Passt wie angegossen

Feature | 18. Juni 2008 von Joris Spuesens 0

Möbelserie von Bukatchi Foto: Bukatchi

Kleines Unternehmen auf Wachstumskurs: Mit nur zwölf Mitarbeitern und jeweils einem Verkaufsraum im niederländischen Enschede und im chinesischen Qing Xi steigert Bukatchi seinen Erlös jährlich um rund 15 Prozent. Das Erfolgsgeheimnis liegt für den niederländischen Gartenmöbelhersteller in seinem flexiblen und wirtschaftlichen Geschäftsmodell. „Die Produktion in den Niederlanden ist einfach nicht rentabel. Deshalb haben wir sie nach China verlagert und arbeiten in Europa mit spezialisierten Logistikpartnern zusammen“, erläutert Geschäftsführer Frank Krake. „Unsere Stärken sind ein innovatives Design und eine intelligente, wirtschaftliche Vermarktung unserer Produkte. Außerdem kümmert sich ein Qualitätsmanager in den chinesischen Werken darum, dass bei der Produktion höchste europäische Qualitätsstandards gelten.”

Mit zwei Markenlinien bedient das Unternehmen unterschiedliche Zielgruppen. Die Luxusmarke „Bukatchi“ wird ausschließlich über den gehobenen Einzelhandel vertrieben, etwa Gartencenter oder Fachhändler. Mit der Marke „Sombrero“ richtet sich Bukatchi an preisbewusste deutsche Kunden, die in Baumärkten einkaufen, sowie an das mittlere Einzelhandelssegment in Belgien und in den Niederlanden.

Bukatchi bietet hohe Qualität zu günstigen Preisen. Möglich ist das durch die schlanke Personalstruktur. Das Unternehmen wickelt alle administrativen und kaufmännischen Prozesse mit zwölf spezialisierten Mitarbeitern ab. Zur Belegschaft zählen neben Außendienstmitarbeitern und Beschäftigten in China lediglich ein Exportleiter, ein interner Vertriebsmitarbeiter, ein Buchhalter, ein technischer Zeichner sowie ein Qualitätsmanager. „Wir brauchen keine kostspieligen eigenen IT-Spezialisten“, betont Krake.

SAP Business One passt perfekt

Als das Unternehmen eine neue ERP-Lösung benötigte, suchte es daher eine einfach zu bedienende und zu wartende Software – aber dennoch mit einem großen Funktionsumfang. Die neue Anwendung sollte bei Bukatchi ein Konglomerat unterschiedlicher IT-Systeme ablösen, die von den Muttergesellschaften stammten. Mit der unternehmerischen Unabhängigkeit entschied sich Bukatchi für den Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur.

„Ich persönlich habe keinerlei Neigung für IT“, bekennt Krake. „Mir ist wichtig, dass das System zuverlässig funktioniert und jederzeit korrekte Informationen im gewünschten Format liefert. Grundsätzlich gilt für mich: Wenn ich die Software oder einen IT-Berater nicht verstehe, dann stimmt was nicht. Doch bei SAP Business One und dem Implementierungspartner AGION stimmte alles. Es gab keine Diskussionen über das Kleingedruckte und keine komplizierten Präsentationen.“ Auch ohne IT-Spezialist zu sein war für Krake aus eigener Erfahrung klar, was er nicht wollte: Weder eine Behelfslösung, mit denen die Anwender ihre Daten häufig manuell zusammensuchen müssen, noch ein komplexes, teures Softwarepaket mit zahlreichen Extras, die im Alltagsgeschäft überflüssig sind.

