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Mehr Effizienz im Einkauf mit SAP S/4HANA

Feature | 12. September 2016 von Amr El Meleegy 25

Blitzschnelle Materialsuche, Echtzeitinformationen über die Lieferantenleistung und eine einfachere Zusammenarbeit – wie SAP S/4HANA den Einkauf beschleunigt und hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Einkauf einer nationalen Handelskette. Gerade haben Sie erfahren, dass Ihr Marketingteam kurz davor steht, eine landesweite Werbekampagne für eine neue Produktgruppe zu starten. Die Werbeaktion ist für das Unternehmen sehr wichtig. Und viele Manager setzen darauf, um die Umsatz- und Gewinnziele zu erreichen.

Aber eigentlich ist heute Freitag und Sie haben bereits etwas für das Wochenende geplant. Wenn Ihnen diese Werbeaktion jetzt nur keinen Strich durch die Rechnung macht. Was wäre aber, wenn Sie jetzt alle Informationen hätten, um sicherzustellen, dass die Aktion erfolgreich ist – ohne Fehlbestände oder am Ende sogar viel zu hohe Lagerbestände zu haben?

Erstellen wir also schnell eine Liste der wichtigsten Informationen, die Sie benötigen:

  • Welche Anbieter liefern derzeit die Materialien, die Teil der Aktion sind?
  • Wann laufen ihre Verträge aus und in welchem Maße wurden sie bisher ausgeschöpft?
  • Wie wurde die Leistung dieser Lieferanten in der Vergangenheit bewertet?
  • Gibt es andere Lieferanten, die früher einmal genutzt wurden und auf die Sie jetzt zurückgreifen könnten?
  • Wie lange wird es dauern, um diese anderen Lieferanten bei Bedarf einzubinden?

Bestimmt fallen Ihnen noch weitere Fragen ein. Bleiben wir aber zuerst einmal bei den gesammelten Fragen. Gehen Sie jetzt die Liste von oben nochmals durch und halten Sie fest, wie viele Fragen Sie sofort beantworten können? Wie viele können Sie in den nächsten 24 Stunden beantworten? Wie viele in 48 Stunden? Und was noch wichtiger ist, wie viele lassen sich überhaupt nicht beantworten?

… und wie sieht es jetzt mit Ihrem Wochenende aus?

Wie SAP S/4HANA effektivere Beschaffungsstrategien ermöglicht: 3 Beispiele

Für Einkäufer ist die stetig zunehmende Zahl von Materialien, Lieferanten und Verträgen eine hohe Belastung. Die Möglichkeit, Beschaffungsausgaben, Lieferantenbewertungen und -verträge in Echtzeit zu überblicken, kann sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis und die Wettbewerbsfähigkeit auswirken. Viele Verantwortliche sind jedoch auf veraltete Technologien angewiesen, die ihre Produktivität hemmen und sie daran hindern, Mängel in der Leistung von Lieferanten zu erkennen und sofort darauf zu reagieren.

SAP S/4HANA hilft Entscheidern im Einkauf, die operative Beschaffung besser zu steuern und zu optimieren und insgesamt produktiver zu werden. Sehen wir uns genauer an, wie sich SAP S/4HANA von klassischen Beschaffungskonzepten unterscheidet, bei denen ERP-Anwendungen auf herkömmlichen Datenbanken arbeiten.

Einfache Suche nach Materialien und Lieferanten

Mit SAP S/4HANA können Sie über ein Suchfeld wie bei Google sofort nach einem bestimmten Begriff suchen, sei es ein Lieferant, Material oder Preis. Dann können Sie sich weitere Details anzeigen lassen und zu verschiedenen Objektseiten navigieren, zum Beispiel von Lieferanten- zu Materialseiten. Durch diese detaillierten Informationen lassen sich alternative Lieferanten ermitteln, die die gleichen Materialien liefern und bei Bedarf leicht eingebunden werden können. In herkömmlichen ERP-Systemen mussten die Anwender noch mit isolierten Dokumentenanzeigen arbeiten und hatten keine Möglichkeit, alle Dokumente und Stammdaten auf einmal zu durchsuchen. Das wirkte sich natürlich auf ihre Produktivität aus, so dass sie nicht schnell genug auf Materialverknappungen reagieren konnten.

