Keine Angst vor dem Unbekannten

Feature | 16. Mai 2007 von admin 0

Gespannt verfolgte Anfang 2006 der Rest des Bayer-Konzerns die Aktivitäten des Geschäftsbereichs Bayer HealthCare. Die nordamerikanische Gesellschaft hatte soeben ein ehrgeiziges Projekt in Angriff genommen: Das Upgrade von SAP R/3 und mehreren Legacy-Systemen auf SAP ERP 2005. Zudem stand parallel die Implementierung von SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI) sowie ein Releasewechsel bei SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) auf der Liste.
Natürlich durfte für das Upgrade der laufende Geschäftsbetrieb nicht unterbrochen werden. „Es war, wie wenn man bei einem Airbus während des Flugs das Triebwerk austauscht“, vergleicht Scott Petrak, Direktor des North America Information Technology Department der Bayer Corporate & Business Services (BCBS), einem internen Dienstleister, der unter anderem die Unternehmens-IT, das Finanzwesen und die Personalwirtschaft für Bayer HealthCare und weitere Bayer-Gesellschaften in den USA betreut. Das Projekt ist weltweit von Bedeutung, da andere Bayer-Töchter ebenfalls auf SAP ERP 2005 umsteigen und von den Erfahrungen der nordamerikanischen Kollegen profitieren sollen.
Das Upgrade verlief reibungslos, der vergleichsweise enge Zeitplan von sieben Monaten wurde eingehalten. Petrak führt dies auf eine sorgfältige Planung im Vorfeld, erfahrene Mitarbeiter bei Bayer HealthCare und BCBS sowie die Unterstützung von SAP Ramp-Up zurück. Mit dem Programm verschafft SAP ausgewählten Kunden frühzeitig Zugriff auf neue Anwendungen oder Innovationen und stellt den Unternehmen hierfür „Coaches“ zur Seite, um Kosten und Risiko zu minimieren. „Mit SAP Ramp-Up hatten wir die zusätzlichen personellen Ressourcen, die unerlässlich dafür waren, die Implementierung rasch über die Bühne zu bringen“, so Petrak.

Weltweite SAP-Lösungen modernisieren

Die Entscheidung für das Upgrade fiel 2005, als Bayer feststellte, dass die Wartungsverträge der zahlreichen SAP-R/3-Lizenzen weltweit in den kommenden Jahren auslaufen würden. Anstatt zu verlängern, erstellte der Konzern einen Roll-out-Plan, um die verschiedenen Regionen und die zugehörigen Geschäftsbereiche schrittweise auf SAP ERP 2005 zu überführen. Von dieser Planung ist also nicht nur Bayer HealthCare betroffen, sondern etwa auch Bayer Material Science, Bayer CropScience und verschiedene Dienstleistungs-Bereiche. Bayer HealthCare entschloss sich, bei den Roll-outs in den USA, denen sich entsprechende Projekte in Europa anschließen, mit einem engen Zeitplan die Vorreiterrolle zu übernehmen.
Bayer HealthCare besteht aus den Sparten Animal Health, Pharmaceuticals, Hematology/Cardiology, Consumer Care und Diabetes Care. Drei dieser Geschäftsbereiche in den USA arbeiten auf einer zentralen Instanz von SAP R/3 4.6b, die beiden anderen bedienen sich SAP R/3 4.0B und einer Legacy-Mainframe-Anwendung. „Bayer HealthCare will diese Anwendungen bis 2009 US-weit nach SAP ERP 2005 überführen – beginnend mit SAP R/3 4.6b“, erläutert Petrak das Vorhaben näher.

