Planungsprozesse für “Gelegenheitsnutzer” erleichtern

Feature | 12. Juli 2006 von admin 0

Planung ist eine ungeliebte Aufgabe in Unternehmen. Denn: Planungsprozesse laufen meist nicht oft genug ab. Kein in das operative Alltagsgeschäft eingebundener Mitarbeiter kann sich daher mit Fug und Recht als Experte fühlen. Planungsprozesse umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten, die in der richtigen Reihenfolge mit Informationen, Daten und Zuarbeiten aus verschiedenen Quellen erledigt werden müssen. Aus diesem Grund werden “Gelegenheitsnutzer” immer wieder mit denselben Fragen konfrontiert:

  • Welche Planungsumgebung – und in welchem System – muss denn nun eigentlich genutzt werden, um einen konkreten Schritt abzuarbeiten?
  • Wie findet man für jede Planungsaktivität die richtige Planungsanwendung?
  • Wo finden sich die notwendigen Input-Daten, etwa die Istwerte oder die Bestandszahlen?
  • Ist sichergestellt, dass die richtige Version eines Planungslayouts verwendet wird?
  • Wie lassen sich Abstimmaufgaben koordinieren, damit Reibungsverluste minimal und der Planungsprozess effizient sind?
  • Wie lassen sich die begleitenden Kommunikationsprozesse – etwa Genehmigungsverfahren – in eine gemeinsame, kollaborative Umgebung verlagern?

Ein Framework für Planungsaufgaben

mySAP ERP 2005 stellt den Anwendern mit SAP Express Planning erstmals ein Framework zur Verfügung, das den Ablauf einer Planungsaufgabe vereinfacht und auch Schritte wie die Abstimmung und die Überwachung des Status der Planung integriert. Mit SAP Express Planning lassen sich so genannte “Planungsrunden” durcharbeiten und abschließen, denen grundsätzliche Szenarien zugrunde liegen. Diese Szenarien sind nicht variabel, sie laufen über längere Zeiträume hinweg periodisch wiederkehrend jeweils in einzelnen Planungsrunden ab.
SAP Express Planning zählt zu den anwendungsübergreifenden Komponenten von mySAP ERP. Das Framework verwendet SAP NetWeaver Portal als Frontend und bedient sich dessen Rollenkonzept und der Navigationsfunktionen. Eine Möglichkeit auf die aktiven Planungsrunden zuzugreifen ist daher, diese nach der Anmeldung im SAP NetWeaver Portal im “Manager Self Service” zu öffnen. Planungsanwender müssen ihre Arbeitsumgebung im Verlauf der Planungsrunde dann zu keinem Zeitpunkt verlassen: Idealerweise finden sie dort alle notwendigen Werkzeuge, die relevanten Daten, detaillierte Instruktionen und die notwendigen Kommunikationsmittel.

Der “Fahrplan” wird hinterlegt und dokumentiert

Für jede Planungsaufgabe muss zunächst ein Szenario definiert werden, das die Roadmap und die benötigten Planungsservices enthält. Ausserdem muss der Planungsadministrator seiner SAP-Software als Zeitbezug das Planungsjahr mitteilen und hinterlegen, in welchen Versionen die vorläufigen und die endgültigen Zahlen abgelegt werden sollen. Beide Informationen werden periodisch wechselnd in so genannten “Instanzen” abgelegt. Jeder Ausführungszyklus ist eine eigene Planungsrunde. Jede Planungsrunde beruht auf dem gleich bleibenden Szenario, ist aber über die Instanz an ein ganz konkretes Planjahr gebunden.
Anschließend werden dem Szenario die benötigten Planungsservices zugeordnet. Grundsätzlich muss die Roadmap für jeden Schritt, egal ob es sich um die “Stammdatenüberprüfung”, “Adobe Interactive Forms” oder die “Primärkostenplanung” handelt, einen Planungsservice enthalten. Über einen Objekttyp wird ausgesteuert, auf welches Planungsobjekt (etwa Innenaufträge oder Kostenstellen) sich der Planungsservice bezieht. Hier wird auch konfiguriert, welche Eingabestrukturen der Anwender im SAP-Portal vorfindet, in welcher Spalte des Eingabebereichs etwa Plandaten erfasst und aus welchen Perioden beispielsweise Ist-Daten ausgegeben werden sollen.
Zu jedem Planungsschritt lasen sich detaillierte Instruktionen erfassen, die präzisieren, welches Ergebnis in den einzelnen Aktivitäten herbeigeführt wird und welche Teilschritte hierzu notwendig sind. Von dieser Möglichkeit sollten Planungsadministratoren unbedingt Gebrauch machen. Gerade für Planungsaufgaben, die nur einmal im Jahr ablaufen, bietet diese Dokumentation den “Gelegenheitsnutzern” eine unschätzbare Hilfe. Anwender müssen sich hiermit nicht selbst eine Aktivitäten-Liste definieren und verwalten. Sie navigieren intuitiv, aber von Erklärungen geleitet entlang der Roadmap durch die Planungsrunde. Mit einer Status-Übersicht lässt sich jederzeit der Stand der Aktivitäten nachvollziehen.

