Jede Stunde zählt

Feature | 3. März 2003 von admin 0

Zeit ist Geld – diese altbekannte Regel gilt für Dienstleistungsunternehmen heute mehr denn je. Insbesondere im hart umkämpften Consulting-Bereich zählt jede Stunde, die ein Berater in Kundenprojekte eingebunden ist. Der zunehmende Kostendruck und sinkende Margen zwingen auch die Unternehmen dieser Branche dazu, ihre Prozesse zu straffen und zu optimieren.
“Die Boom-Zeiten für die IT-Beratung sind vorbei”, bestätigt Walter Schön, Berater der SLI Consulting AG aus dem schweizerischen Frauenfeld. Während des IT- und Internet-Booms um das Jahr 2000 war das SAP-Beratungshaus wie viele andere IT-Dienstleister enorm gewachsen. Das Tagesgeschäft ließ nicht viel Zeit für die eigene Organisation, die daher teilweise auf der Strecke blieb. So nutzte das Beratungshaus beispielsweise lange Zeit verschiedene Insellösungen, um Beraterzeiten zu erfassen und Kapazitäten zu planen. Die Kapazitätsplanung war unter Access programmiert während die Zeiterfassung, in der die Mitarbeiter ihre angefallenen Beraterstunden sowie ihre Planstunden für die Projekte festhielten, in einem auf Visual Basic-basierten System erfolgte.
Aufgrund der fehlenden Integration war es notwendig, die erfassten Zeiten manuell in die Access-Kapazitätsplanung zu importieren. Außerdem mussten Mitarbeiter, die wegen Kundenterminen unterwegs waren, ihre Wochenzeiten und Reisekosten stets bei ihrer Rückkehr ins Büro nachtragen. Ein Portal, das es erlaubte, die Daten von unterwegs zu aktualisieren, gab es nicht.

Transparenz über Zeiten und Projekte

Um hier Abhilfe zu schaffen, entschloss sich das Unternehmen, Best Practices für mySAP Service Provider einzuführen. Das speziell für Beratungshäuser und Anbieter technischer Dienstleistungen konzipierte SAP-Werkzeug sollte in das bestehende SAP-R/3-System Release 4.6C implementiert werden. Parallel dazu projektierte SLI den Aufbau eines Mitarbeiterportals auf Basis von mySAP Enterprise Portal 5.0. Das Projekt unter der Leitung von Walter Schön startete Anfang Mai 2002.
Best Practices für mySAP Service Provider enthält das SAP-Zeiterfassungssystem CATS (Cross Application Time Sheet), das die Daten für die Fakturierung automatisch in die SAP-Auftragserfassung überträgt. Diese berücksichtigt die verschiedenen Fakturierungsarten, die im Dienstleistungsbereich üblich sind. So rechnen IT-Berater nicht nur bezogen auf den Aufwand nach Stunden ab, sondern teilweise auch nach fest vereinbarten Projektpreisen oder Meilensteinen, wie etwa der Abschluss eines Teilprojekts. Zudem werden für Junior- und Senior-Berater unterschiedliche Stundensätze fakturiert. Darüber hinaus fordern einige Kunde ganz bestimmte Berater, die schon einmal für sie tätig waren. Walter Schön: “Unsere Kunden wollen exakt wissen, welcher Berater wann und wie lange für welches Projekt tätig war – durch die Integration von SAP-Time-Sheet und -Auftragserfassung ist das kein Problem mehr.”

Inzwischen erfassen die Berater ihre Stunden über das SLI-Mitarbeiterportal, in das sie sich auch von unterwegs mit dem Laptop einwählen können. Damit entfällt das lästige Nachtragen der Zeiten bei der Rückkehr von Dienstreisen. Um die Daten künftig auch offline erfassen zu können, integriert SLI bis Ende März 2003 SAP Mobile Engine. Damit ist es möglich, auch ohne Verbindung zum System Daten im Handy, PDA oder Laptop festzuhalten. Die Informationen werden bei der nächsten Einwahl ins SAP-System per Knopfdruck mit CATS abgeglichen.

