Neue Partnerschaft, neue Produktversion

Feature | 12. Mai 2003 von admin 0

Auszeichnung intensiviert Kooperation mit SAP

Mit der Einführung des “SAP Global Partner Software”-Programms beabsichtigt die SAP, die globale Zusammenarbeit mit einigen wenigen, höchst qualifizierten Software-Partnern zu intensivieren. Als vorerst einziger Enterprise-Content-Management-Anbieter schaffte IXOS aus einer Auswahl von rund 500 SAP-Partnern den Sprung in den erstmals vergebenen, höchsten SAP-Partnerschaftsstatus im Software-Segment. Damit honoriert die SAP die bereits seit vielen Jahren bestehende Partnerschaft mit IXOS und macht deutlich, dass sie auch künftig auf dieses Unternehmen als bevorzugten Dokumentenmanagement-Anbieter für die mySAP Business Suite setzt.
Richard Gailer, Vorstand Vertrieb und Marketing von IXOS, begrüßt die Auszeichnung: “Die vertiefte Kooperation mit SAP stellt für uns einen deutlichen Wettbewerbsvorteil im Markt für SAP-bezogene Dokumentenlösungen dar. Wir sind überzeugt, dass sich die Ernennung zum SAP Global Partner Software spürbar auf unseren Umsatz in diesem strategisch wichtigen Bereich auswirkt.”

Dokumentenintegration weiter verbessert

Gleichzeitig hat IXOS mit IXOS-eCONtext for mySAP CRM die Integration ihrer Lösungen in die SAP-Welt vorangetrieben: Die aktuelle Version unterstützt bereits Release 3.1 der SAP-Lösung für ein effektives Kundenbeziehungs-Management. “Mit IXOS-eCONtext for mySAP CRM stellen wir eine optimale Ergänzung zu mySAP CRM 3.0 und 3.1 zur Verfügung”, erläutert Janina Heinrich, Produktmanagerin bei IXOS.
Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing oder Call-Centern greifen mit der IXOS-Lösung in der gewohnten mySAP-CRM-Umgebung direkt auf kundenrelevante Dokumente und Daten aus den verschiedenen SAP- und Nicht-SAP-Systemen zu. Die neue Produktversion, die im dritten Quartal auf den Markt kommt, vereinfacht und beschleunigt die Erstellung und Bearbeitung von Content-Management-Dokumenten. Sie unterstützt Dokumentenmanagement-System-Funktionen wie Check-in, Check-out oder die Versionierung. Die neue Version ermöglicht die Vergabe verschiedener Dokumentenstatus und kann das automatische Generieren von PDF- oder TIFF-Dokumenten aus Microsoft-Office-Dokumenten veranlassen. Zudem können Vorlagen zum Beispiel für Kundenanschreiben oder Angebote hinterlegt werden.
Gerade Dokumente, die einem umfangreichen Bearbeitungsprozess mit mehreren Dokumentenversionen unterliegen – komplexe Angebote oder Verträge etwa – können mit IXOS-DocuLink künftig ideal bearbeitet und verwaltet werden. So ist es möglich, durch den Dokumentenstatus bestimmte Aktionen zu starten. Wird beispielsweise ein Angebot auf den Dokumentenstatus “freigegeben” gesetzt, kann sowohl die Archivierung dieser Dokumentenversion als auch ein Angebots-Webflow automatisch angestoßen werden.
Diese Funktionalitäten sind zum Beispiel im Rahmen eines Kundenordners, der den gesamten Angebots- und Auftragsprozess sowie die zugehörigen Verträge und Dokumente enthält, ideal einsetzbar. Dasselbe gilt im Marketing für die Erstellung von Datenblättern oder Kampagnen. Darüber hinaus ist in der neuen Version von IXOS-eCONtext for mySAP CRM die Downloadfähigkeit der Kundendokumente und zugehörigen Attributsätze für den Offline-Benutzer optimiert. Dadurch kann regelmäßig und automatisch ein vordefinierter Download erfolgen.

