Katalogdaten im richtigen Format

Feature | 13. Januar 2004 von admin 0

Mennekes Elektrotechnik

Mennekes Elektrotechnik

Der Elektronikspezialist aus dem Sauerland ist eines der ersten mittelständischen Unternehmen, die SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) implementiert haben. Die Investition hat sich gelohnt, wie Jürgen Bechtel, IT-Leiter und Prokurist bei Mennekes, betont: “Die Lösung vereinfacht nicht nur den Datenaustausch, sondern reduziert auch die Zahl der Schnittstellen. Außerdem lässt sich die Lösung ohne großen Aufwand implementieren und mit geringen Ressourcen betreiben. Daher eignet sie sich gerade für den Mittelstand sehr gut.”
Die Entscheidung für SAP XI lag für Mennekes nahe. Das Unternehmen deckt bereits seine wesentlichen Geschäftsprozesse – angefangen von der Finanzbuchhaltung und dem Controlling über die Logistik bis hin zum Vertrieb – mit SAP R/3 ab. Im Jahr 2000 führte Mennekes die ERP-Lösung mit nahezu allen Modulen ein, um über verschiedene Bereiche hinweg Durchgängigkeit und Transparenz zu gewährleisten. Gleichzeitig gelang es, wichtige Abläufe zu verbessern. Der Vertrieb beispielsweise profitiert von einem stets aktuellen und detaillierten Überblick über die Verfügbarkeit der Bestände. Da alle Vertriebsniederlassungen auf die in SAP R/3 hinterlegten Daten zugreifen können, werden die Kunden weltweit rasch mit Informationen zu Produkten und Lieferzeiten versorgt. Für den Hersteller im zunehmend internationalisierten Elektrotechnik-Markt ist dies ein großes Plus. Mennekes erwirtschaftet bereits 50 Prozent seines Umsatzes über den Export und sieht im Auslandsgeschäft weitere Wachstumschancen.

Arbeitsschritte automatisieren

Mennekes vertreibt seine Steckvorrichtungen, die vorwiegend industriell genutzt werden, über Elektrogroßhändler, die wiederum Elektroinstallateure bedienen. Für ihre Kunden erstellen die Großhändler umfangreiche Kataloge, die Informationen zu Produkten unterschiedlicher Hersteller enthalten. Der Aufwand hierfür ist groß, da verschiedenste Daten von zahlreichen Anbietern zusammenzuführen sind. Aus diesem Grund fordert der Handel von den Herstellern zunehmend, diese Informationen in einem bestimmten Format bereitzustellen. Verlangt wird zum einen die genormte Klassifizierung nach ETIM (Elektro Technisches Informations Modell). Sie enthält die technischen Produktmerkmale. Darüber hinaus fordert der Zentralverband Elektrotechnik und Elektronikindustrie (ZVEI) das standardisierte Austauschformat BMEcat für die Stamm- und Marketingdaten von Produkten.
Hier bot sich für Mennekes die Möglichkeit, seine Geschäftsprozesse und den Kundenservice zu verbessern. Das bisherige Vorgehen beim Erstellen und Verteilen der Produktdaten war sowohl für den Hersteller als auch für seine Kunden sehr aufwändig: Es galt, die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen zu sammeln und teils in elektronischer, teils in Papierform zu verteilen. Ein automatisierter Prozess sollte den Partnern künftig die verschiedenen Arbeitsschritte ersparen.

Investition in die Zukunft

Anfang 2003 suchte Jürgen Bechtel, Prokurist und IT-Leiter bei Mennekes, nach einer geeigneten Lösung für den elektronischen Austausch der Katalogdaten. Die Wahl fiel auf SAP Exchange Infrastructure (SAP XI), eine Lösung der Technologie-Suite SAP NetWeaver. Ein wesentliches Entscheidungskriterium war die Zukunftssicherheit, wie Jürgen Bechtel betont: “Mir war es wichtig, dass wir mit SAP XI außer der Katalogerstellung künftig auch noch andere Aufgaben bewältigen können. Dazu zählt unter anderem die Konsolidierung unserer Schnittstellenlandschaft.” Da Mennekes SAP R/3 als strategische Lösung nutzt, war die problemlose Integration der ERP-Software mit SAP XI ein weiteres Argument. “Wir sind sicher, unsere Anforderungen mit SAP-Software am besten lösen zu können”, hebt Jürgen Bechtel hervor.

