Korrekte Adressdaten sicherstellen (1)

Feature | 14. April 2003 von admin 0

Unternehmen sind auf gültige Adressdaten angewiesen, sei es für Rechnungen und Versandetiketten bis hin zu Massenmailings. Denn falsch etikettierte oder doppelte Lieferungen können im Hinblick auf zusätzliche Kosten und Ressourcen sowie verärgerte Kunden teuer zu stehen kommen. Unternehmen mit einer SAP-R/3 3.x-Umgebung verwalten Adressen mit anwendungsspezifischen Lösungen. Jede dieser Lösungen besitzt andere Datenstrukturen und ein anderes optisches Erscheinungsbild. Dies erschwert es, über die einfachsten Formen der Adressprüfung hinauszugehen und umfassendere Prüfungen von Postanschriften oder Dublettenprüfungen einzubinden. Denn diese Prüfungen müssen auf die jeweiligen Anwendungen zugeschnitten sein.

"Debitor ändern: Allgemeine Daten"

"Debitor ändern: Allgemeine Daten"

Das Central Address Management (CAM), das seit Release 4.0 allgemein verfügbar ist, bietet ein Funktionsspektrum, das Entwicklern und Administratoren eine zentrale Steuerung der Adressprüfung ermöglicht. CAM bietet dazu drei Verfahren, mit der sich die Plausibilität einer Adresse sowie Adressen gegen Orts- und Straßenverzeichnisse prüfen lassen. Dies kann über eine Funktion im CAM-Standardsystem und/oder über Lösungen von Drittanbietern (ab Release 4.6) erfolgen, die CAM über offene Schnittstellen – die so genannten “Business Add-Ins” (BAdIs) – unterstützt. Diese Lösungen bieten erweiterte Funktionalität wie beispielsweise postalische Prüfung, fehlertolerante Suche und Dublettenprüfung. Ab SAP Web Application Server 6.10 wurde CAM in “Business Address Services” (BAS) umbenannt. Die Rolle der BAS im SAP-System sowie das SAP-Engagement für die Zufriedenheit der internen und externen Kunden werden mit dem neuen Namen besser dargestellt. Die in diesem Artikel beschriebene Funktionalität steht sowohl in CAM als auch in BAS zur Verfügung. Obwohl vorwiegend die Bezeichnung “BAS” verwendet wird, sind “BAS” und “CAM” hier gleichbedeutend.

Weit verbreitet und äußerst nützlich

BAS werden bereits von zahlreichen Anwendungen genutzt, darunter SAP Business Partner, mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM), SAP Business Information Warehouse (SAP BW), SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO) und viele andere Anwendungen in SAP R/3, SAP R/3 Enterprise und der mySAP Business Suite. Darüber hinaus bieten die BAS Funktionen, die Änderungsbelege und Änderungszeiger, Archivierungsklassen, SAPscript und Smart Forms (Adressfenster in Formularen), SAPphone und SAPconnect unterstützen. Dem Endbenutzer stellen sich die BAS in Form von Dialogbildern dar, die ihm dabei helfen, Adressdaten in verschiedenen Anwendungen zu erfassen oder zu ändern.

Features und Funktionen

Features und Funktionen

BAS-Funktionsbausteine ermöglichen es der Anwendung, die Adressen für das zugehörige Anwendungsobjekt in BAS-Tabellen zu speichern. Die Adressdaten werden zusammen mit den Anwendungsdaten aktualisiert. Entwickler und Administratoren müssen sicherstellen, dass die in den BAS gespeicherten Adressdaten aktuell und korrekt sind. Fehler schleichen sich bei den unterschiedlichsten Gelegenheiten in Adressdaten ein: Benutzer können falsche Abkürzungen, Postleitzahlen oder Straßenadressen eingeben. Schreibfehler grassieren, insbesondere dann, wenn es um Eigennamen wie Straßen- und Ortsnamen geht. Informationen können veralten, beispielsweise durch Eingemeindungen, neue Straßenverzeichnisse im Zusammenhang mit Neubauprojekten und Änderungen von Postleitzahlen.
Anwender sollten also die in den BAS gespeicherten Adressdaten regelmäßig aktualisieren, abhängig davon, wie oft sie neue Referenzdaten erhalten. Die BAS bieten eine umfassende Flexibilität, Funktionalität und Unterstützung, um vollständige, korrekte und aktuelle Adressdaten von zentraler Stelle zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Änderungen und Ergänzungen nur einmal vorgenommen werden müssen und damit für alle Anwendungen zur Verfügung stehen, die diese Komponente nutzen.