Mehr Nutzen aus mySAP CRM

Mit IXOS-eCONtext for mySAP CRM hat das Münchner Softwarehaus eine Dokumentenmanagement-Lösung weiterentwickelt, die den Nutzen der SAP-Lösung mySAP CRM noch steigert. “CRM-Anwender möchten die gesamte Historie der Beziehung zum Kunden jederzeit nachvollziehen können,” erläutert Janina Heinrich. “Nur wenn auch alle Kundeninformationen wie ursprünglich in Papierform eingegangene Verträge oder Kundenaufträge in der CRM-Anwendung zur Verfügung stehen, sind die Mitarbeiter im Unternehmen auskunftsfähig und können Anfragen sofort zur Zufriedenheit des Kunden beant-worten.”
Dass diese kundenrelevanten Informationen den Mitarbeitern im Front-Office jederzeit in Sekundenschnelle auf ihrem Bildschirm zur Verfügung stehen, dafür sorgt die IXOS-Lösung. Die Mitarbeiter müssen nicht erst lange nach den versandten Rechnungen, Angeboten oder anderen benötigten Unterlagen suchen, sondern können bei einem Kundenanruf sofort darauf zugreifen – was den Kontakt zum Kunden deutlich verbessert.

Revolutionierte Auftragsbearbeitung

Ein PC-Direktanbieter beispielsweise, der das mySAP CRM Customer Interac-tion Center (CIC) als Schnittstelle für die Kommunikation mit den Kunden im Einsatz hat, kann mit IXOS-eCONtext for mySAP CRM seine Auftragsbearbeitung förmlich revolutionieren. Während Bestellungen, Auftragsbestätigungen und andere Unterlagen zuvor in Papierform gehandhabt und gelagert werden mussten, ermöglicht die IXOS-Lösung die frühe Archivierung der Dokumente und damit die drastische Beschleunigung des Bestellvorgangs.
Bestellt ein Kunde beim PC-Direktanbieter telefonisch zum Beispiel einen Rechner, legt der Call-Center-Agent in mySAP CRM einen Auftrag an. Dieser wird standardmäßig mit einem Barcode versehen, in der Poststelle ausgedruckt und an den Kunden zur Unterschrift versandt. Sendet der Kunde das unterschriebene Auftragsformular an das Unternehmen zurück, scannen es die Mitarbeiter in der Poststelle ein, und ein vollautomatisierter Webflow leitet den unterschriebenen Auftrag in elektronischer Form direkt an einen Kollegen aus der Auftragsannahme weiter. Dieser bearbeitet den Auftrag im Rahmen des vordefinierten Webflows und muss lediglich die Unterschrift prüfen. Sobald er die Freigabe erteilt, wird automatisch eine Auftragsbestätigung generiert und das gescannte Auftragsformular mit den Auftragsdaten aus mySAP CRM verknüpft. Die Auftragsdaten, der gescannte Kaufvertrag und alle weiteren Belege wie Auftragsbestätigung und Rechnung sind über die Kundenakte auf Basis von IXOS-Technologie zugänglich. Sie sind bei möglichen Kundenanfragen – per E-Mail, Fax oder Telefon – in Sekundenschnelle von mySAP CRM aus recherchierbar.

Frühe Archivierung spart Zeit und Geld

“Durch die frühe Archivierung der Dokumente, die mit dem Massen-Scanning in der Poststelle beginnt, können alle Belege als Teil eines Webflows elektronisch weitergeleitet und bearbeitet werden,” unterstreicht Janina Heinrich. “Allein die Einsparung der internen Postlaufwegezeiten trägt zu einer erheblichen Beschleunigung der Prozesse bei. Hinzu kommen Zeitersparnisse durch die automatisierte Auftragsbearbeitung. Außerdem entfallen die hohen Lagerkosten, weil die Unterlagen vom IXOS-eCONserver archiviert und nicht mehr in Papierform abgelegt werden.”
Die Möglichkeit, mit der IXOS-Lösung Aufträge schneller zu bearbeiten und Kundenanfragen sofort und kompetent zu beantworten, steigert natürlich auch die Kundenzufriedenheit. Waren zuvor langwierige Recherchen in den verschiedenen Papierablagen nötig, um Kundenanfragen zu beantworten, steht den Call-Center-Agents mit der IXOS-Kundenakte der gesamte Kundenvorgang auf Knopfdruck zur Verfügung.

Sibylle Hofmeyer

Sibylle Hofmeyer

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