Methodisch vorgehen, Zukunft sichern

Feature | 1. September 2004 von admin 0

„ERP-Anwendungen repräsentieren den Kernmarkt bei mittelständischen Anwendern. Im Visier steht die Modernisierung vorhandener Lösungen und Teillösungen“, legt META-Group-Analyst Matthias Zacher dar. In mittelständischen Unternehmen hat innerhalb des letzten Jahres die Bereitschaft, in neue IT sowie in neue Unternehmenssoftware zu investieren, wieder deutlich zugenommen. Die META Group prognostiziert, dass im Jahr 2004 der IT-Mittelstandsmarkt in Deutschland um sechs Prozent wachsen wird. Knapp 50 Prozent der geplanten IT-Budgets bei SMBs sind dabei für Neuanschaffungen eingeplant.

Sorgfältige Auswahl

Speziell bei der ERP-Softwareauswahl sollten SMBs darauf achten, dass das von ihnen gewählte System ihren spezifischen Anforderungen entspricht und mit dem Unternehmen wachsen kann. Kritische Erfolgsfaktoren bei der Entscheidung sind unter anderem Implementierungs-, Lizenz- und Wartungskosten sowie die Zukunftsfähigkeit und finanzielle Stabilität des Anbieters. „Aufgabe der eigentlichen Systemevaluation ist die Auswahl einer geeigneten, kosteneffizienten und entwicklungsfähigen Software sowie des richtigen Implementationspartners“, schreibt auch Eric Scherer vom auf Unternehmenssoftware spezialisierten Schweizer Beratungsunternehmen intelligent systems solutions (i2s) in der Zeitschrift iT REPORT: „Dabei gilt es, die Anforderungen und Bedingungen des jeweiligen Anwenderbetriebes mit den Möglichkeiten moderner ERP-Softwarepakete zu vergleichen.“
Hinzu kommt, dass es für Mittelständler, die ein neues ERP-System einführen, sinnvoll ist, vorab intern (zum Beispiel bei den zuständigen Entscheidungsträgern) spezifische Kenntnisse zum Thema Enterprise Ressource Planning und dessen Auswirkung auf die Unternehmensprozesse aufzubauen. Hier liegt aber noch ein gutes Stück Arbeit vor den Firmen, denn eine weltweite Anwenderbefragung der META Group ermittelte, dass die wichtigsten Hemmnisse bei der Planung beziehungsweise im Vorfeld der Implementierung von ERP-Lösungen die Komplexität organisatorischer Änderungen (kurzfristig) und die Implementierungskosten sowie die Dauer des Vorhabens (mittelfristig) sind. Gerade kleinere Mittelständler akzeptieren aber „keine langen Einführungszeiten von ERP-Systemen“, formuliert Thomas Teufel, Geschäftsführer des SAP Business Partners Teufel Software, in seinem Buch „SAP Business One prozessorientiert anwenden“. Daher müssen SMBs einige „Grundregeln“ bei der ERP-Einführung beachten.

ERP-Projekte standardisieren

Eine ERP-Einführung ist ein Projekt, das vom ersten Tag an sorgfältig gesteuert werden muss. Dazu gehören Terminplanung, Projektorganisation, Kostenplan und Kostensituation. Unternehmen, die ein ERP-System einführen, müssen sich darüber im Klaren sein, dass sich das auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt (Organisation, Mitarbeiter, Reporting usw.). ERP-Einführungen müssen zudem konsequent mit der Geschäftsstrategie verknüpft werden. Von Anfang an – von der Vorphase bis zur Optimierungsphase – sollte auf die Durchgängigkeit geachtet werden und professionelles Change Management sollte das gesamte Projekt begleiten.
Mittelständler sind zwar gewillt, ihr Unternehmen neu zu organisieren, doch muss die Projektvorgehensweise so standardisiert sein, dass innerhalb kurzer Zeit mit der neuen Software gearbeitet werden kann. Um den planmäßigen Betrieb bei minimalem technischen und betriebswirtschaftlichen Risiko sicherzustellen, empfiehlt sich die Nutzung bewährter Verfahren. Hierzu zählt beispielsweise Accelerated SAP (ASAP), eine von der SAP angewandte Methode der schrittweisen Einführung auf der Grundlage von Best Practices und jahrelanger praktischer Erfahrung. In fünf Phasen (Projektvorbereitung, Fachkonzept, Realisierung, Produktivvorbereitung, Echtstartbetreuung) können Projektfortschritte (Termine, Budget, Erfüllungsgrad, erkennbare Abweichungen) genau verfolgt und überwacht werden.

ERP ist mehr als IT

Ein ERP-Projekt ist stets mehr als ein reines IT-Projekt. Diese Erkenntnis ist banal, kann aber trotzdem nicht oft genug wiederholt werden. ERP-Projekte greifen zum Teil tief in die Geschäftsprozesse von Unternehmen ein und verändern sie. Zudem können ERP-Einführungen auch bei mittelständischen Firmen sehr komplex und umfassend sein, weshalb sie vollste Aufmerksamkeit erfordern, und zwar nicht nur während der eigentlichen Einführungsphase.
Schon bei der Auswahl des Projektteams ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, das Know-how externer Berater zu übernehmen, um dieses später im eigenen Unternehmen weiterzuvermitteln. Zudem muss der Informationsaustausch sowohl zwischen den Projektmitgliedern als auch vom Projektteam zum Management funktionieren. Eine erfolgreiche Einführung wird außerdem vom Management beziehungsweise der Geschäftsführung begleitet und uneingeschränkt unterstützt.

