Mehr Ertrag durch Ausgabenkontrolle

Feature | 9. August 2004 von admin 0

Viele Unternehmen ergreifen die strategische Initiative, durch stärkere Überwachung ihrer Ausgaben ertragreicher zu werden. Das zeigt sich auch an der wachsenden Bedeutung, die der Rolle des Einkaufsleiters (Chief Procurement Officer – CPO) zukommt. Der Kernsatz, wonach Einsparungen durch niedrigere Einkaufspreise direkt und positiv auf die Profitabilität wirken, lässt sich in der Praxis schwieriger umsetzen, als es zunächst scheinen mag. Um jedoch eine Ausgabenkontrolle zu erreichen und davon nachhaltig zu profitieren, sind vier Schritte erforderlich. Zunächst müssen die Unternehmen ein klares Bild davon gewinnen, wie sich ihre Ausgaben auf verschiedene Kategorien von Produkten, Dienstleistungen und deren Zulieferer verteilen. Der zweite Schritt ist, darauf aufbauend eine Beschaffungsstrategie für die Kategorien und Zulieferer zu entwickeln. Drittens sollten sich die Unternehmen durch mehr Wettbewerb und Transparenz neue Preisschwellen erschließen, indem beispielsweise Online-Auktionen (Reverse Auctions) im Internet durchgeführt werden. Und schließlich haben die Unternehmen vor allem dafür zu sorgen, dass erzielte Einsparungen durch niedrigere Preise der gesamten Organisation spürbar zugute kommen und dass die unternehmensweiten Einkaufsrichtlinien eingehalten werden.

Beschaffungszyklus

Beschaffungszyklus

Obwohl sie noch nicht lange auf dem Markt sind, konnten Lösungen für E-Sourcing und E-Procurement bereits ihre Wirksamkeit unter Beweis stellen. Sie ermöglichen kurze Beschaffungsprozesse, die weniger Ressourcen verbrauchen, vertragliche Vereinbarungen besser einhalten und etwa dank Online-Auktionen niedrige Preise erzielen. E-Sourcing, um Preise und Lieferbedingungen auszuhandeln, und E-Procurement, Zulieferer anzubinden und die Beschaffung zu standardisieren, funktionieren heute gut als eigenständige Lösungen. Nachhaltige Einsparungen sind jedoch nur zu erzielen, wenn beides miteinander verknüpft wird und eine Integration mit ERP-Lösungen stattfindet, wie zum Beispiel mit dem Finanz- , dem Supply Chain Management sowie den Lieferantenprozessen.

Vollständig integrierter Beschaffungszyklus

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) stellt eine vollständig integrierte Einkaufs-Plattform bereit, mit der die Unternehmen alle beschaffungsrelevanten Zuliefererbeziehungen verwalten können. Basierend auf SAP NetWeaver schließt mySAP SRM den Kreis zwischen E-Sourcing und E-Procurement. Es integriert verschiedene Systeme – ERP, Supply Chain Management und Product Lifecycle Management – und bezieht alle Zulieferer in die Beschaffungsprozesse mit ein. mySAP SRM umfasst den gesamten Beschaffungszyklus von der Strategieentwicklung bis zum eigentlichen Beschaffungsvorgang. Erhebliche Einsparungen werden möglich, wenn bei der Verhandlung neuer Verträge zuverlässige und hochwertige Daten zur Verfügung stehen. Das erlaubt der Einkaufsabteilung, sich mehr um die Verwaltung und Erfüllung der Verträge zu kümmern. Den Einkäufern fällt damit mehr eine strategische Rolle zu. Anstatt den Status von Bestellungen zu überwachen, stellen sie jetzt sicher, dass die Besteller im Unternehmen bei den Beschaffungsvorgängen die bestehenden Verträge einhalten.
Diese Schwerpunktverlagerung von verwaltenden zu strategischeren Aktivitäten beginnt sich auszuzahlen. Werden bereits vorhandene Verträge erneut verhandelt, stehen verlässliche Daten zur Verfügung, aus denen beispielsweise die Menge des im vorherigen Zeitraum verbrauchten Materials sowie die Leistungsfähigkeit der Lieferanten ersichtlich ist. Die Zeitersparnis bei den Verwaltungsprozessen macht es möglich, jetzt genauer die Anforderungen zu definieren, alternative Zulieferer zu beurteilen und bessere Bedingungen auszuhandeln.
mySAP SRM unterstützt den Beschaffungsprozess von der Auswertung der Ausgaben pro Kategorie, der Ermittlung der Vertragseinhaltung und der Leistungsfähigkeit der Lieferanten, der Durchführung von Lieferantenanfragen und Online-Auktionen bis zur Erzeugung und Publikation von Verträgen. Dank der vollständigen Integration mit dem E-Procurement können die Besteller im Unternehmen Güter und Dienstleistungen zu optimal ausgehandelten Preisen aus Katalogen bestellen. Die Preise werden aus den entsprechenden Verträgen abgerufen; anschließend wird eine Bestellung angelegt, genehmigt und an die Zulieferer gesendet.

