Mit IS/Social am Puls der Zeit

Feature | 13. Oktober 2004 von admin 0

Non-Profit-Einrichtungen des Sozialwesens, wie Alten- und Bewohnerheime, betreutes Wohnen, Werkstätten sowie Krankenhäuser mit eingegliederten Pflegeeinrichtungen, sind heute nicht mehr allein sozialem Handeln verpflichtet. „Die Einrichtungen verstehen sich inzwischen auch als moderne Dienstleistungsunternehmen, die ökonomische Prinzipien wie Wirtschaftlichkeit, Qualitätssicherung, Effizienz und Nachhaltigkeit mit sozialem Handeln verbinden“, stellt Markus Lück, Geschäftsfeldleiter Krankenhaus bei RZV, fest. Folglich werden auch die Anforderungen an die Informationstechnologie immer höher. Software-Lösungen für Non-Profit-Organisationen müssen eine ganzheitliche, unternehmensweite Informationsverarbeitung sicherstellen sowie Prozesse möglichst lückenlos abbilden und unterstützen. Hinzu kommen schnelle Einführungszeiten und geringer Aufwand, um die Lösungen zu betreiben und zu warten.

Ganzheitliche Sicht

Mit IS/Social hat die RZV ein SAP-basiertes Betreuten-, Bewohnerverwaltungs- und Abrechnungssystem entwickelt, das genau diese Ansprüche erfüllt. Die Branchenlösung basiert auf SAP R/3 Enterprise (Release 4.6C) sowie IS-H (Industry Solutions Healthcare) und ist somit voll integriert in sämtliche Komponenten des SAP-Systems wie Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO) oder Materialwirtschaft (MM).
IS/Social bildet nach Angaben des in Wetter an der Ruhr ansässigen IT-Unternehmens sämtliche Prozesse einer Heimeinrichtung von der Warteliste, Bewohneraufnahme, Dokumentation sozialer Umfelddaten, Bewohnerabrechnung bis hin zur Kommunikation mit der Pflegedokumentation vollständig ab. „Das ist schon allein deshalb wichtig, weil viele Einrichtungen sehr diffizil aufgestellt sind und eine Vielzahl unterschiedlicher, sozial geprägter Dienstleistungen anbieten“, erläutert Ralf Wieser, Projektleiter IS/Social der RZV. „Bislang führte das auf Seiten der Anwendungssoftware häufig zu Insellösungen, die untereinander oft gar nicht und über Schnittstellen meist nur unzureichend mit dem Finanzwesen verbunden waren“, führt Projektleiter Wieser weiter aus. „IS/Social löst dieses Problem auf der Basis eines ganzheitlichen, unternehmensweiten und integrierten Ansatzes.“
Durch die Integration in das SAP-System wird die Online-Verarbeitung von Leistungsdaten in weiteren SAP-Modulen, insbesondere im Controlling und im Rechnungswesen, realisierbar. So entfällt zum einen die Mehrfacherfassung (Papier – Datenverarbeitung), zum anderen wird die Prozessabwicklung sicherer, da IS/Social diese vollständig erfasst und abbildet. Das reicht von der Disposition eines Bewerbers bis hin zu seiner Entlassung mit allen notwendigen Zwischenstufen. Die Branchenlösung eignet sich besonders für Einrichtungen, die ihre Arbeitsprozesse teilweise zentralisiert haben, die Grunddatenerfassung hingegen vor Ort, also in den einzelnen Einrichtungen vornehmen wollen. Damit die in einer Niederlassung erhobenen Daten der nachbearbeitenden Stelle ohne Medienbruch zur Verfügung gestellt werden, unterstützt IS/Social auch Terminalserver-Lösungen. Die zentrale EDV-Abteilung kann die einzelnen Arbeitsplätze im WAN (Wide Area Network) problemlos über Citrix administrieren.

