Papierlose Prozesse

Feature | 4. Oktober 2004 von admin 0

Seit Jahrhunderten ist Papier der Lebensnerv der Geschäftswelt. Kleine Unternehmen, große Konzerne, gemeinnützige Gesellschaften und öffentliche Verwaltungen, sie alle wickeln ihre Geschäfte mit Hilfe von Papier ab. Papier-basierte Vorgänge begleiten Geschäftsprozesse von der Rechnungsstellung bis zur endgültigen Bezahlung. Die Frage lautet jedoch, warum Papier trotz der ERP-Revolution immer noch im Zentrum aller Geschäftsvorgänge steht. Die einfache Antwort: Papier ist nach wie vor das flexibelste Medium für die menschliche Kommunikation und den Fluss von Informationen. Es ist einfach zu verwenden. Jeder kann unmittelbar lesen, was drauf steht. Jeder kann es sofort beschreiben.

Nützliche Schnittstelle mit “Einbahnstraßencharakter”

Unternehmen und Institutionen, die ihre Abläufe automatisieren wollen, sollten nicht in Richtung papierloses Büro schielen, sondern den Versuch unternehmen, papierlose Prozesse zu schaffen – und das Papier hierbei aus dem Zentrum der Geschäftsprozesse zu entfernen. Dabei sollte Papier aus dem Zentrum des Geschäftsprozesses rücken. Papier als einfaches zwischenmenschliches Kommunikationsmittel, sozusagen als Anwenderschnittstelle mit Einbahnstraßencharakter, bleibt Rande eines Geschäftsvorgangs erhalten. Hauptaugenmerk ist eine anpassungsfähige und flexible Lieferkette.
Im Zentrum der Lieferkette liegt das Betätigungsfeld einer jeden Finanzabteilung. Diese nimmt verschiedene Aufgaben wahr und besteht wiederum aus unterschiedlichen Abteilungen, beispielsweise für den Einkauf, für die Auftragserfassung, für die Kreditkontrolle oder für den Zahlungsverkehr. Jeder Funktionsbereich hängt mit einem anderen Funktionsbereich sowie mit anderen Teilen des Unternehmens zusammen. Technische Neuerungen wie etwa die Einführung von SAP-Software haben im vergangenen Jahrzehnt den Informationsfluss in der Finanzabteilung erheblich schneller geworden. Dennoch gehen die Kundenaufträge meist noch auf Papier ein, Rechnungen werden auf Papier gestellt, Bestellungen stehen auf Papier, Zahlvorgänge sind oft auf Papier dokumentiert, die im Lager eingehenden Lieferscheine sind auf Papier gedruckt, die Versandetiketten bestehen aus Papier – und unzählige Beispiele mehr.

Ausnahmen stören die perfekte E-Welt

Der Beschaffungsprozess inklusive der Rechnungsabwicklung ist ein gutes Beispiel dafür, wie Papierdokumente ihre zentrale Bedeutung ungewollt beibehalten. In einer perfekten Welt würde ein Unternehmen eine Bestellung per E-Mail an den Lieferanten schicken. Dessen Rechnung ginge nach Erhalt der Lieferung elektronisch ein, würde mit der Bestellung abgeglichen und dann zur Genehmigung weitergeleitet. Ist die Zahlung autorisiert, muss das Unternehmen den Betrag nur noch überweisen.
Es sind die kleinen Ausnahmen, die diesen Prozess zunichte machen. Beispielsweise verfügen nicht alle Lieferanten über eine E-Mail-Adresse. Deshalb muss jedes Unternehmen auch weiterhin dazu in der Lage sein, Bestellungen auch per Fax oder Post zuzustellen. Nicht alle Lieferanten sprechen dieselbe Sprache, also sind die Bestellungen oft mehrsprachig abgefasst. Damit eine Bestellung rasch ausgeführt wird, muss der Bestellende eindeutig daraus hervorgehen. Die Bestellung ist darüber hinaus klar und deutlich abzufassen ein und muss den Lieferanten darüber informieren, was er wann wohin liefern soll. Des Weiteren muss der Lieferant der Bestellung entnehmen können, wohin er die Rechnung schicken soll und wie der Zahlungsvorgang abzuwickeln ist. Nicht bei jedem Lieferanten stimmt die Rechnungsnummer mit der Bestellnummer überein. Nicht jede Rechnung ist fehlerfrei; nicht jede Rechnung kommt auch prompt mit der Post an. Der zur Freigabe der Rechnung autorisierte Mitarbeiter sitzt nicht am Endpunkt der Lieferung. Nicht jede Rechnung wird freigegeben. Diese und viele weitere Ausnahmen führen dazu, dass Papier für Geschäftsprozesse weiter ein zentrales Medium bleibt.