Altbekannte “handwerkliche” Planungsfunktionalität

Als “handwerkliche” Planungsfunktionalität stehen den Anwendern in den Planungsrunden mit SAP Express Planning die altbekannten Mittel zur Verfügung, etwa integrierte Planungswerkzeuge aus SAP Business Intelligence, eine Vielzahl der Planungswerkzeuge aus SAP R/3 oder auch “Business Planning and Simulation” aus SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM-BPS). Allerdings werden dafür unterschiedliche Planungsservices benötigt. Für die Anwender spielt das aber keine Rolle. Für sie kommt es nur darauf an, dass das Projektteam oder der Planungsadministrator bei der Einrichtung von SAP Express Planning den benötigten Service in die Roadmap einfügt und so die Daten verfügbar macht.
Soll eine BI-basierte Planungsanwendung eingebettet werden, ist kein Objekttyp für einen Planungsservice notwendig. Stattdessen wird ein Planungsservice verwendet, der die Eingabe einer URL erlaubt. Die URL muss jedoch so erweitert werden, dass auch die Parameter-Übergabe aus dem SAP Express Planning mit den richtigen Selektionsparametern gewährleistet ist. Die Objektselektion wird in diesem Fall über die URL sichergestellt. Für jeden Planungsservice lässt sich festlegen, ob er obligatorisch vor dem Versenden der Planung oder bereits vor dem nächsten Schritt abgearbeitet werden muss – oder grundsätzlich nur optional zu bearbeiten ist.

Beispiel: Kostenstellenplanung

Jährlich läuft beispielsweise bei der Kostenstellenplanung eine eigene Planungsrunde ab. Sie basiert auf einem konkreten Szenario, das verlangt, dass neben den Kostenstellenbudgets auch Leistungsarten oder statistische Kennzahlen geplant werden. Zu Beginn der Kostenstellenplanung müssen die Planungsverantwortlichen beispielsweise prüfen, ob alle Kostenstellen richtig zugeordnet sind. Außerdem müssen etwa in der SAP-Software für Business Intelligence die Ist-Kosten und die Kostenschätzung des laufenden Jahres nachgesehen werden. Erst im Anschluss daran beginnt die eigentliche Planung, während der Personalkosten, Reisekosten, Investitionen und viele weitere Aspekte festgelegt werden.
Idealerweise wird diese Planung dann in einer BI-basierten Planungsanwendung, erledigt. Vorstellbar ist jedoch auch, in einem Jahr Planungsservices aus dem ursprünglichen SAP R/3 zu verwenden, zu einem späteren Zeitpunkt diesen Planungsschritt aber mit SAP SEM-BPS abzuarbeiten.
Falsche oder fehlende Zuordnungen – etwa bei der Konsistenz der Stammdaten für Planung und Berichtswesen – werden dem zuständigen Administrator mit einem “Internal Service Request” mitgeteilt. Die Aktivität “Stammdatenüberprüfung” ist nichts anderes als ein mit mySAP ERP ausgelieferter Planungsservice, der in die Roadmap eingehängt und auskonfiguriert wurde.
Weitere Services existieren etwa für Plan-/Forecast-Abweichungsanalysen der Kosten des laufenden Jahres oder Plan-/Ist-Abweichungsanalyse vergangener Perioden, die Darstellung der Auslastung in Form von Leistungsarten, Übersichten über statistische Kennzahlen wie zugeordnetes Personal oder Equipment und schließlich für die Erfassung von Planwerten.
Für die Beteiligten in den Planungsprozessen bringt SAP Express Planning große Erleichterungen mit sich – das Framework verursacht jedoch im Gegenzug auch Pflegeaufwand. Welche Netto-Effekte sich mit Blick auf die Produktivitätssteigerungen letztlich aus der Nutzung von SAP Express Planning ergeben, hängt von der Komplexität des gesamten Planungsprozesses ab.

Buchhinweis

mySAP ERP Financials
Jörg Siebert, Martin Strohmeier
SAP PRESS
ca. 400 S., geb.
ca. 59,90 Euro,
ISBN 3-89842-746-3
erscheint Ende 05/2006 versandkostenfrei in (D) und (A)

Martin Strohmeier

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