Mehrwert optimierter HR-Prozesse

Feature | 16. Mai 2007 von admin 0

Kaba ist ein internationaler Anbieter von Lösungen in den Bereichen Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Türsysteme, Sicherheitstüren, Schließsysteme und Systemintegration mit über 1.100 Kunden. Unter dem Motto „Total Access“ hat das Unternehmen seinen Marktauftritt jetzt in allen europäischen Ländern jeweils in einer einzigen konsistenten Kaba Organisation zusammengefasst. Ziel ist, die vertriebliche Effizienz zu erhöhen sowie alle Geschäfte mit Kunden und Partnern über eine einheitliche Organisation abzuwickeln („One face to the customer“). Die Umstellung erfolgte in den Kernmärkten Deutschland, Österreich, Frankreich und in der Schweiz zum 1. Juli 2006. In Deutschland ist durch die Fusion der Kaba Türsysteme (Bühl), der Kaba Benzing GmbH (Villingen-Schwenningen) und der Kaba GmbH (Dreieich) eine einheitliche Vertriebsorganisation sowie eine neue Organisationsstruktur im Personalwesen entstanden.

Heterogene Abrechnungssysteme vereinheitlichen

Im Rahmen der Verschmelzung mussten daher auch HR-Prozesse wie Personaladministration, Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung zentralisiert und damit vereinheitlicht werden. Bislang führten die einzelnen Teilgesellschaften diese Prozesse separat und auf unterschiedlichen Systemen durch. Die Mitarbeiter der Kaba Türsysteme in Bühl wurden mit der Software Exact abgerechnet, und die Kaba GmbH in Dreieich hatte die Abrechnung an einen Steuerberater (Datev) ausgelagert. Die in Villingen-Schwenningen ansässige Kaba Benzing GmbH wickelte alle HR-Prozesse mit SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) ab. Zudem bildete Kaba Benzing auch alle weiteren Geschäftsprozesse von der Produktion bis zur Finanzbuchhaltung integriert auf der ERP-Plattform SAP ERP ab.
„Durch die historisch bedingte Heterogenität der Abrechnungssysteme fehlte eine einheitliche Datengrundlage, um über die Einzelgesellschaften hinweg Abrechnungen zu erstellen sowie Urlaubs- oder Gleitzeitdaten von Mitarbeitern auszuwerten“, erklärt Bernd Gassner, Head of Human Capital Mangement der Kaba GmbH, Villingen-Schwenningen. „Im Rahmen der Fusion der Gesellschaften in Deutschland konnten wir endlich daran gehen, die HR-Prozesse zu konsolidieren.“ Ziel war, personalwirtschaftliche Abläufe zu standardisieren, um Prozesskosten zu senken. Das Unternehmen beschloss, auf Basis von SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) eine integrierte und einheitliche Datenbasis für personalwirtschaftliche Prozesse und Auswertungen zu schaffen. „Die Lösung verbindet umfassende HR-Funktionalitäten mit einem hohen Grad an Zukunftssicherheit“, begründet Bernd Gassner die Entscheidung.

Den richtigen Dienstleister finden

Jetzt galt es nur noch den richtigen IT-Dienstleister für das HR-Projekt zu finden. Da der Head of Human Capital Management Kaba GmbH, Villingen-Schwenningen Bernd Gassner die ITML GmbH bereits aus früheren HR-Projekten kannte, war es keine Frage, das aktuelle Projekt ebenfalls mit Unterstützung der ITML durchzuführen.
Kaba erteilte dem Pforzheimer IT-Dienstleister im Juni 2006 den Zuschlag und übertrug darüber hinaus auch den Support in den Bereichen Abrechnung, Zeitwirtschaft und bei Personalstammdaten an ITML. Die Zeitvorgabe war relativ knapp, denn bereits die Juli-Abrechnungen für rund 380 aktive Mitarbeiter der neuen konsolidierten Gesellschaft mussten mit SAP ERP HCM durchgeführt werden. Diese Vorgabe konnte ITML deutlich einhalten. Insgesamt wurden für die Umstellung inklusive Datenübernahme aus dem Altsystem lediglich fünf Manntage benötigt.