Drei Methoden für die Adressprüfung

BAS unterstützt drei Methoden für die Adressprüfung:

  • Einfache Plausibilitätsprüfungen: Die BAS führen diese Prüfungen automatisch durch. Der Benutzer muss lediglich bestimmte länderspezifische Einstellungen anpassen. Diese gewährleisten, dass etwa bei der Prüfung von Postleitzahlen die richtigen Regeln angewandt werden (die meisten Standardeinstellungen werden von SAP geliefert).
  • Prüfung der Adressdaten gegen die Referenzdaten in der SAP-Regionalstruktur: Dieser Schritt ist optional. Um diese Form der Adressprüfung zu aktivieren, ist es notwendig, die ohne Inhalt gelieferten Tabellen der Regionalstruktur zu füllen. Sind die jeweiligen postalischen Dateien in die Tabellen geladen, muss lediglich ein Kontrollkästchen namens “Ortsdatei aktiv” in den länderspezifischen Einstellungen aktiviert werden.
  • Spezielle Drittanbieter-Lösungen zur Prüfung von Postanschriften, zur automatischen Adressvalidierung, zur Dublettenprüfung und zur fehlertoleranten Suche: Die Business-Add-Ins (BAdIs) ADDRESS_CHECK und ADDRESS_SEARCH werden seit SAP R/3 4.6 mit dem System ausgeliefert. Sie erlauben es Partnern, ihre Produkte mit den BAS zu integrieren. SAP arbeitet mit führenden Unternehmen der Branche zusammen, um integrierte Lösungen zur Prüfung von Postanschriften, zur automatischen Validierung von Adressen, zur Dublettenprüfung und zur fehlertoleranten Suche zu zertifizieren. Die BAdIs sind verfügbar, sobald eine Implementierung aktiv ist. Bei manchen BAdIs, zum Beispiel ADDRESS_UPDATE, ist eine Mehrfachnutzung möglich. Dies ist beim BAdI ADDRESS_CHECK allerdings nicht sinnvoll. Eine Implementierung des BAdI “möchte” zentrale Felder der Adresse ändern, etwa den Ort oder die Postleitzahl. Da die Basistechnologie keine Reihenfolge vorgibt, in der die verschiedenen Implementierungen desselben BAdI aufgerufen werden, wäre das Ergebnis zweier aufeinander folgender Aufrufe verschiedener Implementierungen unvorhersehbar. Deshalb ist das BAdI ADDRESS_CHECK nicht als mehrfach nutzbar gekennzeichnet. Eine aktive Implementierung für verschiedene Filterwerte ist aber möglich. Der ISO-Code des in der Adresse angegebenen Landes dient als Filtertyp. Aufgrund dieser Filterung lassen sich verschiedene Drittanbieter-Tools in einem global genutzten System einsetzen.

Die Plausibilitätsprüfung steht dem Anwender sofort zur Verfügung. Es liegt beim Anwender zu entscheiden, ob zusätzliche Prüfungen eingesetzt werden sollen – etwa Prüfungen gegen die SAP-Regionalstruktur, Prüfungen über Drittanbieter-Tools oder alle drei Prüfungen. Da für die Plausibilitätsprüfung keine postalischen Referenzdaten und keine Drittanbieter-Software erworben werden müssen, ist es sinnvoll, diese Methode einzusetzen. Gemessen an den Kosten, die durch falsche Adressdaten verursacht werden, ist sie sicherlich ihr Geld wert. Natürlich fallen für die Prüfung von Adressdaten gegen die der Regionalstruktur und/oder für Drittanbieterlösungen zusätzliche Kosten an.
Die Frage, ob diese erweiterten Methoden zur Adressprüfung die damit verbundene Zeit, den Aufwand und die Kosten rechtfertigen, muss jeder Anwender für sich selbst beantworten – je nach Umfang und Bedeutung der Adressdaten in seinem System.

Einfache Plausibilitätsprüfungen

Die einfachste Methode ist die Prüfung der Plausibilität einer Adresse. Dazu wird der Funktionsbaustein ADDR_CHECK verwendet, den die BAS automatisch aufrufen. Er dient zur Standardprüfung aller eingegebenen Adressdaten und erfordert keine Codeänderungen. Geeignete Einstellungen sind Bestandteil der Standardauslieferung.
Der Funktionsbaustein führt mehrere Plausibilitätsprüfungen durch. Dazu zählt, ob Länge und Format einer Postleitzahl dem Standardformat des jeweiligen Landes entsprechen. Ist etwa “DE (Deutschland)” im Feld “Land” angegeben und eine Angabe in einem Postleitzahlenfeld hat nur vier Stellen, erzeugen die BAS eine Fehlermeldung. Denn die Regel für Postleitzahlen in Deutschland lautet “Länge = 5 exakt einzuhalten, numerisch, lückenlos”. Aufgabe der Administratoren ist es, die Regeln für diese Prüfungen im Rahmen des Customizing für die Ländereinstellungen unter den allgemeinen IMG-Einstellungen festzulegen (Transaktion SPRO).

