Positive Energie im Einkauf

Feature | 2. November 2004 von admin 0

Porträt

Porträt

Schon frühzeitig erkannte E.ON Ruhrgas die Chancen und Potenziale der elektronischen Beschaffung: beschleunigte und optimierte Prozesse, eine möglichst vollständig digitale Abwicklung sowie günstigere Preise durch Online-Einkauf. „Effiziente IT-Lösungen orientieren sich konsequent an optimierten Prozess-Strukturen“, lautete die entsprechende Vorgabe.
Ausgangspunkt für die künftige Lösung für das E-Sourcing war eine intensive Analyse der Anforderungen. Ergebnis: Neben dem katalogbasierten Einkauf standardisierter Produkte sollte die Lösung auch die Abwicklung komplexer Ausschreibungen von Dienstleistungen unterstützen. Eine Ausschreibung – beispielsweise für Tiefbauleistungen, in der Nachrichten- und Elektrotechnik oder für den Korrosionsschutz – umfasst dort nicht selten mehr als mehrere hundert Positionen. Weiterhin musste die angestrebte Lösung den allgemeinen Kriterien der E.ON Ruhrgas entsprechen: hohe Qualität und etablierte Standards auf dem neuesten Stand der Technik.

Prozesseffizienz durch SAP-Integration

Kennzahlen

Kennzahlen

Die anfängliche Idee, eine standardisierte Marktplatzlösung zu verwenden, wurde seitens E.ON Ruhrgas bald verworfen. Um alle nötigen Prozesse effizient abzubilden war eine vertiefte Integration in die bestehende SAP-Landschaft zwingend notwendig. Ansonsten hätten Schnittstellen-Probleme, redundante Daten und komplexes Handling die Vorteile effizienter Ausschreibungen schnell wieder zunichte gemacht.
Kriterien wie Erfahrung, Unternehmensgröße und SAP-Kompetenz gaben den Ausschlag für die Wahl des autinform E-Sourcing-Add-on für SAP und von autinform als Implementierungspartner. „Mit autinform befinden wir uns direkt in der SAP-Welt“, erklärt Friedrich Eifert, Abteilungsleiter Logistik, Beschaffungsunterstützung und E-Procurement bei der E.ON Ruhrgas AG und als Projektleiter verantwortlich für die Implementierung der E-Sourcing-Lösung. „Durch die autinform E-Sourcing-Lösung wird die komplette Prozesskette – von der Erstellung des Leistungsverzeichnisses über die automatische Benachrichtigung der Bieter, die Angebotserfassung und -freigabe durch den Lieferanten, den Angebotsvergleich, die Vergabe-empfehlung und die Bestellung bis zur Leistungserfassung und Gutschrift (in 2005 geplant) – durchgängig digital abgebildet.”
Gleichzeitig entsteht eine hohe Transparenz für alle Prozessbeteiligten. Statt ständigem Blättern in dicken Aktenordnern genügen den Einkäufern heute bereits wenige Mausklicks, um sich über den aktuellen Stand einer Ausschreibung zu informieren oder die wesentlichen Daten dazu abzurufen. Auf diese Weise lässt sich mit Hilfe der E-Sourcing-Lösung, beispielsweise durch eine einer Ausschreibung nachfolgende Auktion, in zwei Stunden ein Ergebnis erzielen, für das vorher einen ganzen Tag lang verhandelt wurde. „Das ist ein komplett neues Arbeiten für unsere Einkäufer“, betont Eifert.

Revisionssichere Dokumentation

Als weiterer Vorteil der neuen Lösung werden alle Vorgänge automatisch in SAP dokumentiert und archiviert, die Einzelschritte lassen sich auf diese Weise detailliert nachvollziehen. Damit entspricht das Verfahren voll den Anforderungen der Revisionssicherheit – besonders bei sensiblen Daten und komplexen Vorgängen eine wichtige Eigenschaft. Ein Sicherheitsmechanismus gewährleistet, dass sich eingehende Angebote vor Ende der Ausschreibungsfrist nicht öffnen lassen. Der korrekte Ablauf der Preisbildung wird damit schon durch die Lösung sichergestellt, potenzielle Verzerrungen sind damit unterbunden. Die entsprechenden Leistungsverzeichnisse werden durch die Fachabteilungen als Bedarfsträger in der Materialwirtschaft von SAP R/3 erstellt.
Die Leistungsverzeichnisse lassen sich auch per strukturierter Excel-Datei direkt im SAP-System anlegen und in den Bestellanforderungen verwenden. „Bisher lagen die Leistungsverzeichnisse vielfach als Word- oder Excel-Dateien in unterschiedlichen Strukturen vor, meistens auch nur in Papierform“, erklärt Eifert. Jetzt werden sie auch in den erzeugten SAP-Bestellanforderungen verwendet und im Einkauf als SAP-Anfrage für die Internet-Ausschreibung bearbeitet. Auf diese Weise entsteht ein stetig wachsender Bestand von Leistungsverzeichnissen in SAP, der die künftige Arbeit immer weiter beschleunigt und erleichtert.
Schon mehr als 100 Ausschreibungen wurden im ersten Halbjahr 2004 auf diese Weise realisiert. Weil neben dem Preis auch die Qualität der Leistungen für den späteren Erfolg entscheidend ist, legen die Verantwortlichen der E.ON Ruhrgas großen Wert auf eine vorangehende interne Bewertung der beteiligten Zulieferer. „Nach unseren Erfahrungen führen nicht nur eine große Zahl, sondern vor allem eine möglichst hohe Qualifikation und Kompetenz der Ausschreibungsbeteiligten zu den besten Ergebnissen“, so der Leiter des E-Procurement.

Hohe Akzeptanz

Eckdaten des Projekts

Eckdaten des Projekts

Leichte Verständlichkeit des Verfahrens, ein zuverlässiges System und einfache Bedienbarkeit sind dabei wesentliche Voraussetzungen für eine hohe Akzeptanz auch bei den internen Anwendern. Eine wachsende Gruppe im Beschaffungsteam nutzt daher die neuen Möglichkeiten bereits sehr intensiv – und überzeugt die Übrigen von den Vorteilen. „Das sind die nötigen Multiplikatoren, die wir für diesen Kulturwandel brauchen“, resümiert Friedrich Eifert.
Der Weg zu weiteren Effizienzsteigerungen ist für das Projektteam bereits vorgezeichnet. So wird der Anwenderkreis sowohl intern als auch extern weiter konsequent ausgebaut. Die digitale Leistungserfassung ist in der Umsetzung, die Einführung des Gutschriftenverfahrens folgt.

Oliver Edinger

Oliver Edinger

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