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Procurement-Studie: Die wichtigsten 4 Tipps

Feature | 9. August 2016 von Andreas Schmitz 3

Von der Bestellung eines Produktes bis zur möglichst automatisierten Bezahlung ist es ein weiter Weg. Eine aktuelle Studie über „Purchase-to-Pay-Prozesse“ entdeckt aktuelle Mängel in der Praxis der Beschaffung.

1. Katalogbasierte Systeme: Mehr Optionen für Bestellungen nutzen

Bei knapp jedem dritten Großunternehmen sind katalogbasierte Systeme schon seit mehr als zehn Jahren etabliert. Heute verfügen fast neun von zehn Konzerne über entsprechende Lösungen. Allerdings bedeutet das nicht, dass deren Möglichkeiten wirklich umfassend ausgeschöpft werden: So nutzen nur knapp die Hälfte der ohnehin im Vergleich zu kleineren Unternehmen schon weiter fortgeschrittenen Großunternehmen gerade einmal fünfzig Prozent der katalogfähigen Bestelloptionen, 30 Prozent sogar weniger als ein Viertel. Das wichtigste Argument für katalogbasierte Systeme sind die damit verbundenen Einsparungen. So sinken die Prozesskosten in Konzernen um 22,7 Prozent und die Einstandspreise für die Güter um 6,9 Prozent.

Fast alle Befragten gehen davon aus, dass die Prozesse transparenter und stabiler werden, dass kaum noch „wild“ eingekauft wird, Abteilungen also seltener ohne Absprache mit dem Einkauf beschaffen, Durchlaufzeiten sinken und Standardisierungen das Beschaffungssortiment straffen. Kein Wunder also, dass fast drei Viertel der Mittelständler und fast so viele Großunternehmen davon ausgehen, den Einsatz von Katalogsystemen auszubauen. Unternehmen setzen katalogbasierte Systeme ein, um darüber Standardartikel genauso so einfach wie ein Konsument bei Amazon einzukaufen. „Wichtig ist, weitgehend automatisierte Workflow-Systeme zu nutzen, die u.a. den Bestellwert mit dem vorhandenen Budget der jeweiligen Kostenstelle abgleichen können und wissen, wer was einkaufen darf“, erläutert Professor Ronald Bogaschewsky vom Lehrstuhl für Industriebetriebslehre an der Universität Würzburg und Mitherausgeber der Studie über „Purchase-to-Pay-Prozesse“: „Das kann die Prozesskosten im Extremfall auf zehn Prozent reduzieren.“


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2. Beschaffung: Lieferanten nicht über Suchmaschinen suchen

Lieferanten als Partner an sich zu binden, ist Vertrauenssache. Um neue relevante Anbieter zunächst einmal zu finden, nutzen die meisten Unternehmen (61%) Internet-Suchmaschinen. „Es ist erschreckend, denn Suchen über Google und Co. sind selten effizient und bieten oft keine soliden Informationen“, kommentiert Experte Bogaschewsky. Etwa jedes vierte Unternehmen nutzt häufiger entweder frei zugängliche Datenbanken oder geht auf Messen im Inland. Auffällig ist, dass elektronische Marktplätze und auch Plattformen für Business-Netzwerke in der Wahrnehmung der Unternehmen bisher kaum angekommen sind. „Hier ist sicher noch Luft nach oben“, kommentiert Bogaschewsky, der in den vergangenen Jahren viele Plattformen hat sterben sehen „Von 60 bis 80 Beschaffungsplattformen sind nur ein halbes Duzend übrig geblieben“, so Bogaschewsky. „Das hat Unternehmen vorsichtig gemacht.“ Der Beschaffungsexperte beobachtet, dass Konzerne oft nicht mehr auf die Suche nach Lieferanten gehen. Hingegen bieten sie den Lieferanten die Möglichkeit, sich bei ihnen auf einer dezidierten „Einkaufshomepage“ wie etwa VWGroupSupply.com zu registrieren. Interessante Anbieter durchlaufen dann einen Bewertungs- und Auswahlprozess und bekommen im Erfolgsfall die Chance, sich zunächst über Probelieferungen zu bewähren.

