen und ob ihr Supportaufwand wirtschaftlich vertretbar ist.
Bei der systematischen Analyse des Anwendungsportfolios sind drei Ergebnisse zu unterscheiden:

  • die Anwendung weiterführen,
  • die Anwendung mit anderen Systemen integrieren oder
  • die Anwendung eliminieren.

Jede Entscheidung ist eine Abwägung der Aufwände für den Support und den Erfordernissen und Nutzen für das Business. Die Rechtfertigung zum Weiterführen muss schließendlich vom Nutzen für das Business kommen.

IT-Konsolidierungen durchführen

Bei der Konsolidierung kann man drei Stufen sehen: die operationelle Zentralisierung, die physische Zentralisierung und die Vereinheitlichung der Plattformen. Bei der operationellen Zentralisierung werden die Verwaltung und die Steuerung der Systeme zentralisiert und einheitliche Verfahren und Werkzeuge eingeführt. Bei der physischen Zentralisierung werden alle Server-Systeme in ein zentrales Rechenzentrum überführt. Bei der Vereinheitlichung der Plattformen erfolgt eine Reduzierung der Hardwareplattformen und Betriebssystemplattformen auf wenige Systeme oder idealerweise ein System. Zusätzlich werden Anwendungssysteme vereinheitlicht, zum Beispiel ein statt fünf E-Mail-Systeme. Damit ergibt sich eine geringere Komplexität und damit ein niedrigerer Supportbedarf.
Die Kosteneinsparungen und der Nutzen der operativen Verbesserungen müssen größer sein als die zusätzlichen Kosten durch die Konsolidierung und die Migrationskosten. Dabei spielt der betrachtete Zeitraum für den ROI (Return on Investment) eine wesentliche Rolle. ROI-Zeiträume von ein bis zwei Jahren sind wünschenswert, Zeiträume von mehr als drei Jahren sind heute schwer zu vertreten. Zumindest müssen kurzfristig nachweisbare Teilerfolge sichtbar werden. Vorhandene Anwendungen, welche die Anwender funktionell und leistungsmäßig zufrieden stellen, sollten normalerweise nicht migriert werden. Eine solche Migration bringt in der Regel keinen Business-Nutzen und bedeutet einen erheblichen Kostenaufwand.

Zu hohe Kommunikationskosten senken

Einsparpotenziale bei den Kommunikationskosten

Einsparpotenziale bei den Kommunikationskosten

Die Kommunikationskosten werden von zwei Trends bestimmt: Während die Kosten je Dateneinheit (z.B. je Mbyte) jährlich um 20 bis 30 Prozent sinken, steigt der Bandbreitenbedarf durch komplexere Daten (z. B Grafiken oder Bewegtbilder) und eine weitere Verbreitung von Anwendungen jährlich um 50 bis100 Prozent an. Damit erhöhen sich die Gesamtkommunikationskosten um jährlich 5 bis 10 Prozent.
Jedes Unternehmen sollte einen strukturierten Kostensenkungsplan erstellen und verfolgen. Bereiche der Analyse sind dabei: Fehlnutzung, überdimensionierte Infrastruktur, alte Verträge, zu teure Wartung und zu teurer Support sowie Anwendungen mit zu hohem Bandbreitenbedarf.

Klaus Thomas

Klaus Thomas

Leave a Reply