Echtzeitinformationen über Lieferantenbewertung und Ausgaben

SAP S/4HANA eröffnet Einkäufern neue Einblicke in Echtzeit und bietet ihnen leistungsfähige Analysen. Über die Benutzeroberfläche von SAP Fiori werden eine Vielzahl von Analysesichten bereitgestellt. Für Lieferantenanalysen etwa die Sichten Liefertermintreue, Preisabweichung und Mengenabweichung, für Vertragsanalysen zum Beispiel Nicht verwendete Kontrakte, Auslaufende Kontrakte und Nicht berücksichtigte Kontrakte und für Ausgabeanalysen unter anderem die Sichten Ausgaben außerhalb des Einkaufs, Bestellausgabenvergleich und kontraktunabhängige Ausgaben. Da Daten in Echtzeit analysiert werden können, ohne die Daten in ein getrenntes Data Warehouse zu extrahieren, erhält der Nutzer eine Warnmeldung zu Leistungskennzahlen, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Gleichzeitig sind Einkäufer in der Lage, anhand hochaktueller Informationen sofort zu entscheiden, welche Lieferanten sie auswählen möchten.

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Abbildung 1: Vorschau der Übersichtsseite von SAP S/4HANA Procurement mit Filterkarten für Lieferanten, Materialien, Materialgruppen, Einkaufskategorie, Einkäufergruppe, Werk und Buchungskreis.

Effizientere Zusammenarbeit mit Lieferanten über das SAP Ariba Network

SAP S/4HANA ist außerdem fest in das SAP Ariba Network integriert. Früher wurde bei SAP ERP, das auf einer klassischen Datenbank lief, ein eigenes Add-on für die Integration in das SAP Ariba Network verwendet. Dadurch wurde das IT-System aber viel zu komplex. Mit SAP S/4HANA ist die Integration in das SAP Ariba Network bereits in der Lösung vorkonfiguriert. Jetzt können neue Bestellungen, Änderungen und Bestätigungen von Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen in der Software direkt an das SAP Ariba Network geschickt werden, sodass die Zusammenarbeit mit Lieferanten wesentlich einfacher wird.

Einkäufer können somit Aufträge in SAP S/4HANA anlegen und an ihre Lieferanten im SAP Ariba Network zur weiteren Bearbeitung senden. Lieferanten können diese Aufträge dann bestätigen oder ihren Kunden mitteilen, dass ein Artikel zurzeit nicht verfügbar ist. Sie haben auch die Möglichkeit, ihre Kunden darüber zu informieren, dass Artikel versandt wurden, und eine Rechnung zur Zahlung zu schicken. Durch Geschäftsregeln lässt sich sicherstellen, dass Richtlinien für Prozesse und Dokumente eingehalten werden. Ein Einkäufer kann zum Beispiel von einem Lieferanten verlangen, dass er eine Bestellung bestätigt, ein Lieferavis erstellt oder auf einen Wareneingangsschein wartet, bis er eine Rechnung verschicken darf. Zukünftige geplante Funktionen unterstützen Variable Lieferantenantworten, für den Fall, dass Lieferanten nicht den vollständigen Auftrag übernehmen können, und Lieferavise, für den Fall, dass besondere Anforderungen im Transport- und Lagerwesen zu erfüllen sind (zum Beispiel ein spezielles Flurfördergerät oder besondere Lagertemperaturen für die gelieferten Waren).

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Abbildung 2: Beispiel für die Automatisierung von Bestellung und Rechnung zwischen SAP S/4HANA, Cloud-Edition und dem SAP Ariba Network (Hinweis: die Ebene SAP HANA Cloud Integration ist optional).

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf SAP Business Trends.

Weitere Informationen:

  • Weitere Informationen bekommen Sie auch über unsere kostenlose Webseminarreihe.
  • Unter dem Motto „Einkaufsprozesse mit Zukunft – einfach, effizient, intelligent“ gibt es am 6. Oktober 2016 einen SAP Infotag für den Einkauf. Hier geht es zur Anmeldung.
  • Hier können Sie SAP S/4HANA testen.

Die folgende Broschüre enthält die wichtigsten Informationen über den “Weg zu SAP S/4HANA”. Bitte klicken Sie auf das folgende Bild.

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Titelbild: Shutterstock

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