Jeder Quadratmeter zählt

Feature | 30. Mai 2005 von admin 0

Auch wenn das Kerngeschäft aus dem Verkauf von Waren besteht – bei immer knapper werdenden Margen wird es für Handelsunternehmen immer wichtiger, bei den Immobilien über eine gut funktionierende Infrastruktur mit schnell erreichbaren Umschlagzentren und attraktiv gelegenen Filialen zu verfügen. Immerhin ist die Immobilie für den Handel der Ort, wo Angebot und Nachfrage zusammentreffen.
Für diese strategische Ausrichtung sind zahlreiche Handelsunternehmen jedoch technologisch und damit auch organisatorisch nur unzureichend gerüstet: die Anwendung unterschiedlicher, unverbundener Systeme zwingt zu Mehrfacheingaben von Daten, diese Daten werden wiederum unterschiedlich abgebildet – ein gemeinsamer Systemzugriff ist somit nicht gegeben. Zudem sind viele Lösungen nicht vollständig in die ERP-Lösungen der Unternehmen integriert, was zusätzliche Kosten für das Schnittstellen-Management produziert. Für das operative Geschäft fehlt es schließlich an einer ganzheitlichen Abbildung der Geschäftsprozesse wie des Vertragsmanagements oder der An- und Vermietungsseite und den Mietanpassungsverfahren. Die Folge ist ein enormer Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten.

Alle Verträge auf einen Blick

Ob gemietet, gekauft oder selbst gebaut: Für das Immobilienmanagement bietet SAP Real Estate Management für Handelsunternehmen branchenspezifische Funktionen, die standortunabhängig einen unternehmensweiten Zugriff auf die Immobiliendaten ermöglichen. Dieser Zugriff lässt sich mit einem umfassenden Rollen- und Berechtigungskonzept exakt steuern. Auf diese Weise erhalten Handelsunternehmen eine transparente Darstellung aller Standorte und Objekte.
Diese transparente Darstellung beginnt bereits mit dem Vertragsmanagement. SAP Real Estate Management bietet die Möglichkeit, sowohl die Anmietung von Immobilien als auch die Vermietung mit Weiter- oder Untervermietung flexibel abzubilden. Für Handelsunternehmen spielt dies eine besonders wichtige Rolle, da sich Flächen und ihre Nutzung kurzfristig verändern können. Beispielsweise wenn ein Supermarkt zu einem kleinen Einkaufszentrum erweitert wird, mit Bäcker, Bistro und weiteren Läden im Eingangsbereich. Mit SAP Real Estate Management ist es möglich, diese Strukturen flexibel abzubilden und Verträge, Flächen sowie die Nebenkostenabrechnung entsprechend zu gestalten.
Die Vertragsverwaltung bildet nicht nur die Verträge in der Struktur ab, wie sie real geschlossen wurden, sie ermöglicht ebenso die Abbildung besonderer Vereinbarungen wie zum Beispiel Umsatzmietvereinbarungen oder die sich am Lebenshaltungskostenindex orientierenden Indexanpassungen oder bestimmte Verlängerungsvereinbarungen. Diese werden anhand von vordefinierten Klauseln angelegt und den jeweiligen Verträgen zugeordnet. Hierdurch lassen sich häufig verwendete Vereinbarungen bei der Neuanlage eines Vertrages nutzen.
Schnell auf sämtliche Verträge und die Vertragsdetails zugreifen zu können, erweist sich auch im Fall von Reparaturen bei angemieteten Objekten als hilfreich, schließlich ist es wichtig, bei der Beauftragung eines Handwerkers die mit dem Vermieter getroffenen Vereinbarungen beziehungsweise die noch bestehenden Garantien für die technischen Anlagen zu kennen. Aber auch die Daten für Dienstleistungen wie Reinigungs-, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Ebenso umfasst das integrierte Dokumentenmanagement in SAP die Dokumente und Korrespondenzen, die zum Immobilienobjekt beziehungsweise -vertrag hinterlegt sind. Bei der Verwaltung der immobilienrelevanten Verträge ist zudem die Einhaltung von Terminen von besonderer Bedeutung. Insbesondere Termine wie Vertragsverlängerungen, Kündigungen oder Mietanpassungen sind strikt zu beachten, eine rechtzeitige, automatische Erinnerung erweist sich hier als hilfreich. Dies wird durch die im SAP Real Estate Management vorhandene Wiedervorlagefunktion sichergestellt.
Abgerundet wird die Vertragsverwaltung durch ein umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Gerade das Vertragswesen beinhaltet für Handelsunternehmen höchst sensible Daten, die zuverlässig zu schützen sind. Wie im gesamten SAP-System lassen sich auch im SAP Real Estate Management für jeden Nutzer bestimmte Berechtigungen und Sichten auf die Objekte und Verträge anlegen. Damit eröffnet sich die Möglichkeit, sogar externe Dienstleister ins System einzubinden, um sie bestimmte Aufgaben erledigen zu lassen.

