Outsourcing macht SMBs flexibel

Feature | 9. Juni 2004 von admin 0

Laut Gartner-Analystin Mika Krammer verschwenden mehr als 70 Prozent der SMBs ihr Geld immer noch für nicht zum Kerngeschäft gehörende IT-Aktivitäten wie Telekommunikation oder Pflege und Erhalt der Infrastruktur. Das kostet Zeit und Geld. Diese Bereiche können in jedem Fall ausgelagert werden, meint Krammer, denn damit werden interne Ressourcen frei und die Produktivität steigt. Doch auch die Kosten sinken. Udo Nadolski, Geschäftsführer der internationalen Management-Beratung Harvey Nash in Deutschland, beziffert den Kostenvorteil von Outsourcing unter Berücksichtigung aller Schnittstellen- und Kommunikationskosten „auf mindestens 25 bis 40 Prozent netto.“

Pro und Contra

Generell erwarten Branchenkenner und Analysten im Markt für Outsourcing in den nächsten Jahren zweistellige Zuwachsraten. „Weltweit konzentrieren Unternehmen ihre Investments auf ihr Kerngeschäft und versuchen zunehmend, nicht dazugehörige Geschäftsprozesse auszulagern“, begründet Gartner-Analystin Rebecca Scholl den Trend. Allein in Deutschland soll der Anteil von Outsourcing an den gesamten ITK-Budgets auf rund 20 Prozent steigen, prognostiziert Harvey Nash. Laut einer Befragung von 1.000 überwiegend mittelständischen Unternehmen in Handel, Dienstleistung und verarbeitendem Gewerbe in Deutschland durch die Unternehmensberatung Deloitte & Touche versuchen mehr als 60 Prozent, ihre Kosten durch Outsourcing der IT zu senken. Die Marktforschungsinstitute Lünendonk und Techconsult kommen in aktuellen Untersuchungen zu dem Ergebnis, dass 38 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit weniger als 500 Mitarbeitern die IT an einen externen Dienstleister ausgelagert haben. Nach Recherchen von Pierre Audoin Consultants (PAC) werden mittelständische Unternehmen im Jahre 2007 weltweit sogar die exorbitante Summe von rund 4.000 Milliarden Euro für Outsourcing-Dienste ausgeben.
Dem Pro der positiven Aussichten steht jedoch ein Contra gegenüber, welches die absoluten Wachstumszahlen wieder relativiert. So meinten Analysten von Gartner kürzlich, dass Unternehmen speziell bei IT-Outsourcing-Projekten oft einfache Grundregeln nicht beachten. Allein 2004 sollen deshalb rund 50 Prozent der Outsourcing-Projekte nicht den gewünschten Erfolg bringen, ließen die Auguren wissen, denn Auftraggeber und Dienstleister würden zu wenig und zu oberflächlich miteinander kommunizieren. Auch was letztlich ausgelagert werden kann und soll, darüber sollte ein Unternehmen in jedem Fall gründlich nachdenken und sich vor allem Zeit nehmen, raten Experten.

Klare Ziele definieren und strategisch planen

„Der Versuch, ungelöste Probleme unreflektiert durch Fremdvergabe loszuwerden, ist (…) von vornherein zum Scheitern verurteilt“, heißt es in einem jüngst veröffentlichten Papier von Deutsche Bank Research in Zusammenarbeit mit SAP Hosting. Ian Marriott, Vice President IT Services and Sourcing bei Gartner, warnt zudem davor, Outsourcing lediglich unter Kostenaspekten verbunden mit Stellenabbau zu sehen. In die gleiche Kerbe schlägt Florian Kieninger vom Beratungsunternehmen Detecon. Für ihn ist „Outsourcing letztlich eine betriebswirtschaftliche Entscheidung, und das heißt, es ist nicht nur eine reine Kostenfrage, obwohl dies in Krisenzeiten ein wesentlicher Treiber ist.“ Deloitte & Touche sieht im Outsourcing deshalb auch keine kurzfristige Modeerscheinung oder gar ein „Buzzword“, sondern ein strategisches Mittel von Unternehmen, die eigene Geschäftstätigkeit zu verbessern.
Besonders mittelständische Firmen müssen in jedem Fall genau überlegen, was ausgelagert werden soll, denn die Anfangsinvestitionen in Outsourcing-Projekte sind manchmal durchaus beachtlich. So müssen beispielsweise eigene Prozesse im Vorfeld standardisiert und Schnittstellen zu den Prozessen eines Dienstleisters klar definiert werden, argumentiert die Analyse von DB Research. Eine überhastete Abwicklung, die zu einer unstrukturierten Lösung führt, kann mehr schaden als nutzen – und damit Kosten nicht senken, sondern sogar erhöhen. Deshalb muss zunächst genau ermittelt werden, was in welchem Umfang und an wen überhaupt ausgelagert werden soll. Grundsätzlich steht eine Firma vor der Entscheidung, ob sie bestimmte Bereiche teilweise (selektiv), komplett oder gleich ganze Geschäftsfelder wie Lohnverrechnung, Produktion oder IT auslagern will (Business Process Outsourcing). In letzterem Fall ist ein Leistungsanbieter für diesen Geschäftsprozess vollständig verantwortlich. Ausgelagert werden in der Regel alle Bereiche, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Hierzu gehört zum Beispiel die IT, die ein so genannter „Outsourcing-Klassiker“ ist. Seriöse IT-Dienstleister garantieren deshalb durch vertragliche Regelungen (Service Level Agreement, SLA) vor allem gleich bleibend hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Allerdings fallen beim IT-Outsourcing auch Entscheidungen aus dem Bauch heraus, denn es ist „stark durch weiche Faktoren geprägt“, meint Andreas Bureau, Director Consultant bei der META Group. Dass es menschelt, scheinen Attribute wie „Fairplay“, „transparente Preisgestaltung“ und „persönlicher, vertrauensvoller Kontakt zum Serviceanbieter“ zu belegen. Diese stehen nämlich laut META Group bei auslagerungswilligen Anwendern ganz oben auf der Agenda. Immerhin sind laut Lünendonk die Erfahrungen beim IT-Outsourcing mehrheitlich positiv.

