Durchblick dank doppelter Buchführung

Feature | 27. Juni 2007 von admin 0

Öffentliche Verwaltungen müssen umdenken: Bürger und Wirtschaft fordern mehr Transparenz in der Arbeit und im Vermögensbestand ihrer Kommune. Dafür reicht allerdings der über Jahrzehnte bewährte Rechnungsstil der Kameralistik nicht aus. Sie gibt zwar Aufschluss darüber, ob Geld- und Sachmittel ordnungsgemäß verwendet wurden, sagt aber wenig über die Ergebnisse aus. Anders bei der Doppik: Mit Hilfe der Erfolgsrechnung macht die doppelte Buchführung das Jahresergebnis von Kommunen als Saldo von Aufwendungen und Erträgen auf einen Blick ersichtlich. Gleichzeitig berücksichtigt das Verfahren auch Vermögenswerte, die erst später zu Zahlungen führen, zum Beispiel Pensionen oder Instandsetzungen. Außerdem wird sparsames und nachhaltiges Wirtschaften belohnt: Mit Hilfe des doppischen Verfahrens können nicht genutzte Finanzmittel problemlos in das neue Fiskaljahr übertragen werden und müssen nicht, wie bisher, kurz vor Jahresschluss noch rasch „verpulvert“ werden.

Angesichts dieser Vorteile stehen viele Kommunen jetzt vor der Herausforderung, ihre Buchführung auf die Doppik umzustellen. Das Land Hessen rief dafür ein Modellprojekt namens „Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem“ (NKRS) ins Leben. Es hat vier Ziele: das öffentliche Vermögen zu dokumentieren, intergenerative Gerechtigkeit zu schaffen, also den Ressourcenverbrauch einer Periode durch Erträge aus derselben Periode zu decken, die Zahlungsfähigkeit der Kommunen zu sichern und das Budgetrecht der Vertretungskörperschaft (Kreistag, Stadt- oder Gemeinderat) zu gewährleisten. Inzwischen verpflichtet eine Änderung der Hessischen Gemeindeordnung die Kommunen des Landes, bis 2009 auf das doppische Buchungssystem oder eine erweiterte Kameralistik umzusteigen.

In 16 Monaten zur modernen Verwaltung

Ein Vorreiter in Sachen NKRS ist die Stadt Frankfurt am Main, die ihre Verwaltungsbuchführung bereits Anfang 2007 auf die Lösungs-Suite SAP for Public Sector umgestellt hat. Mit der Implementierung reagierte die Stadt nicht nur auf die gesetzlichen Vorgaben, sondern modernisierte auch ihre in die Jahre gekommene heterogene IT-Landschaft. Neben einer selbst programmierten Software für die kameralistische Verwaltungsbuchführung und das Einnahmemanagement wurden im Jugend- und Sozialbereich sowie in der Finanzbuchhaltung mehrerer Ämter unterschiedliche Anwendungen eingesetzt. Angesichts eines Haushaltsvolumens von rund drei Milliarden Euro war vor allem die veraltete Hard- und Softwareausstattung der kameralistischen Buchführung problematisch, die sich nur noch mit hohem Aufwand betreiben ließ.

Im Herbst 2005 startete das Doppik-Projekt der Stadt Frankfurt mit einem ehrgeizigen Zeitrahmen: Bis Ende 2006 – nach 16 Monaten also – sollte es abgeschlossen sein. Zur Unterstützung holten sich die Projektverantwortlichen das Know-how des IT-Beratungsunternehmens CSC ins Haus, das die Neuausrichtung der Buchführung leitete und SAP for Public Sector mit der SAP-Musterlösung „Integrierte Doppik“ implementierte. Dabei arbeitete CSC eng mit der SAP AG und der arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH zusammen. CSC war für die Implementierung verantwortlich, SAP steuerte das Know-how zum Verfahren bei und arf übernahm die betriebswirtschaftliche Beratung.

Neue Strukturen im Rechnungswesen

Die besondere Herausforderung des Projekts bestand darin, die bisherigen Buchungsanwendungen abzulösen und einen reibungslosen Übergang auf die neue Lösung zu gewährleisten. Sämtliche Anwendungen und Prozesse, aber auch das Berichtswesen sollten stadtweit standardisiert auf einer Plattform laufen. Zugleich galt es, die betriebswirtschaftlichen Strukturen und Abläufe entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zu gestalten. Unter anderem musste das Team die bisherige Haushaltsgruppierung durch einen gesetzlich vorgeschriebenen, einheitlichen Kontenplan ersetzen. Für das Steuerwesen sollten zudem die zahlreichen gewerblichen Betriebe mit unterschiedlichen Steuerkennzeichen in der Software abgebildet werden.

SAP for Public Sector erwies sich hier als die ideale Lösung. Dank ihrer Flexibilität lassen sich die spezifische Anforderungen einzelner Behörden – etwa unterschiedliche Finanzrechungen oder Bewertungen von Altvermögen – unkompliziert abdecken. Außerdem kann die Stadt eine Kosten- und Leistungsrechnung variabel einbinden. Diese Detaillierung der Ergebnisrechnung ermöglicht es den Finanzverwaltern, die Kosten für kommunale Dienste exakt zu ermitteln und Kennziffern für den Vergleich mit anderen Städten zu definieren.

Das Team richtete die gesamte IT-Infrastruktur im Rechnungswesen mit der SAP-Software neu aus und löste die Altsysteme vollständig ab. Darüber hinaus integrierte es die verschiedenen Vor- und Fachverfahren –Steuern, Veranlagungswesen, Jugend- und Sozialhilfe – inhaltlich und technisch. Zu guter Letzt waren sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten aus den Altsystemen zu übernehmen und rund tausend Angestellte der Stadt Frankfurt zu schulen.

Zeitplan und Budgetrahmen eingehalten

Trotz des umfassenden Aufgabenkatalogs wurde der Zeit- und Kostenrahmen des NKRS-Projekts eingehalten. Auch der Produktivstart im Januar 2007 verlief reibungslos. Da CSC die Mitarbeiter der Stadt Frankfurt in die Systemauswahl und Konzeption eingebunden hatte, wird die neue Lösung gut akzeptiert, das Feedback ist positiv.
Durch die Integration von rund 40 Vor- und Fachverfahren sind Prozesse und Berichtswesen nun in der gesamten Stadtverwaltung standardisiert. Außerdem vereinfacht die Applikation SAP Public Sector Collection and Disbursement (SAP PSCD) das Kassen- und Einnahmemanagement in Frankfurt. Sie unterstützt sämtliche Aufgaben einer Kasse in der öffentlichen Verwaltung und bearbeitet das hohe Belegvolumen äußerst effizient.

Ein großer Schritt in Richtung Zukunft

Um die Aufgaben in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung zu bündeln, hat die Kommune eine zentrale Organisationseinheit „Externes Rechnungswesen und SAP Competence Center“ etabliert. Es wird unter anderem periodische Abschlüsse sowie die Konzernbilanz erstellen und das neue Verfahren weiterentwickeln.
Die doppelte Buchführung hat sich in Frankfurt hervorragend bewährt. Die Verwaltung kann nun auch strategisch-politische Ziele definieren, rechtzeitig feststellen, ob sie erreicht werden, und bei Bedarf gegensteuern. Die Stadt hat mit ihrem SAP-Projekt in fachlicher wie auch in technischer Hinsicht einen großen Schritt in Richtung Zukunft getan.

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