Projektabschluss im Termin- und Kostenrahmen

Mennekes beauftragte die All For One Systemhaus AG damit, eine Lösung zur Katalogerstellung auf Basis der SAP Exchange Infrastructure zu erstellen und zu implementieren. Dabei galt es zunächst, die Klassifizierung nach ETIM in SAP R/3 einzupflegen. Die hierfür notwendigen Klassifizierungstools sind im SAP-Standard enthalten. Schließlich wurde SAP XI auf einem eigenen Server installiert. Das Projekt nahm nur wenige Wochen in Anspruch und ließ sich termin- und kostengerecht abschließen.
Seit dem Produktivstart der Lösung im August 2003 erzeugt Mennekes die für die Kataloge relevanten Produktdaten nach der ETIM-Klassifikation. Die Daten aus SAP R/3 werden automatisiert von SAP IDOC ins Übertragungsformat BMEcat umgewandelt. Zu jedem Produkt sind detaillierte Textinformationen, Bilder und Zeichnungen hinterlegt. Mit Hilfe von SAP XI lassen sich sämtliche Daten sicher verschicken. Damit stellt Mennekes seinen Geschäftspartner die Daten so zur Verfügung, dass sie diese direkt in ihr System übernehmen können.
Die Lösung bietet Mennekes außerdem den wichtigen Vorteil, für jeden Kunden quasi auf Knopfdruck individuelle Preise mit unterschiedlichen Konditionen auszuweisen. Bislang war dies nur mit hohem Aufwand möglich. Nun machen durchgängig elektronische Geschäftsprozesse manuelle Arbeiten überflüssig. “Unsere Großhändler, die bereits Daten nach den neuen Standards verarbeiten, sind sehr zufrieden mit dem vereinfachten Verfahren und der Qualität der Informationen”, berichtet Jürgen Bechtel über die erste Resonanz der Kunden.

Das große Plus sind offene Standards

“SAP XI basiert auf einer offenen Architektur und bedient sich offener Standards”, erläutert Jochen Kleimann, Projektleiter beim Systemhaus All for One, die technologischen Eigenschaften der Lösung. “Die Fähigkeit von SAP XI, gemeinsame betriebswirtschaftliche Semantik wie Integrationsszenarien, Mappings und Schnittstellen zu erfassen, zu speichern und anzuzeigen, vereinfacht es wesentlich, interne und externe Komponenten zusammenzuführen.”
“Unsere Erwartungen haben sich voll und ganz erfüllt. Die Kombination von SAP R/3 und SAP Exchange Infrastructure gewährleistet die Abbildung der Produktklassifikation nach ETIM im SAP R/3-Standard und die Konvertierung von SAP IDOC nach BMEcat”, bilanziert Jürgen Bechtel. Und er zeigt die Zukunftsperspektive auf: “Das Katalogdaten-Projekt war der Auftakt zur Konsolidierung unserer Schnittstellenlandschaft. Denn mit SAP R/3 und der Integration durch SAP XI benötigen wir kein zusätzliches System, um die Katalogdaten im entsprechenden Format zu erzeugen und zu versenden. Wir werden nun schrittweise weitere Schnittstellensysteme ablösen.” An vorderster Stelle steht der Austausch von Belegdaten via EDI (Electronic Data Interchange). Zurzeit erfolgt dieser Datenaustausch über einen an SAP R/3 angebundenen EDI-Konverter. Ziel ist es, Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferavise künftig direkt über SAP XI an die Geschäftspartner zu versenden.

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