Neue Jobs für frischen Kaffee

Feature | 26. Januar 2004 von admin 0

Die Privatrösterei Westhoff Kaffee – ein Unternehmen aus Bremen mit einer Firmengeschichte bis in das späte 19. Jahrhundert – ist in der Gastronomie ein Begriff. Alter hanseatischer Tradition folgend, werden Kunden noch persönlich vom Außendienst betreut und beliefert. Westhoff kennt seine Kunden und weiß, wie gute Geschäftsbeziehungen aufgebaut und auf persönlicher Ebene gepflegt werden. Customer Relationship Management ist für Westhoff also kein Fremdwort.

Neue IT mit bestehender Anwendung gekoppelt

Als Westhoff sein Verwaltungsgebäude neu gestaltete, stand auch eine umfassende Erneuerung der Unternehmens-IT an. Alte Systeme machten elf NT-basierten Compaq Servern mit 70 Clients Platz. Zusammen mit der neuen Hardware wurde SAP R/3 mit den Modulen für Finanzbuchhaltung (FI), Asset Management (AM) und Controlling (CO) eingeführt. Was aber weiterhin im Unternehmen bestehen blieb, war ein zwanzig Jahre altes und individuell weiterentwickeltes Warenwirtschaftssystem. Folglich stellte die Schnittstelle für den Datentransport eine ernste Herausforderung dar, denn täglich werden große Mengen an Stammdaten und Bewegungsdaten zwischen den beiden heterogenen Systemen bewegt.

Westhoff

Westhoff

“Ein blinder Technikglaube hatte in unserem Hause keine Chance”, erklärt Klaus Stüven, IT-Leiter bei Westhoff. “Sicher gibt es in vielen Unternehmen Übernahmeprogramme, die Daten zwischen heterogenen Systemen transferieren. Unser Anspruch war und ist jedoch deutlich höher. So wollten wir sicher dokumentiert haben, dass die nächtliche Übergabe der Tagesabschluss-Buchungen aus dem Warenwirtschaftsystem (WWS) an SAP minutiös nachvollziehbar und hundert Prozent fehlerfrei ist.”
Die Arbeit an der Schnittstelle leistet jetzt ein Job-Scheduler. Dieser automatisiert Rechenzentrumsaufgaben und steuert dabei die Stapelverarbeitung so genannter Batch-Jobs, welche in Warteschlangen oder Listen gesammelte Daten verbuchen. Vor Einführung der Job-Scheduling-Lösung musste einer der drei IT-Mitarbeiter bei Westhoff manuell die Listeneinträge aller Datenübergaben und Buchungen nachprüfen. So vergingen vier Arbeitsstunden am Tag für Kontrollarbeiten. Um Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen, sollten alle Massenübernahmen und die Datenkommunikation maschinell ablaufen. Als absolutes Muss verlangte der IT-Leiter, die bei Westhoff implementierte SAP-R/3-Standardlösung in keiner Weise zu verändern, damit künftige Releasewechsel bei der Anwendung ohne großen Aufwand möglich sind. Das bedeutete aber auch, dass die Programme zur Erzeugung der so genannten Batch-Input-Mappen – für Datenexport oder Datenimport – unverändert erhalten bleiben mussten. Diese Vorgabe und noch dazu eine softwaregestützte Summenkontrolle hatte der verlangte Job-Scheduler zu erfüllen.

UC4 kontrolliert Datenübergabe und Datenrichtigkeit

Westhoff entschied sich für UC4 der SBB Software GmbH aus Wien. Das System steuert, kontrolliert und erledigt Stapelverarbeitungs-Jobs. Die Anwendung beweist darüber hinaus, so Klaus Stüven, “dass UC4 auch rechnen kann”. Aus dem Tagesabschluss des Warenwirtschaftssystems entnimmt UC4 über ein Skript die Endsummen und puffert diese. Nachdem die Daten in die SAP-Lösung übertragen sind, werden die dort vorgenommenen Buchungen mit den zuvor ermittelten Endsummen Zeichen für Zeichen verglichen. Westhoff stellt auf diese Weise sicher, dass beim Transfer zwischen den unterschiedlichen Systemen alles richtig läuft. Ein Fehler würde zwangsläufig finanzielle Einbußen nach sich ziehen. Die Ergebnisse des Job-Schedulers haben nicht nur den IT-Leiter überzeugt: “So konnte das Misstrauen unserer Geschäftsleitung überwunden werden.”
Da die Vorgaben sehr rasch zu realisieren waren, nahm ein SBB-Software-Ingenieur die Arbeiten im laufenden Betrieb vor. Weil SAP R/3 unverändert blieb, ging das Unternehmen kein Risiko ein. Die zuverlässige Ausführung dauerte nur zwei Tage. SBB konnte innerhalb seines ‚Proof-of-Concept’ schon vor Inbetriebnahme die versprochenen Funktionalitäten in einem wirklichkeitsnahen Simulationsbetrieb aufzeigen. Seit dem Start der Anwendung werden bei Westhoff keine Listen mehr manuell verglichen.