Eine Automatisierungsschicht für den Dokumentenprozess

Eine Möglichkeit, dieser Fragestellung zu Leibe zu rücken, ist, ergänzende Software beispielsweise für die Fakturierung zu kaufen. Dieser Ansatz ist dann zu empfehlen, wenn ein Unternehmen noch nicht in Aus- und Weiterbildung oder eigene Entwicklungsprojekte investiert hat. Um die Anwender der ursprünglichen Software darauf zu schulen, ist jedoch sowohl ein gewisser zeitlicher Aufwand für Trainings notwendig; der Kauf der Software an sich bedeutet ein erhebliches finanzielles Engagement. Eine zweite Lösungsmöglichkeit besteht darin, die Lieferanten zu zwingen, vordefinierte elektronische Standards oder Formate zu verwenden. Eine solche Vorgehensweise können in aller Regel nur weltweit operierende Großkonzernen durchsetzen, es ist aber für die meisten Unternehmen nicht realistisch. Die dritte Lösungsmöglichkeit besteht aus einer Automatisierungsschicht für Dokumente, die beispielsweise an die SAP-Lösung angebaut wird und die den Dokumentenfluss steuert.
Hierbei steuert die SAP-Anwendung die Kernprozesse. Auf der Automatisierungsschicht für den Dokumentenfluss wird eine digitale Version des Papierdokuments erstellt. Falls notwendig gibt diese Schicht auch Papierausdrucke an den SAP-Anwender oder den Lieferanten aus. Die Digitalisierung senkt den Aufwand für die Dateneingabe; Genehmigungsfristen verkürzen sich. Mit Hilfe einer solchen Lösung tauschen Anwender auf der ganzen Welt über eine SAP-Anwenderschnittstelle oder das Internet blitzschnell Dokumente aus.

Das beste Medium für den Empfänger

Bei der Automatisierung des Dokumentenflusses werden alle eingehenden Dokumente – inklusive der Papierdokumente – in den Prozess eingespeist und dann in einem Speicher abgelegt. Der Inhalt dieser Dokumente wird extrahiert und an die SAP-Lösung weitergegeben. Dort wird der Inhalt geprüft, genehmigt oder weiter bearbeitet. Mitteilungen, die die SAP-Umgebung in Richtung Kunde oder Lieferant verlassen, formatiert die Automatisierungsschicht neu. Die Mitteilungen werden in das für den Empfänger geeignetste Medium umgewandelt – Papier, Fax, E-Mail, XML-Datei oder eine Kombination aus diesen Formaten. Die ausgehenden Nachrichten werden automatisch mit Querverweisen und Verknüpfungen versehen und im Speicher abgelegt. In der Automatisierungsschicht erhalten Anwender sofort Zugang zu elektronischen Ebenbildern des Originaldokuments und sämtlicher damit zusammenhängender Dokumente. Die SAP-Umgebung muss hierfür nicht verlassen werden.
Die Funktionsweise dieser Schicht lässt sich gut am Beispiel des normalen Ablaufs der Kreditkontrolle erklären. Um Zahlungen zu veranlassen, schickt die Kreditkontrollabteilung den Kunden Rechnungen und Kontoauszüge. Ist eine Rechnung fällig, ruft beispielsweise der Sachbearbeiter den Kunden an und bittet ihn um Zahlung. Kommt es bei einer Rechnung zu Rückfragen, muss der Sachbearbeiter dem Kunden Kopien bestimmter Dokumente auf Papier zusenden. Der Ablauf verzögert sich, als Resultat bleiben die Tagesverkäufe länger unbezahlt. Mit der Automatisierungsschicht für den Dokumentenfluss hingegen greift der Sachbearbeiter sofort auf jede Mitteilung zu – von der letzten Rechnung bis zur Kundenbestellung – und mailt oder faxt diese in Echtzeit direkt an den Kunden. Der Kunde druckt diese Akten dann auf Papier aus und prüft sie auf Fehler. Im Ergebnis reduzieren sich die Aussenstände, es wird weniger telefoniert und der Kundenservice wird verbessert.
Die Geschäftsprozesse hängen in diesem Szenario nicht mehr primär von Papierdokumenten ab. Das Papierformat bleibt aber dennoch ein Teil des Vorgangs, überall dort, wo es für den Anwender vorteilhaft ist. Mithilfe der Automatisierungsschicht sind einzelne Dokumente auch für eine Vielzahl von Vorgängen verfügbar. Der Anwender konzentriert sich stärker auf seine eigentliche Arbeit, er arbeitet effizienter. Die Kunden reagieren positiv auf einen rascheren und unkomplizierteren Service. Die Lieferanten reagieren schneller, und die Mitarbeiter sind produktiver.

Steve Carter

Steve Carter

Leave a Reply