Kapazitätsplanung auf Knopfdruck

Mit Best Practices für mySAP Service Provider optimierte SLI auch die Kapazitätsplanung, die zuvor dezentral erfolgte. Die Mitarbeiter sprachen sich dazu bislang mit den Projektleitern ab, eine Koordinationsstelle überprüfte die Planung auf Kapazitätskonflikte oder Personalengpässe. Diese Aufgaben übernehmen nun die Funktionalitäten Projektsystem (PS) und Customer-Service (CS). Im Projektsystem lassen sich Zeiten und Kapazitäten flexibel einzelnen Kundenaufträgen zuordnen. Der Projektleiter legt zu einem Auftrag die entsprechende Projektdefinition an und teilt die Kapazitäten gemäß der Ist- und Plan-Zeiten aus der Zeiterfassung zu.
Die verfügbaren Zeiten der Berater entnimmt er einem Auslastungsbericht, den ihm SAP Business Information Warehouse (SAP BW) zur Verfügung stellt. SAP BW wertet die Arbeitszeitblattdaten aus und stellt sie den Sollarbeitsstunden gegenüber – reduzierte Arbeitszeiten oder Urlaub werden dabei berücksichtigt. Auf diese Weise lassen sich die Kapazitäten über sämtliche laufenden Aufträge analysieren. “Wir sehen auf Knopfdruck, in welchen Projekten welche Berater stecken und ob jemand verfügbar ist”, berichtet Schön. SAP BW stellt darüber hinaus Daten über die Qualifikation der Berater bereit. Damit sind die Projektleiter rasch in der Lage zu ermitteln, ob gerade Mitarbeiter mit Erfahrung im Rechnungswesen und Controlling oder etwa im Materialmanagement verfügbar sind.
Ähnlich werden die Personalressourcen für den Kundendienst und den Support verteilt. Der Vorteil für die Unternehmensführung: Das System liefert tages- beziehungsweise wochengenau aktuelle Kennzahlen über die tatsächliche Auslastung aller Berater. Liegt diese bei 70 Prozent, können neue Aufträge ohne zusätzliche Personalkapazitäten angenommen werden. Bei 100 Prozent Auslastung hingegen müssten beispielsweise freie Berater am Markt angeworben werden.

Projektwissen gezielt nutzen

Vorteile

Vorteile

Ein schneller Zugriff auf wichtige Informationen kann über den Geschäftserfolg entscheiden. Auch Auskünfte darüber, wie viele Beraterstunden beispielsweise für ein bestimmtes Projekt zu kalkulieren sind, stehen SLI jetzt online zur Verfügung. Das Beratungshaus installierte im Rahmen seines SAP-Projektes ein eigenes Knowledge-Management-System (KM) auf Basis von SAP Enterprise Portal 5.0 und profitiert so von seinem vorhandenen Projektwissen. Denn auch IT-Dienstleister können nicht für jeden Kunden das Rad neu erfinden. “Das ist zu zeit- und kostenaufwändig”, weiß Schön, und: “Kein Kunde ist dazu bereit, sich etwa ein FI-Modul vollkommen neu einstellen zu lassen – er erwartet bereits bestimmte spezifische Voreinstellungen.”
Das Knowledge-Management-System enthält die Daten von rund 40 abgeschlossenen Projekten. Hinterlegt sind beispielsweise Projektpläne, Soll-Konzepte und To-Do-Listen sowie Prototypen einzelner Module. Dieses gebündelte Know-how ermöglicht es, neue Projekte schneller aufzusetzen und durchzuführen. Die SLI-Berater wählen sich übers Internet ins Mitarbeiterportal ein und finden im Knowledge-Management-System alles, was sie für ihre Arbeit benötigen, etwa einen Prototypen, an dem sie die konkreten Anforderungen des neuen Kunden durcharbeiten.

In vier Monaten zum Produktivstart

Best Practices für mySAP Service Provider ist seit September 2002 bei SLI produktiv. Die SAP-Profis sind von “ihrer” Lösung überzeugt. “Unsere komplizierte Fakturierung läuft einwandfrei, sämtliche offenen Projekte und über 40 Alt-Projekte befinden sich im System und die Basis für das Knowledge-Management ist gelegt. Und das nach nur vier Monaten Projektlaufzeit”, lautete das Fazit von Projektleiter Schön.
Inzwischen führt SLI im Ramp-up-Verfahren den SAP-R/3-Nachfolger SAP R/3 Enterprise ein – und ist damit ebenfalls der Pionier unter den Beratungshäusern in der Schweiz. Walter Schön: “Die Tests fielen überraschend positiv aus, es musste kaum etwas angepasst zu werden.”

Ralf M. Haaßengier

Ralf M. Haaßengier

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