Papierlose Prozesse steigern Produktivität

Feature | 20. September 2006 von admin 0

Muss diese Rechnung bezahlt werden oder nicht? Bei dieser Frage ist für Banken besondere Sorgfalt geboten. Denn während andere Unternehmen, die Überweisungen über ihre Hausbank abwickeln, Zahlungsaufträge noch stoppen können, sind Banken gleichzeitig die ausführende Instanz und das Geld wird sofort abgebucht.
Bei der Bank of Ireland Group (BOI), einem führenden Geldinstitut mit mehr als 16.000 Mitarbeitern, war mit der Rechnungsprüfung und -freigabe bislang viel Handarbeit und Papier verbunden. Zwar gab es mit dem Shared Services Center der Bank einen zentralen Eingang für alle Rechnungen, doch die Bearbeitung gestaltete sich aufwändig und langwierig. Insbesondere bei unvollständigen Rechnungen mussten die Mitarbeiter im Shared Services Center zunächst über die Bestellung in SAP R/3 den für die Freigabe zuständigen Sachbearbeiter in den Fachabteilungen ermitteln. Anschließend schickten sie die Rechnungen per Hauspost in die entsprechende Zweigstelle und legten sich zur Kontrolle Kopien auf Wiedervorlage. Die freigegebenen beziehungsweise abgelehnten Rechnungen kamen – ebenfalls mit der Hauspost – ins Shared Services Center zurück. „Die Bearbeitung von unvollständigen Rechnungen, sei es, um die Freigabe einzuholen oder um Ausnahmen zu bewältigen, war bisher papiergebunden. Bei Rückfragen mussten wir in vielen Fällen sogar die Originalrechnung an den Lieferanten zurückschicken“, beschreibt David Staunton, Procurement Process Manager bei der BOI Group, die Herausforderung.
Der Haken an diesem Prozedere war nicht nur der Zeitaufwand, sondern vor allem die schwierige Kontrolle. So ließen sich die einzelnen Bearbeitungsschritte kaum nachvollziehen. Bevor eine Rechnung in der ERP-Lösung verbucht war, war nicht ersichtlich, wo in der Bank sie gerade zur Bearbeitung vorlag. Gleichzeitig bestand stets die Gefahr, dass die Unterlagen auf dem Weg zur Freigabe verloren gingen oder Kopien der Rechnung in den Prozess gerieten. Die fehlende Transparenz machte es außerdem schwer, die gesetzliche Nachweispflicht zu erfüllen. Darüber hinaus waren die Mitarbeiter in der Buchhaltung häufig nicht in der Lage, Nachfragen der Lieferanten zum Status ihrer Rechnungen umgehend zu beantworten. Die Folgen: hohe Bearbeitungskosten, Reklamationen und Skontoverluste.

In acht Wochen produktiv

Diese Nachteile wollte die Bank of Ireland in Zukunft vermeiden und gleichzeitig ihre Produktivität steigern. Aus diesem Grund suchte sie eine Lösung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung, die sämtliche Abläufe automatisieren und leichter kontrollierbar machen sollte. Davon versprach sich das Geldinstitut zügige Freigabeprozesse, um seine Rechnungen termingerecht begleichen zu können, die Beziehung zu den Lieferanten zu verbessern und Skonti zu verbuchen. Da die Bank ihre Geschäftsabläufe mit SAP R/3 bearbeitet, entschied sie sich für eine Lösung der SAP-Partner Ebydos und Readsoft. Sie besteht aus der Texterkennungs-Software Documents for Invoices von Readsoft, dem Add-on-Produkt Ebydos Invoice Cockpit und dem dazugehörenden Workflow Ebydos WebCycle. Die Implementierung von Documents for Invoices erfolgte durch den lokalen Partner SoftCo. Die Einführung der Ebydos-Lösung sowie die Integration in SAP R/3 und die E-Procurement-Komponente Enterprise Buyer Professional von SAP übernahm Ebydos.
Bereits Anfang Mai 2005, nur zwei Monate nach Beginn der Implementierung, arbeiteten Document for Invoices von Readsoft und Ebydos Invoice Cockpit produktiv. Ebydos WebCycle ging einen Monat später live. Die Lösung deckt den gesamten Bearbeitungsablauf der Bank of Ireland ab, von der Datenerfassung bis zur Freigabe der Rechnungen. Die Texterkennungssoftware scannt sämtliche eingehenden Rechnungen – eine manuelle Eingabe und das damit verbundene Fehlerrisiko entfällt. Anschließend leitet die Software die Daten an das SAP-Add-on Ebydos Invoice Cockpit weiter, wo sie mit den Stammdaten aus SAP R/3 und den Bestellinformationen im Enterprise Buyer Professional abgeglichen und zur Freigabe an die Fachabteilungen verteilt werden.
Bei unvollständigen Rechnungen erhält der zuständige Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Link zum Workflow Ebydos WebCycle, der im Intranet der Bank implementiert ist. Bei Ausnahmen, etwa wenn die Rechnungsdaten nicht mit den Stammdaten in SAP R/3 übereinstimmen oder sich die für die Freigabe zuständige Person nicht ermitteln lässt, weist die Lösung den Sachbearbeiter auf das Problem hin. So lassen sich auch Ausnahmen schneller regeln.

