Mehr Power fürs Inkasso

Feature | 14. Juni 2006 von admin 0

Europäisches Mahnverfahren: Bestandsaufnahme

Europäisches Mahnverfahren: Bestandsaufnahme

Schleppende oder gar ausfallende Forderungen machen Unternehmen weltweit zu schaffen. Im gesamteuropäischen Durchschnitt beispielsweise verlängerte sich die Zahlungsdauer im in den vergangenen drei Jahren von 56,2 Tagen auf 57,4 Tage. Zu diesem Ergebnis kommt der aktuelle “European Payment Index”, den das Inkasso-Unternehmen Intrum Justitia in 23 Ländern ermittelte. Danach hat sich vor allem die Zahlungsmoral in Spanien, Zypern, Griechenland, Tschechien und der Schweiz verschlechtert. Die europaweit säumigsten Zahler sind in Portugal zu finden – hier beklagen Unternehmen einen Zahlungsverzug von rund 39 Tagen. Deutschland liegt mit einem Indexwert von 154,4 Punkten im europäischen Mittelfeld – zusammen mit Ländern wie Lettland und Ungarn (Index 100 = kein Zahlungsrisiko).

Zahlungsmoral in der Energiebranche sinkt

Betroffen sind von den steigenden Außenständen alle Branchen, nicht nur das potenziell besonders gefährdete Baugewerbe und das Handwerk. Auch in der Energiewirtschaft sinkt die Zahlungsmoral. In einer Blitzumfrage des Verbandes kommunaler Unternehmen e.V. (VKU) unter 20 deutschen Stadtwerken beklagen drei Viertel die eindeutige Verschlechterung der Zahlungsmoral vor allem bei Stromkunden. Besonders im Osten Deutschlands seien die Außenstände hoch. Hier haben die Forderungen in den vergangenen Jahren um durchschnittlich 20 Prozent zugenommen.
Eine Situation, die Paul Schreiner von den Stadtwerken Langen kennt. Der Abteilungsleiter für Informationsverarbeitung und Verbrauchsabrechnung und seine Mitarbeiter hatten es früher mit 500 bis 600 Mahnungen monatlich zu tun, heute sind es 800 bis 1.000. Allein in den beiden letzten Jahren stieg das Mahnaufkommen bei den Langenern um mehr als 10 Prozent. Dass es wieder sinkt, glaubt Paul Schreiner nicht. Im Gegenteil. “Auf absehbare Zeit werden die Gas- und Strompreise nicht fallen, auch wenn jetzt die Regulierungsbehörde die Netznutzungsentgelte unter die Lupe nimmt und möglicherweise senkt”, so Schreiner. “Deshalb bleibt auch die Zahl derer hoch, die mit den Preisen nicht klarkommen und in Zahlungsverzug geraten.”

Arbeitsintensives Mahnverfahren

Fünf Mitarbeiter sind bei den Stadtwerken Langen für das Mahnverfahren zuständig. Vor zehn Jahren reichten dafür zwei. Aber auch mit mehr Sachbearbeitern kam die Inkassoabteilung kaum noch hinterher. Der Grund: Sie musste bis vor kurzem alle gerichtlichen Mahnbescheide manuell erstellen, versenden und überwachen. Anhand von Offene-Posten-Listen wurde zunächst ermittelt, welche Kunden für das gerichtliche Mahnverfahren anstehen. Anschließend galt es, deren Daten aus verschiedenen Dokumenten (Mahnungen, Kopien von Rechnungen und Zahlungsbelegen) zusammen zu suchen. Schließlich füllten die Sachbearbeiter das Formular mit der Schreibmaschine aus und schickten es per Post an das zuständige Amtsgericht.
“Maximal sechs Mahnbescheide pro Mitarbeiter und Tag, mehr war nicht machbar”, erinnert sich Paul Schreiner. Ein weiterer Nachteil war die hohe Monierungsrate seitens der Gerichte. Durchschnittlich zehn Prozent der manuell erstellten Bescheide waren Rückläufer, die wegen formaljuristischer Fehler wieder neu erstellt werden mussten. Beispielsweise stimmte die Adresse nicht, oder die Sachbearbeiter hatten Daten ins falsche Feld eingetragen.