Alles auslagern oder …?

Nach der Definition von Deloitte & Touche können Firmen alles auslagern, was nicht zum Kerngeschäft gehört. Voraussetzung: Der externe Dienstleister kann die an ihn übertragenen Aufgaben kostengünstiger ausführen, als dies innerhalb der Firma möglich ist. Gerade für SMBs scheint dieser Weg nicht ohne Weiteres gangbar zu sein. So fand eine Untersuchung des Betriebswirtschaftlichen Forschungszentrums für Fragen der mittelständischen Wirtschaft an der Universität Bayreuth (BF/M) heraus, dass Mittelständler bei der Auslagerung der EDV oder Teilen davon durchaus heterogen vorgehen. Am häufigsten geben SMBs Systembetrieb und Anwendungsentwicklung ab. Laut Volker Schilling, Geschäftsführer des BF/M ist dies ein Indiz, wonach Betriebe erkannt haben, dass Individualentwicklungen aufwändig und teuer sind, und deshalb vermehrt auf betriebswirtschaftliche Standardsoftware setzen. Eine Lösung wie beispielsweise SAP Business One kann den individuellen Bedürfnissen leicht angepasst werden. Allerdings ist eine Verständigung darauf, was letztlich ausgelagert werden soll, nicht selten problematisch, und mittelständische Unternehmen bräuchten etwas länger, um sich dem vollen Spektrum, welches die Auslagerung der IT bietet, zu öffnen.
Einige Mittelständler glauben immer noch, jemand „von außen“ könne ihr Geschäft nie so gut verstehen wie sie selbst, meint Gartner-Analystin Mika Krammer. Anderen widerstrebt es von Haus aus, die Kontrolle an Dritte abzugeben. Manchmal scheitert ein Outsourcing-Projekt schon allein daran, dass Mittelständler sich intern nicht darauf verständigen können, welcher Teil der IT zum Kerngeschäft gehört. „Mittelständische Betriebe wollen ihr Schicksal selbst in der Hand haben“, glaubt auch Jeffrey Balentine von Deloitte & Touche. Im Gegensatz zu Krammer sieht er den Grund darin, dass SMBs aufgrund des schnelllebigen Geschäfts flexibel sein müssen, wobei die vertragliche Bindung an einen externen Dienstleister durchaus hinderlich sein kann (beispielsweise wenn sich das Geschäftsmodell ändert).

Neue Wege gehen

In diesem Zusammenhang bringen Berater des Consulting-Unternehmens Detecon noch einen zusätzlichen Gesichtspunkt ins Spiel. SMBs sollten versuchen, dem steigenden Kostendruck auf ihre IT mittels eines so genannten „Partnering-Modells“ mit gleich gesinnten Unternehmen zu begegnen. Firmen, die hinsichtlich ihres IT-Wissens und ihrer Anforderungen an die IT durchaus vergleichbar sind, könnten einen eigenen, quasi maßgeschneiderten IT-Dienstleister schaffen, der ihnen die Chance eröffnet, sich stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Der neue Dienstleister kann die Unternehmen dann durch die Bereitstellung der benötigten IT flexibel unterstützen.
„Steht man als mittelständisches Unternehmen vor der Situation, eine kleinere IT-Abteilung zu konsolidieren, so empfiehlt sich, ernsthaft den Gedanken des Partnerings mit gut bekannten Unternehmen oder Beratungshäusern zu diskutieren und Möglichkeiten einer Realisierung zu eruieren“, erklärt Detecon-Berater Florian Kieninger. Die Vorteile des Modells lägen auf der Hand, „denn SMBs verbessern so die IT-Infrastruktur, senken Kosten und können sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.“ Der „erste Schritt, also die Anbahnung, die Politik und das Aufsetzen des Frameworks, ist immer der schwerste“, so Kieninger weiter. Tröstlich immerhin: „Falls dieser sich als Fehltritt erweist, so hat man noch keine Millionen versenkt.“
Dass aber auch „herkömmliches“ Outsourcing prima funktioniert, zeigt das mittelständische Elektrohandelsunternehmen Weco Electronic. Im Zuge der Einführung der SAP-Mittelstandslösung SAP Business One beschloss Geschäftsführerin Irmgard Wessels, nicht nur die IT, sondern auch die IP-Telefonie an den SAP Partner RAG Informatik komplett auszulagern. „Für uns ging es darum, mit der Auslagerung nicht nur Kosten zu senken, sondern flexibler zu werden und den Kunden einen Mehrwert etwa in Form von besserer Beratung zu liefern“, erklärt Irmgard Wessels. „Und das haben wir in jedem Fall erreicht.“

Weitere Informationen:

Allgemein: www.outsourcing.com (= The Outsourcing Institute) http://outsourcing.weblog.gartner.com/weblog/index.php?blogid=9, www.sharedxpertise.org
Studien: www.dbresearch.de, www.deloitte.com, www.detecon.com/de, www.gartner.com, www.globalinsight.com, www.idc.com, www.luenendonk.de, www.metagroup.de, www.pac-online.de, www.uni-bayreuth.de/departments/bfm
SAP: www.sap.com

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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