Vorteil SAP Ramp-Up

Bereits ein halbes Jahr vor dem Projektstart nahm Bayer HealthCare eine intensive Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von SAP Ramp-Up auf. Es galt, den Projektumfang genau festzulegen und bereits im Vorfeld eventuelle technische Hürden zu identifizieren. In dieser Vorbereitungsphase traf Bayer HealthCare auch die wichtige Entscheidung, das Projekt als rein „technisches“ Upgrade anzugehen, mit der Installation von SAP ERP 2005 als Ziel. Spezifische Anpassungen oder auch Erweiterungen – etwa die Implementierung von SAP NetWeaver Portal – wurden auf später vertagt. Mit dieser Strategie wurde zum einen das Risiko für den operativen Betrieb minimiert, zum anderen war damit klar, dass der Zeitplan eingehalten werden konnte.
Mit SAP Ramp-Up erhielt Bayer SAP ERP 2005 fünf Monate vor der allgemeinen Marktfreigabe. Der Konzern konnte daher bereits sehr früh wichtige Planungen und Pilottests durchführen und hatte somit das Upgrade bereits zur Hälfte erledigt, bevor die Mitbewerber auf das Produkt zugreifen konnten.
Wie viele andere Unternehmen auch hatte Bayer zu Anfang eine gewisse „Angst vor dem Unbekannten“, so Petrak. „Wir wussten nicht, was das Upgrade und die neue Funktionalität für die Anwender bedeuten würde.“ Bayer erstellte daher eine Testumgebung, in der Experten des technischen Teams einen Monat lang die Unterschiede von SAP ERP 2005 und SAP R/3 genau unter die Lupe nahmen – um auf diese Weise mögliche Auswirkungen der geänderten Benutzeroberfläche und Funktionalität zu antizipieren. „Wir fanden zu unserer großen Freude heraus, dass sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich geändert hatte – einige vertauschte Buttons, das war alles. Damit war auch klar, dass sich unsere SAP-R/3-Anwender für ihr Tagesgeschäft nicht an gravierende Änderungen gewöhnen mussten.“

Hilfestellung vom „Coach“

Um die Fragen zu klären, die während des Upgrades auftauchten, stand der SAP-Ramp-Up-Coach zu etwa 60 Prozent in Nordamerika bereit, die restlichen 40 Prozent seiner Zeit verbrachte er in den europäischen Geschäftsbereichen von Bayer. „Es war ein Riesensprung von SAP R/3 4.6b auf SAP ERP 2005, daher war der SAP-Ramp-Up-Coach für uns unverzichtbar. Entweder er hat auf unsere Fragen direkt geantwortet oder sie an die SAP-Organisation weitergeben, von wo aus uns dann die entsprechenden Fachleute weiterhalfen“, blickt Petrak zurück.
Der SAP-Ramp-Up-Coach hat darüber hinaus mitgeholfen, bei Bayer HealthCare SAP NetWeaver Exchange Infrastructure einzuführen, weil die Sparte Animal Health nicht weiter mit ihrer veralteten Middleware arbeiten wollte. Bayer hat zudem begonnen, seine Data-Warehouse-Lösung mit einem Update von SAP NetWeaver Business Intelligence 2.0B auf Version 7.0 auf den aktuellen Stand zu bringen.
„Ich weiß nicht, wie wir den Umstieg ohne den Coach hätten schaffen sollen“, bekennt Petrak. „Es gab einfach viele knifflige Situationen während des SAP-ERP-Upgrades, der Installation von SAP NetWeaver XI und des Updates von SAP NetWeaver BI, in denen er wusste, wen er am SAP-Hauptsitz in Walldorf anrufen musste. Das war essentiell, den schließlich waren die Installationsleitfäden für uns als Ramp-Up-Kunde noch nicht so ausgereift. Der Ramp-Up-Coach hat dafür gesorgt, dass SAP unsere Fragestellungen prompt gelöst hat.”

Informationen aus der internen SAP-Datenbank

Als Teilnehmer des SAP-Ramp-Up-Programms hatte Bayer auch Zugang zu Informationen über mehr als ein Dutzend Programme von Drittanbietern, bei denen mit dem Wechsel von SAP R/3 auf SAP ERP ebenfalls Testaufwand oder gar ein Upgrade anstanden. Petrak und sein Team hatten in mehreren Fällen versucht, bei wichtigen Fragestellungen im direkten Kontakt mit den Drittanbietern für Klarheit zu sorgen, die teils jedoch nur unzureichende Antworten geben konnten.
Hier halfen die internen SAP-Datenbanken weiter; sie gaben beispielsweise Aufschluss darüber, welche Upgrades bei welchem Produkt erforderlich waren. „Wenn es in diesen Datenbanken hieß, eine Third-Party-Anwendung müsse wegen des Wechsels auf SAP ERP 2005 aktualisiert werden, konnten wir ziemlich sicher sein, dass das auch stimmt.“
Auf Basis der modernisierten SAP-Infrastruktur kann Bayer HealthCare nun in weiteren Phasen eine Portal-Lösung, ein Product-Lifecycle-Management oder Planungs-Werkzeuge aus dem SAP-Portfolio aufsetzen. Doch zweifellos liegt der größte Gewinn darin, dass das Projekt bei Bayer HealthCare in den USA dank des guten Zusammenspiels der Geschäftseinheit, der BCBS und von SAP Ramp-Up dem Gesamt-Konzern als Vorbild dient – zur Nachahmung empfohlen.

Alan Joch

Alan Joch

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