IT-Portfolio-Management mit SAP xRPM

Feature | 29. November 2004 von admin 0

IT-Portfolio-Management ist ein heißes Thema. 28 Prozent aller von der Kellogg School of Management befragten CIOs gaben zu, dass viele Entscheider ihrer Unternehmen die IT nach wie vor als notwendiges und kostspieliges Übel erachten. Die 500 größten Unternehmen (Fortune 500) investieren im Durchschnitt bis zu 50 Prozent mehr in ihre IT als ursprünglich vorgesehen. Als Gründe werden meist regelmäßige, scheinbar unvermeidbare Kostenüberschreitungen genannt und die Unfähigkeit, unternehmensweit eine einheitliche IT-Strategie durchzusetzen. Die gesamten IT-Aktivitäten eines Unternehmens effektiv in den Griff zu bekommen, gleicht dem Ritt auf einem wilden Esel. Und je größer das Unternehmen ist, desto unbezähmbarer das Reittier. Hier verheißen Portfolio-Management-Systeme Abhilfe. Davon sind inzwischen etliche auf dem Markt, und alle versprechen, dem CIO die alleinige Kontrolle über sämtliche IT-Aktivitäten zurückzugeben. Der Haken ist nur, dass diese Systeme meist nur einen Teil des Problems abdecken.

Zugriff auf aktuelle Personalinformationen

Einer der Gründe für den schlechten Ruf der IT ist, dass viele IT-Projekte gescheitert sind. Und die meisten Portfolio-Management-Systeme konnten dies nicht verhindern, denn sie bilden den tatsächlichen Stand der Dinge nicht realitätsgetreu ab. Fehlende Informationen, etwa über die Verfügbarkeit von Personal, ersetzen sie durch Schätzungen. Um das IT-Portfolio eines Unternehmens erfolgreich zu managen, müssen Entscheider allerdings genau wissen, wer wann verfügbar ist, wie viel Zeit für operative und Verwaltungstätigkeiten benötigt wird, wann Urlaubs- und Feiertage sind, wer in Voll- und wer in Teilzeit arbeitet. Einen Großteil ihrer Zeit verwenden IT-Profis nicht für strategische Projekte oder Neueinführungen, sondern für Routinetätigkeiten wie das Aufrechterhalten des Betriebs. Solche Basisleistungen sind im Alltag vordringlicher; Projekte müssen nicht selten zurückstehen.
Jede Ungenauigkeit löst einen Dominoeffekt bis zur untersten Ebene hinunter aus. Projekte kommen nicht voran, bevor ein bestimmter Arbeitsschritt abgeschlossen ist; Kosten- und Terminüberschreitungen sind vorprogrammiert. Schlimmer noch: Wenn ein Projekt erst einmal in Verzug geraten ist, werden hier und da Abstriche gemacht, um es wieder auf Kurs zu bringen. Mängel, die sich während der Implementierung eingeschlichen haben, müssen bei der Fertigstellung ausgebügelt werden. Das heißt, aus einem ursprünglich mit zwei Stunden pro Woche veranschlagten Job werden schnell einmal 20 Stunden pro Woche. Mit anderen Worten: Es muss mehr investiert werden als geplant, ohne dass der Aufwand korrekt abgerechnet werden kann. Aus diesem Teufelskreis boten auch Portfolio-Managementsysteme bislang keinen Ausweg.

Das fehlende Glied

Diese Lücke schließt SAP mit einer Kombination der Anwendung SAP xRPM und der Platform SAP NetWeaver, die auch Personal- und Finanzverwaltungssysteme vollständig integriert. Bei Projekt- und Routinearbeiten fließen aktuelle, minutengenaue Informationen über Mitarbeiterqualifikation, Budget- und Personalverfügbarkeit in die strategische und operative Planung ein. Die SAP-Lösung fügt sich problemlos in die bereits vorhandene IT-Umgebung ein und lässt sich vollständig mit SAP- aber auch mit Nicht-SAP-Projektmanagement-Systemen integrieren, wie zum Beispiel mit SAP Collaborative Project Management (cProjects), SAP Project System oder Microsoft Project.