Zusammenarbeit mit den Zulieferern

Integration

Integration

Die Zusammenarbeit mit den Zulieferern reduziert Risiken und vermeidet zeitaufwendige, kostspielige Fehler. Dank mySAP SRM sind Kooperationen in vielen Formen zu verwirklichen. So lassen sich gemeinsam Spezifikationen und Verträge ausarbeiten. Bei den Bestellungen ist es möglich, sie entweder direkt in das Backend-System des Lieferanten einzugeben oder in einem personalisierten Portal zu hinterlegen, das nur dem Zulieferer zugänglich ist. Der Zulieferer erhält eine Aufforderung, den Eingang der Bestellung zu bestätigen. Allein diese Bestätigung erspart den Käufern schon viel Zeit, da sie bisher mühsam ihre Bestellungen nach verfolgen mussten. Ein Ampelsignal warnt Einkäufer, falls nicht rechtzeitig oder nur eine unzureichende Menge geliefert wird, und ermahnt, eine ersatzweise Bestellung aufzugeben. Die Online-Zusendung der Zuliefererrechnung entlastet die Finanzabteilung bei der Rechnungsprüfung und der Abwicklung von Zahlungen.
Die Zulieferer haben auch die Möglichkeit, an Online-Auktionen, so genannten Reverse Auctions, teilzunehmen. Sie können dabei ihre Gebote über das Internet abgeben. Dank besserer Transparenz und größerem Wettbewerb lassen sich in der Regel durch Auktionen Einsparungen von vier bis sieben Prozent erzielen.

Niedrigere Total Cost of Ownership

Wird E-Sourcing auf immer mehr Produkt- und Dienstleistungsarten ausgeweitet, so steigen auch die Anforderungen an die Datenauswertung. Zu den neuen Ausgabenkategorien zählen beispielsweise direkte und indirekte Materialien, also Kombinationen aus Gütern und Dienstleistungen (zum Beispiel der Kauf eines Gerätes einschließlich Wartungsdienst), die auf verschiedene Weise zu bündeln sind. Die Gesamtkosten der Integration mit Nicht-SAP-Systemen, der Suche und Darstellung von entscheidungsrelevanten Informationen nach Kategorien sind mit mySAP SRM erheblich niedriger als mit anderen führenden Systemen, die sich letztendlich als teuer und bei der Wartung unflexibel erweisen. Benchmark-Daten aus mehreren Fallstudien zeigen, dass die Gesamtkosten für Wartung und Betrieb bei vollständig integriertem mySAP SRM um 27 bis 33 Prozent niedriger sind als bei den Lösungen von Wettbewerbern.

SAP-Lösungen

SAP-Lösungen

Es besteht ein wachsender Bedarf an Beschaffungslösungen, die die Fähigkeit mit sich bringen, kritische und komplexe Entscheidungen zu treffen. So wird die Bündelung sich ergänzender Produkte und Dienstleistungen in Bezug auf die Einsparungen stärker gefragt werden. Angebote dieser Art, wie beispielsweise Computer, Peripheriegeräte und Installationsservices in einem Paket, können von den Zulieferern zu immer günstigeren Preisen auf den Markt gebracht werden. Für die Lieferantenbeurteilung und die Suche nach dem optimalen Angebot eignen sich Web-Services, die in den Beschaffungsprozess integriert werden.
SAP ist Marktführer im Bereich der SRM-Lösungen. Auf dem Konzept der Enterprise Services Architecture (ESA) entwickelt und von SAP NetWeaver unterstützt bietet mySAP SRM eine anspruchvolle, optimierte Plattform. Bereits jetzt können Daten aus Firmendatenbanken wie beispielsweise Dun & Bradstreet importiert und zur weiteren Bewertung eines Unternehmens heran gezogen werden. Für die Zukunft ist geplant, Markttrends zu simulieren, wie zum Beispiel die Auswirkung der Schwankungen von börsengehandelten Terminkontrakten (Futures) und Währungen zu berechnen, um den günstigsten Zeitpunkt und die besten Methoden für die Beschaffung zu ermitteln. Auf der Grundlage dieser Simulationen sind Einkäufer in der Lage, auch auf Marktsituationen in bestimmten Regionen der Welt gewinnbringend zu reagieren.

Usman Sheikh

Usman Sheikh

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