“Auch ein säumiger Verbraucher ist ein Kunde”

TriMahn

TriMahn

Die beschriebene Situation ist typisch für mittelständische Energieversorger. Einige lagern deshalb das Mahnverfahren an professionelle Inkasso-Dienstleister aus, um Kosten zu sparen und den Kopf freizuhaben fürs Kerngeschäft. Nicht so bei den Stadtwerken Langen. Dazu Paul Schreiner: “Ein Inkassoverfahren ist eine sehr sensible Angelegenheit, die wir nicht Dritten überlassen wollen. Unsere Philosophie ist, dass auch ein säumiger Verbraucher nach wie vor unser Kunde ist, um den wir kämpfen müssen, damit er uns nicht verloren geht.” Die Stadtwerke Langen wählten deshalb einen anderen Weg: Sie entschlossen sich, das gerichtliche Mahnverfahren zu automatisieren. Diese Möglichkeit bot ihnen TriMahn, eine Software für das automatisierte Forderungsmanagement. Seit Anfang dieses Jahres ist sie bei den Stadtwerken Langen im Einsatz.
Die von der cormeta ag und der Trigon Data GmbH entwickelte Lösung besteht aus einer Schnittstelle zwischen der SAP-Branchenlösung für Versorgungsunternehmen, dem Abrechnungssystem des Versorgers und TriMahn, einer Software für das gerichtliche Mahnwesen. Hierdurch sind die Stadtwerke in der Lage, aus der SAP-Lösung heraus elektronische Mahnbescheide zu generieren und an die Gerichte zu senden. Angestoßen wird das gerichtliche Mahnverfahren im kaufmännischen Mahnwesen innerhalb von SAP for Utilities. Nach Ablauf der letzten Frist (3. Mahnung) löst das System automatisch einen Prozess aus, bei dem alle Daten zusammengetragen, aufbereitet und per Schnittstelle an TriMahn übertragen werden. Hierbei lassen sich die üblichen Parameter wie Mahnabstandstage und Grenzbeträge individuell einstellen. TriMahn überprüft die Daten auf ihre Plausibilität und erzeugt den Mahnbescheid. Der Mitarbeiter sieht somit auf seinem Bildschirm das bereits ausgefüllte Formular und muss nur noch bei Unklarheiten manuell eingreifen.

Verfahrensstände werden elektronisch zurückgemeldet

Hat der Sachbearbeiter das Formular freigegeben, übermittelt TriMahn den Mahnbescheid per Online Services Computer Interface (OSCI), dem Protokollstandard für die deutsche Kommunalwirtschaft, an das zuständige Amtsgericht. OSCI ist ebenfalls Grundlage für alle geplanten und zum Teil schon umgesetzten Schnittstellen im elektronischen rechtsverbindlichen Geschäftsverkehr. Umgekehrt informiert das Amtsgericht – ebenfalls auf elektronischem Weg – die Stadtwerke über den Stand der laufenden Mahnverfahren und über die anfallenden Gebühren. Zinsen und Zahlungen werden in der TriMahn Forderungsverwaltung verarbeitet und bilden die Basis für die automatisierten Zwangsvollstreckunsverfahren. Ähnlich wie beim E-Mail-Verkehr werden die Informationen täglich von einem Server abgeholt. Die Rückmeldungen fließen über TriMahn automatisch nach SAP for Utilities und lassen sich dort jederzeit abrufen – nicht nur von den Mitarbeitern der Inkassoabteilung, sondern von allen Sachbearbeitern im Debitorenmanagement. Die Aktivitäten und Verfahrensstände werden über die Schnittstelle an die SAP-Branchenlösung weitergeleitet und in den Kundenstammdaten visualisiert.

Bearbeitungszeit halbiert

Paul Schreiner und seine Mitarbeiter profitieren von der elektronischen Abwicklung gleich mehrmals. Der Aufwand ist erheblich gesunken, da die Daten nicht mehr manuell zusammengesucht und geprüft werden müssen. Außerdem entfällt der Versand per Post. “Heute brauchen wir nur noch die Hälfte der Zeit für die Erstellung der Mahnbescheide”, so Schreiner. Zum anderen erwarte man eine niedrige Monierungsrate. Der Grund: Die in TriMahn integrierten Plausibilitätsprüfungen decken schon im Vorfeld mögliche Ungereimtheiten auf. So kommt es nur noch selten zu Fehlern.
Ein weiterer Aspekt: Durch die vorherige Plausibilitätskontrolle und die damit verbundene Fehlervermeidung kann das Gericht den Mahnbescheid direkt maschinell verarbeiten und an den Säumigen verschicken. Es ist kein Rechtspfleger mehr notwendig, der den Antrag ohnehin nur formal und nicht inhaltlich prüft. Daher garantiert der Gesetzgeber eine Bearbeitung der Anträge innerhalb von 24 Stunden – im Gegensatz zur klassischen Formularbearbeitung, die fehleranfälliger ist und einer entsprechenden manuellen Prüfung bedarf.
Auch wenn die Erstellung der Gebührenrechnung unabhängig davon ist, ob Fehler gemacht wurden oder nicht, so gibt es beim elektronischen Vorteil einen entscheidenden Vorteil: Die Kosten werden automatisch vom Konto der Stadtwerke Langen abgebucht und die Mahnbescheide sofort weiterverarbeitet. Es müssen also keine Kostenmarken oder Gebührenstempler abgerechnet werden. “Durch die Automatisierung der Abläufe haben wir heute einfach mehr Sicherheit, dass uns Forderungen nicht durch die Lappen gehen”, so das Fazit von Paul Schreiner.

Carsten Lüdtge

Carsten Lüdtge

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