Prüfungen automatisiert und Zeit gespart

Die kaufmännischen Anforderungen, die Westhoff an Steuerung und Kontrolle der Datenübergabe stellte, waren so hoch, dass die Realisierung letztlich auch die Wirtschaftsprüfer überzeugte. Das war ein weiterer Wunsch von Klaus Stüven: “UC4 dokumentiert nicht nur den generellen Ablauf der Jobpläne, sondern auch, dass die abgegebenen Summen tatsächlich ankommen. Diese maschinelle Kontrolle der Übergabewerte wurde von unserem Wirtschaftsprüfer begutachtet und freigegeben.” Daher führt der Kaffeeröster keine manuellen Prüflisten mehr, und dennoch lassen sich alle Ergebnisse jederzeit nachvollziehen. Alle relevanten Übergabedateien und Spooldateien mit dem Nachweis aller Jobs – auch der von SAP – werden via UC4 in einem zentralen Verzeichnis archiviert. Für die IT-Mitarbeiter fiel damit der Zeitaufwand für manuelle Listenvergleiche weg. Der Job-Scheduler spart hier täglich einen halben Manntag ein.

Scheduler

Scheduler

Der Job-Scheduler wird auch angewendet, um Verzeichnisse automatisch zu bereinigen. Sowohl das Warenwirtschaftssystem als auch die SAP-Lösung erzeugen eine Vielzahl von Druckdateien und Protokoll-Listen (Logfiles). Die so entstehenden Dateien haben regelmäßig gleiche Namen. Sie lassen sich auf einfache Weise über entsprechende Namens-Wildcards suchen und je nach Bedeutung automatisch archivieren oder löschen. Dieser Vorgang verhindert ein übermäßiges Anwachsen nicht mehr benötigter Dateien. Auch hier spart Westhoff täglich mindestens eine halbe Arbeitsstunde ein.

Via E-Mail auf dem Laufenden

EAI, Enterprise Application Integration, gehört bei Westhoff jetzt zum Unternehmensalltag. Klaus Stüven berichtet: “Bei uns werden unternehmensrelevante Anwendungen auf Datenebene miteinander verbunden, denn wir automatisieren mit dem Job-Scheduler nicht nur sämtliche Daten- und Dateitransfers, sondern lassen das Produkt sogar die einzelnen Summen miteinander vergleichen.” Einen weiteren Vorteil sehen die Verantwortlichen in einer, wie sie es nennen, “informierenden Schnittstelle” von UC4, welche die verantwortlichen Sachbearbeiter direkt informiert und via E-Mail über den Erfolg oder einen Fehlerstatus der Jobs auf dem Laufenden hält.
Der Job-Scheduler leistet bei Westhoff eine fehlerfreie und selbst kontrollierende Schnittstellenarbeit. Durch die Zertifizierung des Produkts UC4 für SAP R/3 konnte die SAP-Lösung als Standard-Produkt implementiert werden, ohne individuelle Anpassungen vorzunehmen. Die Automatisierung der Rechenzentrumsaufgaben führt dazu, bestimmtes Fachwissen, das bisher nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter steckte, jetzt im Unternehmen von Personen unabhängig anwenden zu können. IT-Leiter Klaus Stüven ist überzeugt: “Die Automation verschafft uns nun mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten und brachte sehr schnell auch einen Return-on-Investment.”
Mehr Informationen sind unter www.UC4.com abrufbar.

Stephan H. Gursky

Stephan H. Gursky

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