Mit spitzem Bleistift kalkulieren

In konjunkturell schwierigen Zeiten ist das Kostenbewusstsein in den Unternehmen besonders stark ausgeprägt. Vielerorts lautet die Devise, jeden Cent zweimal umzudrehen, bevor er ausgegeben wird. Dies gilt – heute mehr denn je – auch für Investitionen in die Informationstechnologie. Unternehmen achten inzwischen verstärkt auf die Gesamtbetriebskosten und den schnellen Return on Investment von neuen IT-Systemen.

Für den Mittelstand ist dies kein neues Phänomen. Unternehmen dieses Marktsegments kalkulieren ihre Software-Projekte seit jeher mit spitzem Bleistift. Aufgrund begrenzter finanzieller und personeller Ressourcen kommen sie nicht umhin abzuwägen, welche Vorteile Investitionen in eine neue Informationstechnologie bringen. Daher gilt es zu hinterfragen: Welche Anschaffungs- und Betriebskosten sind aufzuwenden? Wird zusätzliches Personal benötigt, um das Tagesgeschäft zu bewältigen? Müssen weitere Investitionen in leistungsfähigere Hardware getätigt werden?

Gleichfalls muss bedacht werden, welchen eindeutigen Nutzen die Einführung einer integrierten Unternehmenssoftware bringt und welche Probleme entstehen könnten, wenn aufgrund von Sparmaßnahmen darauf verzichtet wird, die Software zu modernisieren. Neben optimierten Geschäftsprozessen und durchgängigen Arbeitabläufen gewährleistet ein modernes Gesamtsystem über die dazugehörigen Wartungs- und Supportverträge hohen Investitionsschutz und Zukunftssicherheit. Sie ermöglichen es den Anwendern, ihre Softwarelösungen immer auf dem aktuellsten Stand halten. Der Vorteil: Im Falle sich ändernder wirtschaftlicher oder rechtlicher Rahmenbedingungen muss die Unternehmenssoftware nicht ersetzt oder durch aufwändige Zusatzprogrammierungen erweitert werden. Nicht zu unterschätzen ist die Schnittstellenproblematik bei einer “gestückelten”, das heißt aus immer wieder hinzugefügten Insellösungen bestehenden Softwarelandschaft im Unternehmen. Der Aufwand, diese bei Änderungen immer wieder zu aktualisieren, kann ins Unermessliche steigen.

Zusatzkosten: Feste Größen im Budget

Gesamtkosten

Investitionen in moderne Informationstechnologie lassen sich in zwei Blöcke aufteilen: Anschaffungs- und Betriebskosten. Die Aufwendungen für die Beschaffung und den Kauf eines Systems sind dabei vergleichsweise gering und nehmen, angesichts fallender Preise für Hard- und Software ab. Studien, wie etwa von der Gartner Group (siehe Kasten) zum Thema EDV-Kosten, weisen diese mit einen Anteil von 15 Prozent an den Gesamtkosten aus. Derselbe Prozentsatz ist jeweils für die Administration und die Einführung aufzuwenden. Darunter fallen die Kosten für die Beratung während der Einführungsphase beziehungsweise die Anpassung der Standardsoftware an unternehmensindividuelle oder branchenspezifische Gegebenheiten. An diesem Punkt bieten sich jedoch Einsparungsmöglichkeiten, zum Beispiel mit Hilfe von Branchenlösungen, wie sie SAP anbietet.

Um die Einführungskosten zu reduzieren und Implementierungszeiten zu verkürzen, hat SAP zusammen mit ihren Partnern IT-Lösungen auf die typischen Geschäftsprozesse der drei Hauptwirtschaftszweige Handel, Industrie und Dienstleistung sowie weitere ausgewählte Branchen voreingestellt. Mit Hilfe der Best Practices für mySAP All-in-One entwickelten zertifizierte SAP-Partner zahlreiche vorkonfigurierte Lösungspakete. Die Voreinstellungen der mySAP-All-in-One-Branchenlösungen beruhen auf den gesammelten Erfahrungen aus zahlreichen Projekten. Das Ergebnis: Schlüsselprozesse sind vordefiniert, bewährte Einführungsmethoden festgelegt und Schulungen dokumentiert. Gegenüber klassischen Anwendungen ist so eine Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent und eine Kostenreduzierung von bis zu 40 Prozent möglich.

Außer dem einmaligen Kostenblock für die Anschaffung und Einführung fallen für die Nutzung der Unternehmenssoftware weitere Aufwendungen an. Gebündelt werden diese Gesamtbetriebskosten unter dem Stichwort Total Cost of Ownership (TCO). Sie beinhalten sowohl die Kosten für die Anschaffung als auch solche für den Betrieb, die Wartung und die Erneuerung von Informationstechnologie über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Laut Gartner Group machen sie 55 Prozent der Gesamtkosten aus und sind als feste Größen in Budgetberechnungen einzuplanen.

Wartungsverträge sichern schnelle Hilfe

Nach einer Softwareeinführung müssen unter anderem die Kosten für den kontinuierlichen Service und Support der Installation einkalkuliert werden. Die meisten Unternehmen entrichten hierfür einen jährlichen Pauschalbetrag an den Software-Anbieter oder einen externen Dienstleister. Diese Wartungsverträge gewährleisten, dass Fragen der Anwender schnell geklärt werden können und das Tagesgeschäft weiterhin reibungslos läuft. Dies ist gerade in der Anfangsphase der Nutzung ein wichtiger Punkt. Eine 24-Stunden-Hotline garantiert zudem, dass die Kunden jederzeit unterstützt und Störungen schnell beseitigt werden. Neben diesem Service ist auch das kostenlose Beheben von Fehlern – etwa durch das Einspielen von Patches – Teil des Wartungsvertrags.

Mit der Entwicklung Schritt halten

Um veränderten Marktbedingungen oder neuen Anforderungen seitens des Gesetzgebers oder der Anwender gerecht zu werden, entwickeln IT-Anbieter ihre Produkte kontinuierlich weiter und stellen ihren Anwendern im Rahmen von Wartungsverträgen regelmäßig neue Software-Versionen zur Verfügung. Damit diese aktualisierten und um zusätzliche Funktionalitäten erweiterten Versionen genutzt werden können, sind Release-Wechsel erforderlich. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen die Chance nutzen, den Software-Einsatz generell zu optimieren. Anhand der Erfahrungen der Anwender aus der täglichen Praxis lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren und in einem “Fein-Tuning” des Systems umsetzen. Gleichzeitig ist dies ein geeigneter Zeitpunkt, um eventuell weitere Geschäftsprozesse mit dem System abzubilden oder Zusatzlösungen, etwa für das Customer Relationship Management oder das Supply Chain Management, einzuführen.

Die Vorteile von Support-Leistungen liegen auf der Hand. Jährliche Wartungsgebühren amortisieren sich durch vermiedene Ausfallzeiten und eine bessere Performance des Systems in der Regel nach wenigen Wochen. Darüber hinaus lassen sich indirekte Einsparungen erzielen. Denn ein leistungsfähiges System wirkt sich positiv auf Mitarbeiter und Kunden aus: Erstere sind produktiver und Letztere zufriedener. Damit sind die Investitionen im Sinne des Entscheiders sinnvoll angelegt und kostensenkend eingesetzt.

Weitere Artikel zum Thema “Kleine und mittelständische Unternehmen” in der Print-Ausgabe von SAP-Info.

Hans-Jürgen Uhink