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Neue Energie für die Software bei Shell

23. Februar 2016 von SAP News 0

Um den Instandhaltungstechnikern die Arbeit zu erleichtern, wollte Shell seine SAP-Software benutzerfreundlicher machen und entschied sich daher für SAP Screen Personas. Mit Unterstützung des Design & Co-Innovation Center konnte Shell die Navigation vereinfachen und so die Dateneingabe beschleunigen.

Die Ergebnisse auf einen Blick:

  • Vereinfachte Navigation, nur noch 3 statt 7 Masken
  • Reduzierung der Anzahl der nötigen Klicks um mehr als 50 %
  • Anpassung des Erscheinungsbilds an die Corporate Identity von Shell

Chance: Neugestaltung der Benutzungsoberfläche

Shell ist ein weltweit tätiges Energie- und Petrochemieunternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden. Es gehört zu den größten Konzernen der Welt, ist in allen Bereichen der Öl- und Gasindustrie aktiv und in mehr als 90 Ländern vertreten. Um die Geschäftsabläufe effizient und effektiv zu halten, sind leistungsfähige Software und Tools unerlässlich. Shell hat die SAP um Unterstützung bei der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit seiner Software gebeten. Die Aufgabe lautete, die wichtigsten SAP-Softwaretransaktionen bei Shell im Bereich der Instandhaltung so umzugestalten, dass die Vorgänge vereinfacht werden. Ziel war es, dass die Benutzer weniger Zeit aufwenden müssen und sowohl die Effizienz als auch die Datenqualität steigen. Als „Meldungsersteller“ bezeichnete Instandhaltungstechniker beispielsweise sind dafür zuständig, alle Probleme, die auf den Shell-Bohrinseln auftreten, zu erfassen und im System zu melden. Bei der bisherigen Transaktion verteilten sich die Schritte, die zur Erfassung eines Problems erforderlich waren, über mehrere Masken, sodass der Vorgang viel Zeit in Anspruch nahm. Außerdem handelt es sich um Gelegenheitsbenutzer, die nicht jeden Tag Probleme eingeben, sodass sie den Prozess zu kompliziert fanden. Es gab keine Hilfestellung, wo die Anwender  klicken mussten, um zum nächsten Schritt zu gelangen, und es gab viele Eingabefelder, Schaltflächen und Registerkarten, die bei dem Vorgang überhaupt nicht benötigt wurden.

Video: https://vimeo.com/97124925

Ansatz: Prozesse bei Shell vereinfachen

Zunächst befragte das Design & Co-Innovation Center (DCC) SAP-Benutzer wie die „Meldungsersteller“. Diese wurden gebeten, jeden einzelnen Schritt zu beschreiben, den sie beim Anlegen von Meldungen ausführen mussten, und anzugeben, was sie in den einzelnen Masken tun und welche Elemente sie nicht benötigen. Das DCC fragte auch nach störenden Dingen, unter anderem nach nicht genutzten Menüs, Vor- und Zurückwechseln zwischen Masken und redundanten Informationen. Anhand der Rückmeldungen der Anwender erstellte das DCC Modelle, die mehrmals zusammen mit den Benutzern überprüft wurden. Das DCC gestaltete die Masken auf flexible Weise um, indem es Bildschirmelemente anders platzierte oder entfernte, um herauszufinden, was für die Benutzer am besten funktioniert. Außerdem überlegten sie sich Möglichkeiten, den Prozess für die Anwender zu vereinfachen, indem sie Prozessautomatisierungsfunktionen von SAP Screen Personas sowie Dropdown-Menüs nutzten, um die Zahl der Schritte zu verringern und sogar ganze Masken zu überspringen. Vor der Erstellung der endgültigen visuellen Designs prüfte das DCC jede Designiteration gemeinsam mit den Benutzern, um sicherzustellen, dass deren Anforderungen erfüllt waren. Als Letztes implementierte das DCC die neu gestalteten Masken mit SAP Screen Personas, einem Tool, mit dessen Hilfe Anwendungsexperten die Bedienung der SAP-GUI-Masken optimieren können.

Erfahrung: Auf Kernaktivitäten konzentrieren und Unnötiges weglassen

Auf der Grundlage der während der Recherche-, Prototyping- und Designphasen gewonnenen Erkenntnisse lieferte das Design & Co-Innovation Center neue Masken für die Benutzungsoberfläche bei Shell. Außerdem wurde durch Verwendung der Farben, Logos und Grafiken des Unternehmens sichergestellt, dass die Designs der visuellen Identität von Shell entsprechen. Die Masken wurden mit dem Tool SAP Screen Personas umgestaltet, das es ermöglicht, SAP-GUI-Masken durch simples Drag-and-Drop benutzerfreundlicher und optisch ansprechender zu machen. Das Endergebnis ist eine Benutzungsoberfläche, die die Anforderungen des Kunden erfüllt und die wichtigsten Aktivitäten der Endbenutzer in den Mittelpunkt stellt. Das Projektteam entfernte unnötige Schaltflächen und Felder, damit die Benutzer ihre Aufgaben und den vorgegebenen Weg durch die Anwendung besser erkennen können. In enger Zusammenarbeit mit den Benutzern konnte das DCC-Team auch die größten Schwierigkeiten beseitigen: zu viele Informationen in den Masken, zu viele Klicks, um den Prozess zu durchlaufen, und fehlende Hilfestellung für den Benutzer. Die Navigation wurde vereinfacht, und einige Schritte wurden automatisiert, indem bestimmte Optionen voreingestellt wurden, sodass die Benutzer Zeit sparen und weniger klicken müssen. Die Reaktion von Shell war überwältigend positiv. Die „Meldungsersteller“ (so die Bezeichnung der Benutzerrolle) müssen zur Meldung eines Problems im System jetzt nicht mehr so viel klicken und nicht mehr durch so viele Masken navigieren.

„Am Ende haben wir es geschafft, die Zahl der Mausklicks um 50 Prozent zu verringern. Wenn man also ungefähr 60 Klicks brauchte, um einen Vorgang abzuarbeiten, sind es jetzt weniger als 30. Es ist also viel effizienter, die Anwender sind viel produktiver, und vor allem gefällt ihnen sogar, was sie vor sich sehen. Sie arbeiten wirklich gerne mit dem System“, so Doug Webster, Global ERP Strategy Manager, Royal Dutch Shell Group

Nach dem Erfolg dieses Proof of Concept arbeitet Shell mit der SAP an verschiedenen weiteren Proof-of-Concept-Projekten, um seinen Anwendungen neuen Schwung zu geben.

„Es ist interessant und mitunter auch gefährlich, dass wir annehmen zu wissen, wie unsere Benutzer arbeiten. Es gibt einfach keine Alternative dazu, dass wir die Benutzer selbst fragen und sie in den Prozess mit einbeziehen. Für uns war es ein enormer Vorteil, die Hilfe von Designexperten in Anspruch nehmen zu können, die dafür gesorgt haben, dass dieses Projekt ein Erfolg wird“, sagte Lee Mears, Delivery Lead – SAP User Experience, Royal Dutch Shell.

Ergebnisse der SAP UX Design Services:

  • Durchführung einer Endbenutzerrecherche
  • Vereinfachung der Navigation durch neue Interaktions- und visuelle Designs für wichtige Transaktionen mit SAP Screen Personas
  • Reduzierung der Anzahl der Masken – von 7 auf 3 – mit SAP Screen Personas

 

Dieser Artikel wurde usrprünglich auf SAP User Expereince Design Services veröffenticht.

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