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Keine Drittsysteme mehr nötig

Feature | 6. Februar 2014 von Bernd Morell, KGS Software GmbH & Co. KG 0

Wer sich mit Dokumentenverwaltung im SAP-Kontext beschäftigt, hat seit jeher zwei grundsätzliche Optionen: Einsatz des SAP Content Servers oder die Anbindung von ECM-/Archivsystemen über ArchiveLink. In dem Maße, wie sich in den letzten Jahren die Speichertechnologien weiterentwickelt haben, werden solche funktionsreichen Drittsysteme nun mehr und mehr unnötig.

Dokumentenanzeige und die Verwaltung der fachlichen Metadaten können inzwischen komplett über SAP stattfinden, während Speicherung und Medienverwaltung einem hierfür optimierten Hierarchischen Speicher-Management-System übertragen werden.

Der SAP Content Server als SAP-eigenes, kostenloses Produkt legt Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem Content Adressed Storage (CAS)-System. Für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb ist er jedoch nicht konzipiert. Deshalb hat sich ein Großteil der SAP-Anwender – nach Beobachtungen der KGS zwischen 70 und 80 Prozent – mittlerweile mit der Anbindung von ECM-Systemen beschäftigt.

Solche klassische Archivsysteme (oder DMS/ECM) wurden ursprünglich über den SAP-Kontext hinaus für die Archivierung beliebiger prozessbezogener Dokumente konzipiert. Sie vereinen deshalb umfangreiche Komponenten zur Ablageverwaltung – wesentlich breiter als SAP es benötigt – und stellen sich gegenüber SAP als „Black Box“ dar.

Wem Zugriff, Metadaten und Berechtigung obliegen

Störend dabei sind vor allem die Frage des Zugriffs und die Metadatenverwaltung – beides Funktionen, die das Archivsystem für sich beansprucht. Der Zugriff auf SAP-bezogene Dokumente über das Archiv ist aber nicht notwendig, denn im SAP-GUI steht bereits ein funktionsstarker Viewer zur Dokumentenansicht zur Verfügung. Um den vollen Archivumfang zu nutzen, ist es außerdem notwendig, dass das Archiv die für eine Recherche notwendigen Metadaten kennt und auch das Berechtigungssystem zum Einsatz kommt. Hier muss es zwangsläufig zu Konflikten mit SAP kommen, welches sowohl Metadatenverwaltung wie auch das Berechtigungsthema für sich beansprucht. Fazit: Klassische Archiv-, DMS- und ECM-Systeme lassen sich nur dann optimal nutzen, wenn die dort integrierte Metadatenverwaltung und Berechtigungslogik sowie der eigene Client genutzt werden.

Ein neuer, auf die SAP-Archivierungsanforderungen zugeschnittener Archivansatz ist also gefragt. Er führt weg von der traditionellen SAP-Dokumentenarchivierung mit Drittsystemen und benötigt stattdessen nur noch eine Middleware zwischen SAP und Hierarchischem Speicher-Management (HSM). Voraussetzung sind Veränderungen bei den Speichersystemen, die sich in den letzten Jahren ergeben haben.

Ursprünglich verwenden Archivsysteme für die Speicherung Optische und Magneto-Optische Speichermedien, zum Beispiel Jukeboxen (Wechselsysteme für optische Datenträger). Für diese Geräte gab es damals keine allgemeingültigen Treiber. Dies führte dazu, dass jedes Archivsystem seinen eigenen Treiber implementierte und auch bei der Ablage nicht auf Standards wie File-Systeme setzen konnte, sondern die Medien in eigenen Formaten und Ablagelogiken beschrieb.

Wie hierarchische Managementsysteme (HSM) den Weg zu neuen Archivkonzepten öffnen

Moderne HSM-Systeme dagegen fungieren als eigene Infrastruktur-Komponente, losgelöst von der Zentraleinheit Server oder Archivsystem. Sie sind in der Lage, unterschiedlichste Medien (Tape Libraries oder andere Speicherklassen wie SAN/NAS) zu verwalten, stellen standardisierte File-System-Schnittstellen bereit und ermöglichen Replikationsszenarien sowie Datenmigrationen. Nahezu alle SAP-Anwender beschäftigten sich derzeit mit der Anschaffung solcher HSM-Systeme bzw. haben sie bereits eingeführt. Weil auf HSM-Systeme als Infrastrukturkomponente nur von führenden Anwendungen wie SAP zugegriffen wird, obliegt diesen auch gesamte Berechtigungssteuerung. Dasselbe gilt für die Verwaltung der für die Suche notwendigen Metadaten, diese werden ausschließlich über SAP als führende Anwendung verwaltet.