Historien von A bis Z abbilden

„Unsere Lösung erfasst bereits Daten, wenn potenzielle Interessenten noch in der Bewerbungsphase sind“, erläutert IS/Social-Projektleiter Ralf Wieser. Pflegeheime können Bewerber beispielsweise über eine Warteliste disponieren und die gewünschten Raumausstattungsmerkmale oder erforderlichen Hilfsmittel vorgeben. Mit umfangreichen Datenmasken wird das soziale Umfeld des Bewohners skizziert sowie Fristen für Urkunden und Ausweispapiere, Betreuer oder verschriebene Medikationen dargestellt. „Sobald nun ein Bewohner einzieht, übernimmt IS/Social alle bereits erfassten Daten auf Knopfdruck in den Ist-Status“, hebt Wieser hervor. „Aus Aufnahmedatum und Behandlungskategorie werden automatisch die Abrechnungsleistungen generiert.“
Zudem kann die Buchhaltung eingehende Zahlungen gegen einen so genannten Anzahlungsposten „ausziffern“. Die Anzahlung wird bei der Endabrechnung des Vormonats abgesetzt und auf dem Rechnungsformular gesondert ausgewiesen. So erfasst die mySAP-All-in-One-Lösung nachträglich Abwesenheiten, ohne „gleich stapelweise Rückrechnungen auszulösen“, bemerkt Wieser. Über ein dezentralisierbares integriertes Kassenbuch werden Gelder in beliebiger Höhe direkt an die jeweiligen Bewohner einer Einrichtung ausgezahlt. Die sachgerechte Verwendung der Beiträge stellt das System wahlweise über vordefinierte Szenarien oder Freitext sicher. „Mittels einer einseitigen Erfassungsmaske auf Ein-/Auszahlungsebene haben wir das Kassenbuch nutzerfreundlich gestaltet, denn weitergehende Buchführungskenntnisse sind für die Bedienung nicht erforderlich“, klärt Projektleiter Wieser auf. „Selbstverständlich ist das Kassenbuch auch in die Finanzbuchhaltung des SAP-Systems integriert.“

Datenaustausch sicher managen

Nicht nur die interne Abrechnung muss stimmen, sondern auch der elektronische Datenaustausch mit (verschiedenen) Kostenträgern. „Für soziale Einrichtungen ist daher ein modernes Patienten- beziehungsweise Bewohnermanagement unabdingbar“, verdeutlicht Markus Lück. Durch die integrative Nähe zum SAP-Patientenmanagement steht IS/Social der gesamte Werkzeugkasten zur Verfügung, den Krankenhäuser im Rahmen des elektronischen Datenaustausches mit den Kostenträgern nutzen. So war es innerhalb kürzester Frist möglich, die Nachrichten der ambulanten Pflegedienste gemäß den Vorschriften des § 302 SGB V auf elektronischem Wege bereitzustellen. IS/Social ist somit auch gerüstet für die weiteren Anforderungen, die sich ergeben, wenn die Heimeinrichtungen in den Datenaustausch eingegliedert werden.

Schnell und kostengünstig einführen

Dass eine funktional umfangreiche Lösung wie IS/Social – abhängig von der Größenordnung der jeweiligen Einrichtung – bereits ab einem Zeitraum von drei Monaten eingeführt werden kann, darauf ist Markus Lück besonders stolz. Als voll integrierte SAP-Lösung ohne Schnittstellen wird IS/Social auf Basis einer Datenbank (zum Beispiel Oracle) installiert. Sind überdies die SAP-Module Finanzbuchhaltung und Controlling bereits vorhanden, reduziert sich die Einführung für eine einzelne Einrichtung auf etwas über einen Monat . „Die kurzen Zeiträume sind nur möglich, weil wir die Lösung, was die branchenspezifischen Prozesse betrifft, weitgehend vorkonfiguriert haben“, legt Lück dar. Eine Mindestuserzahl gibt es nach RZV-Angaben nicht.
Die Preise für IS/Social sind stark abhängig von der Einrichtungsgröße sowie dem abzubildenden Spektrum sozialer Dienstleistungen. Die Lizenzstaffel beginnt für kleinere Einrichtungen bei 7.500 Euro, und schon ab einem Gesamtbudget von rund 20.000 Euro sind IS/Social-Projekte realisierbar. Die Lösung kann neben dem Lizenzmodell als Outsourcing-Modell sowie im ASP-Modus betrieben werden. Damit ist sie auch für kleinere Einrichtungen interessant und finanzierbar. „Das“, so Lück, „senkt Kosten, steigert die Wettbewerbsfähigkeit“ und schafft neben medizinisch-sozialem auch wirtschaftlichen Erfolg. „Und genau damit“, bilanziert Lück, „bleiben soziale Einrichtungen und Krankenhäuser am Puls der Zeit.“

Weitere Informationen:

www.rzv.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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