Adressprüfung gegen Referenzdaten in der Regionalstruktur

Beziehung zwischen BAS und Regionalstruktur

Beziehung zwischen BAS und Regionalstruktur

Die Regionalstruktur lässt sich aktivieren, um Adressinformationen zu prüfen, bevor sie vom SAP-System akzeptiert werden (Gemäß dem Sprichwort: “Angriff ist die beste Verteidigung”). Der Administrator passt die BAS an, um die Eingabedaten des Benutzers mit den zentralen Referenzdaten aus der Regionalstruktur zu vergleichen. In den Tabellen der Regionalstruktur sind Postleitzahl, Ort und Straßendaten gespeichert. Da die Tabellen der Regionalstruktur ohne Inhalt geliefert werden, muss der Administrator die benötigten Daten über die LSM-Workbench (Legacy System Migration) laden. (Details unter Hinweis 132948)

Nützliche Hinweise

Nützliche Hinweise

Die BAS prüfen die Eingabedaten des Benutzers gegen die Daten, die in den Tabellen der Regionalstruktur gespeichert sind. Versucht ein Benutzer Adressdaten (etwa einen Straßennamen) einzugeben, die nicht in den Referenzdaten der Regionalstruktur-Datenbank enthalten sind, wird er darüber informiert. Er kann eine solche Adresse im Dialog akzeptieren. Das System kennzeichnet diese Daten als von den Referenzdaten abweichend. Sie können vierteljährlich abgeglichen werden. Wenn die Referenzdaten die Zuordnung von Postleitzahlen zu Straßen enthalten, ist die Prüfung “PLZ auf Straßenebene” zu aktivieren. Für jeden Ort gibt es ein entsprechendes Kennzeichen in den Referenzdaten. Der Administrator muss jedoch mit der Aktivierung warten, bis alle Referenzdaten vollständig sind. Das gilt natürlich auch für andere Prüfungen.

Prüfungen gegen die Regionalstruktur

Prüfungen gegen die Regionalstruktur

Für Adressdaten, die bereits in das SAP-System gelangt sind, enthalten die BAS einen Prozess, der die gespeicherten Adressdaten nach einem Update der Regionalstruktur aktualisiert. (Siehe Report RSADRLSM02 und Hinweis 132948) Die Prüfung von Adressinformationen in einer Anwendung gegen Informationen, die in der Regionalstruktur gespeichert sind, basiert darauf, dass Anwender die in der Regionalstruktur gespeicherten postalischen Referenzdaten aktualisieren. Dies sollte ebenfalls regelmäßig geschehen. In Release 4.0 und 4.5A müssen die Daten der Regionalstruktur einzeln geändert werden. In Release 4.5B können Anwender den Report RSADRLSM02 für den automatischen Import von Massendaten verwenden. (Details unter Hinweis 132948)
Wie sich Drittanbieter-Tools für Adressprüfungen einsetzen lassen beschreibt der zweite Teil dieses Artikels.

Weitere Informationen

Im SAPNet ist unter www.sap.com/partners/software/directory/ eine Liste der von SAP empfohlenen Partner verfügbar. Auf dieser Site ist als Suchoption “By Advanced Query” zu wählen. Im Feld “By Software Category” wird eine Dropdown-Liste mit Softwarekategorien angezeigt. Die Suche wird unter “Business Address Services” gestartet.
Viele Hinweise zu den BAS finden sich in den SAP-Release-Infos. Es gibt BAS-Infos zu den Releases 4.0A, 4.5A und 4.6B. BAS-Infos für die Releases 4.0A, 4.5A, und 4.6B sind im Menü “Hilfe -> Release-Infos”, Option “Gesamtliste ab Release 4.0” verfügbar.
Der SAP Service Marketplace (http://service.sap.com/bas) bietet ebenfalls zahlreiche Informationen zur SAP-Adressverwaltung, darunter Dokumentation, Präsentationen, E-Learning-Materialien sowie Informationen zur Drittanbieter-Tools, Anbietern und Links zum SAP-Partnerprogramm.

Danksagung

Ich bedanke mich beim Entwicklungsteam der Business Address Services für seine Unterstützung beim Schreiben dieses Artikels. Äußerst wertvoll war insbesondere die Unterstützung von Toralf Grossmann.

Quelle: SAP Professional Journal

Wolf Hengevoss

Wolf Hengevoss

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