Aufgaben klar verteilt

Gründe für den raschen Projektabschluss waren die hervorragende Zusammenarbeit zwischen dem zweiköpfigen ITML-Projektteam und den drei Projektmitarbeitern von Kaba sowie die klare Aufgabenverteilung. So stehen beispielsweise Bruttobeträge von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuerbeträge in SAP ERP HCM in bestimmten Tabellen, in Non-SAP-Systemen werden diese Daten aber nach anderen Kriterien vorgehalten und sind auf andere Tabellen verteilt. Die ITML gab vor, welche Beträge aus dem Altsystem in SAP-Lohnarten umgesetzt werden sollten. Die Beschaffung der Abrechnungsdaten – etwa für Kirchensteuer, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Krankenversicherung oder Rentenversicherung – aus den einzelnen Gesellschaften sowie die manuelle Pflege der Tabellen übernahm das Kaba-Projektteam. Die ITML-Experten spielten die Tabelleneinträge während eines Abrechnungslaufes mit einem speziellen Lohnkonto-Übernahmeschema in das Abrechnungsergebnis der Mitarbeiter ein und übernahmen so die Lohnkonten in SAP ERP HCM.
Vor allem die unterjährige Übernahme der Lohnkonten mit den bisher berechneten Löhnen oder Gehältern erwies sich laut Ralf Seemann, ITML-Projektleiter bei Kaba, als aufwändig. Im Vergleich zur Übernahme am Beginn eines Geschäftsjahres, wo nur die kumulierten Werte übernommen werden, mussten unterjährig auch alle bisherigen Bewegungen auf den Lohnkonten in SAP überspielt und korrekt zugeordnet werden. Das ist beispielsweise für Lohnsteuerbescheinigungen, wie sie beim Austritt von Mitarbeitern entstehen, von Bedeutung. „Doch auch diese Herausforderung konnten wir zeitnah umsetzen“, so Ralf Seemann.

Konsolidierung beschleunigt Prozesse

Kaba profitiert von der Konsolidierung der Abrechnungsprozesse in SAP ERP HCM in mehrfacher Hinsicht. Alle Personalstammdaten wie etwa Gehaltsauszahlungen, Beitragsnachweise für Krankenkassen und Überweisung der Krankenkassenbeträge sowie Lohnsteueranmeldung und -bescheinigung sind jetzt in einer Systemumgebung in der Personalabteilung zentral zusammengefasst und werden Standort übergreifend einheitlich gepflegt. Die Personalaufwendungen und -auszahlungen werden daraufhin direkt in die Finanzbuchhaltung und das Controlling überspielt. Die Finanzbuchhaltung führt dann die Lohnsteuer an das Finanzamt ab und nimmt den Kontenabgleich vor. Auswertungen, etwa von Urlaubs-, Fehl- und Gleitzeiten, erfolgen im Controlling.
Bernd Gassner sieht dank der jetzt automatisierten Abläufe einen deutlichen Zugewinn an Schnelligkeit und Transparenz. Auch Auswertungen laufen jetzt schneller, da alle hierfür relevanten Daten in SAP verfügbar sind. Fazit des Head of Human Capital Mangement bei der Kaba GmbH, Villingen-Schwenningen: „Die Konsolidierung der HR-Prozesse in SAP ERP Human Capital Management ermöglicht uns den unmittelbaren Zugriff auf aktuelle, konsistente und vollständige Personaldaten. Abrechnungsprozesse lassen sich unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen integriert und damit schnell sowie komfortabel durchführen.“

ERA-Umstellung im Visier

Bei Personal bezogenen Prozessen gibt es keinen Stillstand. Kontinuierlich müssen beispielsweise gesetzliche Änderungen oder neue tarifvertragliche Regelungen umgesetzt werden. Derzeit stellen die ITML-Spezialisten mit Hilfe der SAP-ERA-TV-Lösung (ohne die Personalkostenplanung) SAP ERP HCM auf den in der deutschen Metall- und Elektroindustrie gültigen einheitlichen Entgeltrahmentarifvertrag (ERA-TV) um. Mit dem ERA-TV ist eine umfassende Neugestaltung der betrieblichen Entgeltsysteme verbunden, die auch softwaretechnisch abgebildet werden muss. So entfällt etwa die gängige Eingruppierung in Arbeiter und Angestellte. An Stelle der bisherigen Lohn- und Gehaltsgruppen treten so genannte Entgeltgruppen, die sich an den Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter orientieren. Diese müssen analysiert und die Mitarbeiter neu eingruppiert werden. „Mithilfe der HR-Experten von ITML werden wir diese Anforderung zielgerichtet und reibungslos umsetzen“, schließt Bernd Gassner.

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