Betriebswirtschaftlich perfekt eingebunden

Die SAP-Immobilienlösung bietet jedoch noch weitaus mehr als die Abbildung aller immobilienrelevanten Verträge. Die Daten aus dem Vertragsmanagement sind für alle nachfolgenden Prozesse in die angrenzenden Bereiche wie beispielsweise das SAP Rechnungswesen integriert. Durch die enge Verknüpfung in das Rechnungswesen werden kaufmännische Prozesse wie Sollstellungen, Mietanpassungen oder Mahnungen effizient unterstützt.
Die Nebenkosten- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung für Handelsimmobilien ist häufig komplex und entsprechend aufwändig. Oftmals finden sich im filialisierten Einzelhandel gemischt genutzte Objekte, die sowohl die Filiale als auch ein oder mehrere Wohneinheiten umfassen. In einem solchen Fall ist die Vermietung der Wohnungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in der Lösung abzubilden. Solche gemischt genutzten Objekte lassen sich mit SAP Real Estate Management inklusive Vorsteueraufteilung und entsprechender Nebenkostenabrechnung darstellen.
Auch im Hinblick auf das technische Objektmanagement stellen Immobilien bei Handelsunternehmen einen nicht zu unterschätzenden Kostenblock dar. Beachtliche Optimierungschancen eröffnen sich insbesondere bei Instandhaltungs- und Modernisierungsaufwänden. Die SAP-Immobilienlösung ermöglicht es, neben der technischen Ausstattung auch die damit verbundenen Prozesse ganzheitlich abzubilden, angefangen von auftretenden Störmeldungen über die Auftragsabwicklung bis zur Beauftragung von externen Dienstleistern und entsprechender Rückmeldung. Die Prozesse werden durchgängig im System abgebildet, was wiederum transparente Auswertungen, beispielsweise für Instandhaltungskosten oder Störfallhistorien, gewährleistet.
Durch das Gestalten von Auswertungen und das Generieren von Kennzahlen bietet die SAP-Immobilienlösung Handelsunternehmen umfassende Reportingmöglichkeiten. Beispielweise lassen sich Daten aus der Instandhaltung mit kaufmännischen Daten verknüpfen, Mietpreisentwicklungen nachvollziehen und Standortvergleiche darstellen. Diese lassen sich über ein sogenanntes „Georeporting“ grafisch auf Karten anzeigen, um zum Beispiel Filialstandorte mit bestimmten Kennzahlen permanent kontrollieren und steuern zu können.
In einer verknüpften Systemlandschaft mit genau definierten Rollen- und Berechtigungskonzepten, integriert in Rechnungswesen und Controlling und ausgestattet mit automatisierten Auswertungen und Funktionen für alle immobilienrelevante Prozesse erhalten Handelsunternehmen mit SAP Real Estate Management ein effizientes Instrument zur strategisch orientierten Steuerung ihrer Immobilienobjekte.

Marco Hofmann

Marco Hofmann

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