3. Procurement: Plattformen für Ausschreibungen mehr nutzen

Zwar haben vor allem Großunternehmen Ausschreibungsplattformen mehrheitlich im Einsatz, doch werden sie wenig genutzt. So schreiben nahezu 60 Prozent der Unternehmen nur weniger als ein Viertel ihres Beschaffungsvolumens über diese Systeme aus. Nur gut sieben Prozent der Unternehmen nutzen ihr Ausschreibungssystem für über 90 Prozent des Beschaffungsvolumens. Dabei hat besonders der Einkauf die Einführung entsprechender Systeme angestoßen. Die Gründe liegen auf der Hand: Unternehmen sind davon überzeugt, dass Ausschreibungssysteme sowohl die Prozesskosten als auch die Einstandskosten deutlich senken können, im Konzernumfeld jeweils um rund 8,5%. Besonders deutlich werden die Auswirkungen nach Angaben der Befragten hinsichtlich der stark verbesserten Transparenz sowie Compliance der Prozesse (über 90%) und der Vermeidung von Fehlern sowie der Prozessstabilität (über 80%). „Die Anforderungen vollständig und klar sowie gemäß eines festgelegten Standards definieren, diese an die ausgewählten Anbieter leiten, eingehende Angebote sammeln und auswerten sowie finale Verhandlungen durchzuführen und nachfolgend Verträge vereinbaren“, benennt Bogaschewsky die wichtigsten Aufgaben der Ausschreibungssysteme, „ein solcher Prozess kann sehr mühsam sein, auch deswegen werden diese Systeme nicht immer und überall so intensiv genutzt, wie man sich das vorstellt.“

4. Rechnungen und Zahlungen besser elektronisch unterstützen

Egal ob Kataloggüter oder ERP-Material: Die meisten Unternehmen erhalten die Rechnungen ihrer Lieferanten nicht in geeigneter digitaler und standardisierter Form, so dass eine vollständige elektronische Abwicklung möglich wäre. Selbst bei Großunternehmen erfolgt dies lediglich zu rund einem Drittel bei ERP-Material und knapp 43% bei Kataloggütern. „Da sitzen viele Mitarbeiter, die den ganzen Tag nichts anderes machen, als Rechnungen der Lieferanten einzutippen oder zu transferieren“, wundert sich Bogaschewsky, „besonders hinsichtlich der Prozesse zwischen den Lieferanten und dem Unternehmen gibt es noch große Potenziale.“ Etablierter sind die Prüfung und Buchung der Rechnungen. Fast drei von vier großen Unternehmen nutzen entsprechende Lösungen. Gerade der Mittelstand hat erheblichen Nachholbedarf, seine Rechnungen und Zahlungen elektronisch abzuwickeln. Dabei winken gerade für die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) Prozesskosteneinsparungen von rund 13 Prozent für ERP-Güter und gut 16 Prozent für Katalogmaterial. Weniger Fehlbuchungen, schnellere Prozesse, erhöhte Compliance und eine vollständige Rechnungsprüfung sehen die Unternehmen als wichtige Gründe für eine elektronische Verarbeitung.

„Der Einkauf ist seit jeher konservativ“, meint Experte Bogaschewsky, der sogar eine gewisse Angst vor der digitalen Signatur in den Unternehmen ausmacht. Doch sieht er in Big-Data-gestütztem Risikomanagement einen wichtigen Trend für die Zukunft. Lieferanten zu analysieren und zu bewerten wird seiner Ansicht nach zunehmend wichtig: „Gibt es ein Finanzproblem auf Seiten eines Lieferanten, muss er darüber sofort auf dem neuesten Stand sein.“ Doch auch hier ist die Realität noch eine andere: „Viele Unternehmen setzen entsprechende Tools noch nicht ein, sondern zahlen viel Geld für veraltete Informationen oder wiegen sich in einer trügerischen Sicherheit“, beobachtet Bogaschewsky, der darin auch ein wenig eine Generationenfrage sieht und zunehmende Offenheit gegenüber diesen neuen Möglichkeiten erwartet.

Erfahren Sie mehr:

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Die Bedeutung der Digitalisierung und die Anekdote hinter #Makeprocurementawesome erläutert SAP Ariba President Alex Atzberger in einem Video:

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