Bestandsaufnahme des IT-Portfolios

Projekt-Dashboard

Projekt-Dashboard

Die Lösung erlaubt dem Unternehmen eine Bestandsaufnahme des gesamten IT-Portfolios. Auf einem “Dashboard” können Entscheider auf einen Blick alle relevanten Daten zu Ablauf und Planung einsehen, sich Stufe für Stufe Details dazu abrufen. Sie können sehen, welche Mitarbeiter wo eingesetzt werden, und kontrollieren, ob Budget, Zeitpläne und Key Performance Indicators (KPIs) eingehalten werden.
CIOs bekommen mit SAP xRPM für jeden Job den geeigneten Mitarbeiter. So steuern sie alle IT-Aktivitäten und setzen ihre IT-Strategie unternehmensweit durch. Services und Projekte, die nicht geschäftskritisch sind oder nicht zum Kerngeschäft gehören, lassen sich leicht ausfindig machen und entweder streichen oder zum Outsourcing freigeben.
Bei der Vorbereitung neuer Projekte oder Programme legt der Verantwortliche von vornherein die strategische Wichtigkeit jeder Aufgabe fest: Gehört sie zum Standard, stellt sie eine optionale Erweiterung dar oder ist sie geschäftskritisch? Entsprechend wird sie anschließend mit Personal ausgestattet. Dadurch, dass nur die besten Mitarbeiter – ausgewählt nach den Kriterien Qualifikation, Standort und Verfügbarkeit – für den jeweiligen Job eingesetzt werden, haben die Projekte größere Chancen auf Erfolg

Manager sitzen am Steuer

Simulation und Analyse

Simulation und Analyse

Von der allgemeinen Planung über Finanzplanung, Buchhaltung, Ausführung und Nachbereitung bis zum Abschluss – SAP xRPM ermöglicht die Kontrolle über alle Routinetätigkeiten und Projekte. Mit Hilfe von Templates lassen sich neue Initiativen rasch anlegen und nach Phasen, Aufgaben und Checklisten strukturieren. Im System können verschiedene unternehmensspezifische Genehmigungs- und Prüfverfahren oder Terminierungen hinterlegt werden. Einzelne Abteilungen lassen sich mit relevanten Dokumenten aus anderen Systemen, beispielsweise Bestellungen, verknüpfen.
Die SAP-Lösung unterstützt die Zusammenarbeit von Unternehmen mit ihren Partnern und Subunternehmen. Benutzerauthentisierungen lassen sich rollenspezifisch einrichten, um sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Sobald eine Initiative ins Leben gerufen wird, können Entscheider, Projekt- und Personalmanager Bestelllisten samt zugehöriger Dokumente und Terminpläne prüfen sowie gegenseitige Abhängigkeiten, lieferbare Ergebnisse, Kosten und Qualität im Auge behalten. Die Mitarbeiter erfahren über das System, wann sie was zu tun haben. Qualitätskontrollen stellen sicher, dass bestimmte Aufgaben vollständig erledigt sind, bevor grünes Licht für die nächste Phase gegeben wird. Kein Vorgang kann ohne die entsprechende Genehmigung fortgesetzt werden.

Kapazitätsmanagement

Kapazitätsmanagement

Die nahtlose Verbindung zu einem HR-System gibt einen exakten Überblick über Personalangebot, -verfügbarkeit und -bedarf. Durch umfassende Informationen über Qualifikation und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter wird es einfach, Projekte mit den richtigen Mitarbeitern auszustatten oder bei Bedarf schnell zusätzliches Personal für Projekte zu finden. Ein positiver Nebeneffekt ist die gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie müssen weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden und daher mehr Zeit für interessante Aufgaben haben. Mitarbeiter können sich darüber informieren, welche Qualifikation wo im Unternehmen benötigt wird, und sich dort bewerben.

IT goes Business

Die Kombination aus SAP xRPM und SAP NetWeaver ist die einzige Lösung auf dem Markt, die wirklich von sich behaupten kann, Kunden End-to-End IT-Portfolio-Management zu bieten. Erst damit trägt der CIO die volle Verantwortung für die IT-Strategie seines Unternehmens. Die SAP-Lösung hilft dabei, IT- und Geschäftsstrategie eng aufeinander abzustimmen. Statt einer Mystifizierung der IT oder übertriebener IT-Skepsis werden IT-Initiativen nun nach ihrem Nutzen für die Geschäftsziele sowie die weiteren Unternehmensziele wie TCO, Kapitalwert oder ROI durchgeführt.

Uli Fröhlich

Uli Fröhlich

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