Worin die neue Archivierungsphilosophie besteht

Das öffnet den Weg für eine neue Archivierungsphilosophie. Sie fußt darauf, dass jedes System nur das leistet, wofür es bestimmt wurde und sich für alle übrigen Aufgaben der dafür optimierten Systeme bedient. Im Fall der SAP-Archivierung sind dies die Unterstützung der standardisierten Schnittstelle ArchiveLink, die performante Verwaltung der zur Ablage und zum Zugriff notwendigen Metadaten und die optimierte Ansprache der für die Speicherung genutzten Speichersysteme. Kurz gesagt: Archivsysteme für SAP brauchen damit eine nur vereinfachte Architektur und können auf einen Großteil der üblichen Funktionen verzichten.

Genau nach diesem Muster ist SAP im Grunde auch konzipiert: Für das ERP-System stellt ein Archiv ausschließlich eine Datensenke im Sinne eines externen Datenspeichers dar. Der Zugriff auf „ausgelagerte“ Daten und Dokumente findet über einen so genannten Primärschlüssel statt, alle für eine Suche notwendigen Metadaten werden innerhalb von SAP als führendem System verwaltet. So besteht keine Notwendigkeit eines SAP-unabhängigen Dokumentenzugriffs; ein Archivsystem mit eigener Logik zur Metadatenverwaltung und eigenem Berechtigungssystem wird nicht mehr benötigt.

Wie sich die Aufgabenteilung zwischen SAP und Archiv verschiebt

Dies kommt einem Paradigmenwechsel bei der Archivierung gleich: Eine Middleware konzentriert sich nur noch auf die optimierte Verwaltung der technischen Metadaten (Archivdatum, Aufbewahrungszeit) und überlässt die fachlichen Metadaten wie Kundenname, Kundennummer, Rechnungsnummer etc. dem SAP-System. Die Schnittstellen zu den Daten- und Dokumentenquellen (z. B. SAP), die eigentliche Speicherung  und Medienverwaltung überträgt die Middleware dem hierfür optimierten HSM-System.

Die Vorteile für den SAP-Anwender: Vorhandene Speichersysteme werden besser ausgenutzt, die Komplexität der Anwendungen sinkt und das Unternehmen spart Hardware, da schlankere Archive weniger Ressourcen benötigen: Bei traditionellen Archivsystemen ist stets eine zusätzliche Datenbank zur Ablage der Metadaten nötig; dies entfällt beim neuen Ansatz. Es verbessern sich außerdem die Zugriffsgeschwindigkeiten, da allein das Speichersystem hierfür optimiert werden muss. Sie liegen beim direkten Zugriff auf das HSM bei deutlich unter einer Sekunde pro Dokument – ein Wert, der bei traditionellen Archivsystemen fast immer überschritten wird.

Warum gerade der klassische SAP-Anwender von HSM profitiert

Da eine rechtssichere Archivierung bestimmter Dokumentarten inzwischen gesetzlich vorgeschrieben ist, ist die neue Archivierungsart im Prinzip für Unternehmen jeder Größenordnung interessant, unabhängig von der zu archivierenden Dokumentenmenge.  Entscheidend ist vielmehr die SAP-Durchdringung des Unternehmens. Firmen mit nur einzelnen Modulen im Einsatz beschäftigen sich mit dem Thema Dokumentenarchivierung, auch auf traditionelle Weise, in der Regel gar nicht. Der klassische SAP-Anwender hingegen setzt sein System flächendeckend ein und hat bereits HSM-Infrastrukturen etabliert. Für ihn also wird der neue Archivansatz interessant. Als Richtgröße aus der Praxis lässt sich hier eine Zahl von rd. 50 SAP-Arbeitsplätzen nennen.

Foto: Shutterstock

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