Risikomanagement ist gefragt

In vielen Fällen führen SMBs ein neues ERP-System neben dem laufenden „Tagesgeschäft“ ein, da zeitliche und personelle Ressourcen begrenzt sind. Dies führt fast unvermeidlich zu Terminverzögerungen. Auch kann sich, trotz sorgfältiger Planung, im Laufe einer ERP-Einführung herausstellen, dass in Folge so genannter „Change Requests“ Mehrkosten auftreten, sei es, weil Schnittstellen extra programmiert werden müssen oder der Vertrieb ein zusätzliches Modul benötigt. Unternehmen sollten deshalb in jedem Fall eine finanzielle Reserve vorhalten.
Risiken liegen aber auch in unscharfen Projektzielen, ungenügender Projektvorbereitung und unzureichender Projektstrukturierung inklusive Budget-, Termin- und Zielkontrollen. Weitere Probleme bei der Einführung bilden inkonsistente Daten sowie fehlende oder unvollständige Schnittstellendefinitionen. Experten der Forrester-Tochtergesellschaft Giga Information Group raten daher, bei jeder IT-Einführung Notfallszenarien (was wäre, wenn …) durchzuspielen, um im Ernstfall darauf zurückgreifen zu können.

Rechtzeitig schulen, Akzeptanz fördern

Mit der Akzeptanz späterer Anwender steht und fällt ein ERP-Projekt. Firmen müssen ihre Mitarbeiter „mitnehmen“, das heißt rechtzeitig einbeziehen und auf dem neuen System schulen. Generell empfiehlt es sich, alle Mitarbeiter der Firma zu informieren, denn eine ERP-Einführung wirkt sich im Falle veränderter Geschäftsprozesse oder Unternehmensstrukturen auf nahezu jede Person in einem Betrieb aus.
Ein wichtiger Aspekt ist, die späteren Anwender rechtzeitig und praxisorientiert, also am besten mit realen Daten und Stammdaten, zu schulen. Die späteren Endbenutzer des Systems sollten möglichst unmittelbar nach Absolvierung der Schulungsveranstaltungen die Arbeit am System aufnehmen können, damit eine gute Umsetzung des vermittelten Wissens erreicht wird. Nicht zuletzt ist die Zufriedenheit der Anwender auch ein Qualitätskriterium für die Business-Software.

Systeme verbessern, Prozesse beschleunigen

Nach der Einführung ist noch lange nicht Schluss, denn mit dem „Going-Live“ beginnt bereits die Optimierungsphase. Sie sollte ebenso gut geplant und organisiert werden wie die eigentliche Einführung. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass ein ERP-System verändert oder erweitert werden muss, entweder weil ein Unternehmen gewachsen ist oder in eine größere Organisation eingegliedert wird. Anpassungen oder gar die Neugestaltung von Geschäftsprozessen (Business Reengineering) sind die Folge. Eine flexible und skalierbare ERP-Software muss diese Prozesse nicht nur abbilden, sondern verbessern und damit beschleunigen.
Die SAP und ihre Partner bieten daher SMBs mit mySAP-All-in-One-Lösungen und SAP Business One ein umfassendes Produkt-Portfolio an. Bei qualifizierten mySAP-All-in-One-Lösungen sind zahlreiche branchenspezifische Prozesse bereits voreingestellt. Derzeit gibt es rund 80 der auf wesentliche betriebswirtschaftliche Kernprozesse reduzierten Komplettsysteme für branchenspezifische Arbeitsabläufe in Handel, Dienstleistung und Industrie. Bei der Standardlösung SAP Business One können, wo nötig, mittels Software Development Kit (SDK) unternehmensspezifische Anpassungen am Standard vorgenommen werden. Zudem stehen für bestimmte Anforderungen bereits zahlreiche von SAP Business Partnern entwickelte Zusatzlösungen in Form von Add-Ons zur Verfügung, die kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden.

Weitere Informationen:

Allgemein/Studien:
www.capgemini.de, www.forrester.com, www.metagroup.com, www.i2s-consulting.com/de/
Bücher:
Bernhard Ritter, Das ERP-Pflichtenheft, 2. Auflage 2003, Verlag Moderne Industrie (www.mitp.de), ISBN 3-8266-1404-6, 99 Euro
Murrell G. Shields, ERP-Systeme und E-Business schnell und erfolgreich einführen, 2002, Wiley-VCH Verlag (www.wiley-vch.de), ISBN: 3-5275-0017-0, 49,95 Euro
Thomas Teufel, SAP Business ONE prozessorientiert anwenden, 2004, Addison-Wesley (www.addison-wesley.de), ISBN 3-8273-2098-4, 49,95 Euro
SAP AG:
www.sap.com/germany/solutions/mittelstand/

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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