Bukatchi nahm verschiedene Software-Lösungen eingehend unter die Lupe. Die Entscheidung stand schnell fest. „Uns war sofort klar, dass SAP Business One genau die Funktionen und Benutzerfreundlichkeit bietet, die in unserer Branche für den Erfolg entscheidend sind“, erklärt Krake. „Die Lösung liefert uns den Funktionsumfang, den wir heute benötigen, und die Möglichkeit, in Zukunft weitere Funktionen hinzuzufügen. Diese Flexibilität kennzeichnet auch unsere Geschäftsprozesse.“

Was den Geschäftsführer ebenfalls freute, war die schnelle und reibungslose Auslieferung: „Wir bekamen SAP Business One wenige Wochen nachdem AGION unsere Prozesse untersucht hatte. Der Termin war perfekt: Unser Buchhalter konnte dem SAP-Partner alle Änderungen mitteilen, bevor er in den Urlaub ging.“

Das optimale Paket für den Mittelstand

Die Implementierung begann Ende Juli 2007 und war in nur neun Arbeitstagen abgeschlossen – einschließlich aller Schulungen sowie der Hardware-Konfiguration. Seither ist Krake äußerst zufrieden mit den Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung. „Dank der Drag-&-Relate-Funktion habe ich beispielsweise immer Zugriff auf aktuelle Zahlen, offene Posten und historische Daten. SAP Business One ermöglicht praktisch alles – von Preisangeboten über die Fakturierung bis hin zu Zahlungserinnerungen. Das liegt an der Integration zahlreicher Funktionsbereiche, etwa Kundenbeziehungsmanagement, Verkauf, Einkauf, Preisgestaltung, Bestandssteuerung und Bestellempfehlungen“, berichtet Krake. Funktionen, die das Unternehmen zusätzlich benötigte, stellte der SAP-Partner AGION ebenfalls bereit. Dank dieser Ergänzungen kann Bukatchi beispielsweise einen Verkaufsbonus mit einem einzigen Tastendruck direkt auf Detailebene der Bilanz zuordnen.

Laut Krake räumt das Projekt bei Bukatchi mit dem Vorurteil auf, ein SAP-System sei komplex. „Unsere Erfahrung ist, dass SAP Business One sehr geeignet für den Mittelstand ist. SAP und AGION teilen dieselbe Unternehmensphilosophie: Einfachheit und Flexibilität“, betont er. Das Geschäft von Bukatchi ist in hohem Maße saisonabhängig. Damit das Unternehmen seine Liefertermine einhalten kann, muss auch die IT den Anforderungen in Spitzenzeiten gewachsen sein. „SAP Business One bietet uns diese Sicherheit dank der automatisierten Workflows“, stellt Krake fest. Seiner Schätzung nach kann Bukatchi dank der neuen Lösung bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl seine Erlöse um 50 bis 100 Prozent steigern.

Eine zukunftssichere Investition

Der Geschäftsführer blickt optimistisch in die Zukunft, auch für den Umzug in ein neues Firmengebäude in den nächsten 18 Monaten sieht er seine IT bestens gerüstet. „Dank SAP Business One verfügt Bukatchi über eine IT-Infrastruktur, mit der wir künftige Herausforderungen bewältigen. Wir können später problemlos weitere Funktionen hinzufügen, wenn wir sie benötigen. Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil für uns.“

Auch die Anwender sind hoch zufrieden mit der neuen Lösung. Jasper Schutten, der im Büro arbeitet, lobt die Benutzerfreundlichkeit von SAP Business One: „Früher habe ich neben der Buchhaltungssoftware noch separate Excel-Tabellen geführt. Mit SAP Business One sind die Prozesse besser integriert. Die Daten aus meinem Bereich werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Benutzeroberflächen sind übersichtlich und einfach zu bedienen. Wenn mich ein Kunde mit einer Frage anruft, kann ich alle relevanten Informationen direkt aus dem Cockpit abrufen, sodass ein späterer Rückruf entfällt.“ Auch Schutten bewertet die Zusammenarbeit mit AGION als positiv und konstruktiv. „Alle unsere Anforderungen wurden erfüllt. Und wenn wir Fragen haben, ist bei AGION immer jemand erreichbar – in dringenden Fällen über eine Handynummer.“

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