Zahlstopp bis zur Freigabe

Die Freigabe der Rechnungen wird über den Ebydos WebCycle gesteuert. Er erlaubt nur wenigen, speziell autorisierten Personen die Freigabe, so dass ein Irrtum ausgeschlossen ist. Ist die Freigabe erteilt, wird die Rechnung umgehend beglichen. Gibt der zuständige Sachbearbeiter dagegen kein grünes Licht, gilt ein Zahlstopp.
Der Sachbearbeiter ruft die Rechnungen über den Workflow auf, kann dort alle Informationen einsehen und problemlos nachvollziehen, welche Prozessschritte bereits abgearbeitet wurden. Außerdem ist es möglich, zusätzliche Informationen anzufordern oder Vermerke zu machen. Wenn aus seiner Sicht alles stimmt, gibt er die Rechnung frei, wenn nicht, lehnt er die Bezahlung mit einer Begründung ab. In diesem Fall kann automatisch eine E-Mail-Nachricht an den Lieferanten gesendet werden, zur Erläuterung lässt sich auch ein digitales Bild der Rechnung beifügen. Auf diese Weise legt die Bank ihrem Geschäftspartner ohne großen Aufwand dar, warum die Rechnung nicht bezahlt wird, zum Beispiel im Fall eines Irrläufers.

Alles unter Kontrolle

Die erledigten Rechnungen inklusive aller Notizen und Bearbeitungsschritte werden archiviert. Da sich bei Nachfragen jederzeit rasch auf diese Dokumente zurückgreifen lässt, kann die BOI ihrer Nachweispflicht nun problemlos nachkommen. Mit der höheren Transparenz vereinfacht sich auch die Prozesskontrolle. Die Mitarbeiter im Shared Services Center rufen im Ebydos WebCycle sämtliche zu bearbeitenden Rechnungen auf, erkennen Verzögerungen frühzeitig und greifen bei Bedarf ein. Fehler, etwa eine falsch berechnete Mehrwertsteuer oder eine fehlende Auftragsnummer, sind sofort ersichtlich und können behoben werden. Mit Hilfe der Selektionsfunktionen lässt sich die Auswahl der angezeigten Rechnungen einschränken – etwa auf solche, die überfällig sind. Ist der zuständige Freizeichner im Urlaub, leiten die Mitarbeiter im Shared Services Center die Rechnungen an seine Vertretung weiter.
Die Bank of Ireland ist mit der Lösung ausgesprochen zufrieden. „Der größte Vorteil ist, dass sich unsere Prozesse nun viel besser nachvollziehen lassen“, erklärt David Staunton. „Unsere Mitarbeiter können die Rechnungen auflisten und entsprechend der Deadlines abarbeiten. Alle Rechnungen sind in der Lösung erfasst und sämtliche Bearbeitungsschritte jederzeit ersichtlich. Das hilft uns, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die operativen Risiken zu minimieren.“ Obendrein ist auch die Produktivität bei der Rechnungsbearbeitung gestiegen. Seit Einführung der neuen Lösung hat sich der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter um rund 20 Prozent verringert.

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