Portale für den Vertriebsaußendienst

Feature | 6. September 2006 von admin 0

Immer mehr SAP-Kunden bilden die klassischen Außendienstszenarien im Vertrieb online über ein ins SAP-Backend integriertes Sales-Portal ab und nicht ausschließlich offline, etwa über SAP CRM Mobile Sales. Der Trend zu Online-Lösungen erhält Auftrieb durch Übertragungstechnologien wie GPRS oder UMTS, die eine zunehmend bessere Funkabdeckung bieten, und wegen des vergleichsweise hohen Betriebsaufwands für die mobilen Offline-Clients. Bei einem Sales-Portal greifen die Außendienstmitarbeiter mit ihrem mobilen Endgerät über einen Browser auf das Portal zu, wo ihnen alle benötigten Anwendungen und Daten zur Verfügung stehen. Arbeiten sie zu Hause, läuft die Verbindung in der Regel über ISDN (Integrated Services Digital Network), DSL (Digital Subscriber Line) oder W-LAN.

Nutzen von Sales-Portale

Nutzen von Sales-Portale

Als Alternative zu Offline-Clients bieten Sales-Portale eine Reihe von Vorteilen. Die beiden wesentlichen Argumente sind die geringeren Betriebskosten sowie eine höhere Anwenderakzeptanz. Da die Portallösung auf einem zentralen Server implementiert ist, entfällt der Aufwand für das Roll-out und den Support einer verteilten Anwendung. Darüber hinaus treten – ganz anders als bei Offline-Lösungen – keine Synchronisationsprobleme auf, denn die Daten werden nicht lokal gespeichert, sondern über das Portal direkt in der zentralen ERP-Software erfasst. Der Außendienstmitarbeiter hat damit alle Informationen stets aktuell zur Verfügung, unabhängig davon, aus welchen Anwendungen sie stammen – seien es SAP-Lösungen oder Fremdsysteme. Gleichzeitig bietet ihm das Portal eine einheitliche Oberfläche für den Zugriff auf verschiedene Applikationen.

Individuelle Arbeitsprozesse abbilden

Die HTML-Oberfläche der „mobilen Portallösung“ lässt sich bei der Implementierung problemlos an den Arbeitsfluss des Anwenders anpassen. Das erleichtert den Umgang mit der Software und verringert den Schulungsaufwand. Als Hardware eignen sich grundsätzlich alle mobilen Endgerätetypen, vom Laptop bis hin zum Smartphone. Den Ausschlag gibt hier die Komplexität der Anwendung, die mit der Lösung ausgeführt werden soll. Wenn beispielsweise Angebote oder Aufträge mit mehreren Positionen zu erfassen sind, bietet sich in aller Regel ein Laptop an. Dagegen reicht für den Abruf von Kontaktdaten meistens ein Smartphone aus.
Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept lassen sich auch Geschäftspartner, etwa Handelsvertreter, in die Portal-Anwendung einbinden, wodurch erhebliche Synergien entstehen. Die externen Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Daten aus dem Backend, die für sie jeweils relevant sind. Zugleich ist das Risiko eines Datendiebstahls geringer als bei einer Offline-Anwendung, da die Informationen nicht auf der Festplatte des lokalen Gerätes gespeichert sind. Das ist auch dann von Vorteil, wenn das Endgerät verloren gehen oder ein Vertriebsmitarbeiter zu einem konkurrierenden Unternehmen wechseln sollte. Eine Integration in Microsoft Exchange oder Lotus Notes ermöglicht dem Außendienst trotzdem den Zugriff auf Kalender, E-Mails oder Aufgaben.
Von technischer Seite lässt sich ein Sales-Portal problemlos umsetzen. Die infrastrukturelle Grundlage bildet der SAP Web Application Server, auf dem die Portallösung läuft. Dabei handelt es sich entweder um SAP NetWeaver Portal (früher: SAP Enterprise Portal) oder SAP E-Commerce (früher: SAP Internet Sales), die wiederum in mySAP ERP oder SAP R/3 integriert sind. Die Einführung dauert in der Regel zwischen drei und fünf Monaten, wobei die wesentliche Projektarbeit darin besteht, die Arbeitsprozesse des Außendiensts zu analysieren und technisch abzubilden.
Eine Online-Lösung steht und fällt allerdings mit der Funkverbindung zur Datenübertragung. Daher scheidet sie in Situationen, in denen kein Netz verfügbar ist, von vornherein aus. Dazu zählen Außendienstszenarien von Energieversorgern – das Ablesen von Zählerständen in Kellern – oder im Pharma- und Medizinbereich, denn in Krankenhäusern und Arztpraxen ist Mobilfunk verboten.

Hybride Lösungen – das Beste aus beiden Welten

Hybride Lösungen, mit denen ein Unternehmen Merkmale von On- und Offline-Anwendungen für seinen Außendienst kombinieren kann, lassen sich dagegen realisieren. So ist es beispielsweise denkbar, den Zugriff auf dynamische Daten und die Abwicklung komplexer Aufgaben – etwa die Angebots- und Auftragserfassung oder Einblicke in Reports aus SAP Business Information Warehouse – online zur Verfügung zu stellen, während Kundenstammdaten, die sich in der Regel kaum verändern, offline angeboten werden. Auf diese Weise haben Außendienstmitarbeiter die wesentlichen Informationen jederzeit und ohne Verzögerung parat. Sie sind damit nicht von der Verfügbarkeit oder der Geschwindigkeit einer Netzverbindung abhängig, wenn sie beispielsweise vor einem Geschäftstermin rasch Adresse oder Telefonnummer des Kunden nachschlagen möchten.
In einem solchen Szenario kommt neben der Portalanwendung die SAP Mobile Infrastructure (SAP MI) zum Tragen. SAP MI stellt die Entwicklungsumgebung Mobile Development Kit zur Verfügung, die es ermöglicht, die Lösung entsprechend den jeweiligen Anforderungen des Außendiensts offline abzubilden.

Anwender sparen Zeit

Zwei Unternehmen, bei denen der IT-Dienstleister und SAP-Partner NEO Business Partners ein Sales-Portal implementiert hat, sind der weltweit erfolgreiche Bauzulieferer Sto AG und der High-Tech-Spezialist SHARP Microelectronics. Der Außendienst von Sto, einem Hersteller von Dämmsystemen, Putzen und Farben, greift mittels Portal online auf SAP R/3 und das Customer Relationship Management zu. Die Mitarbeiter nehmen beim Baustellenbesuch die Materialbedarfe auf, erfassen abends die Angebote in der Lösung und schicken sie als E-Mail an ihre Kunden.
Bei SHARP Microelectronics wurde eine CRM-Lösung aus dem Hause Siebel von NEO durch mySAP Customer Relationship Management und SAP NetWeaver Portal ersetzt. Nun profitiert der Elektronikanbieter von einem durchgängigen Informationsfluss und zuverlässigen Daten, denn der Vertrieb erfasst die Verkaufschancen (Opportunities) bereits beim Kundenbesuch. Durch die Integration in SAP R/3 lassen sich daraus direkt Angebote und schließlich auch Aufträge generieren (integrierter Belegfluss), während diese Daten früher aufgrund der fehlenden Integration aus der CRM-Applikation von Siebel manuell in SAP R/3 kopiert werden mussten.
Sowohl Sharp als auch Sto haben mit dem Sales-Portal ihre Prozesse im Außendienst optimiert. Damit sparen sie Zeit und minimieren das Risiko von Eingabefehlern.

Jens Beier

Jens Beier

Tags:

Leave a Reply