Reifeprüfung bestanden

Feature | 26. Mai 2004 von admin 0

Seit fünf Jahren setzt der Kfz-Teilezulieferer Herth+Buss schon auf die SAP-Branchenlösung TRADEsprint der Ettlinger command ag – im IT-Umfeld eine lange Zeit. Aber anstatt „in die Jahre“ zu kommen, reift das System wie ein guter Wein: Es wächst mit der Unternehmensentwicklung mit. Der iSeries-Server von IBM dient als stabile Hardwareplattform, die Herth+Buss den steigenden Anforderungen anpasst. Die Softwarelösung wird in Zusammenarbeit mit dem command-Partner iCAS aus Jugenheim stetig optimiert und erweitert.
Zu den EDV-Folgeprojekten, die inzwischen erfolgreich umgesetzt wurden, gehört auch die Anbindung an die Handelsplattform des TecCom-Verbunds und die Einführung der Balanced Scorecard. Damit optimiert Herth+Buss zum einen die internen Abläufe und die Geschäftsprozesse zu Lieferanten und Kunden weiter und hat zum anderen auch ein vorausschauendes Planungsinstrument geschaffen.

Bestellung über TecCom reduziert den Aufwand

Mit der Anbindung des SAP-Systems an die TecCom-Handelsplattform hat der Kfz-Teilelieferant für seine Kunden eine einfache Anfrage- und Bestell-Möglichkeit realisiert (siehe Infokasten eins). Die Kommunikationsplattform TecCom wurde im Jahr 2000 auf der Automechanika aus der Taufe gehoben. An der Gründung der TecCom GmbH beteiligten sich 21 namhafte Kfz-Teilelieferanten, darunter auch Herth+Buss. „Wir haben das Projekt von der ersten Stunde an unterstützt. Eine einheitliche Basis für die Abwicklung von Geschäftsprozessen bringt eine echte Vereinfachung“, so Herth+Buss-Geschäftsführer Holger Drewing. Wer die TecCom-Plattform als Bestellmöglichkeit nutzt, kann zunächst im elektronisch hinterlegten TecDoc-Katalog nach den richtigen Ersatzteilen suchen – derzeit sind über 500.000 Teile von mehr als 110 Lieferanten zu finden. Die Teile sind durch genormte Bezeichnungen und Zuordnungen eindeutig klassifiziert, Verwechslungen sind nahezu ausgeschlossen.
Bei Herth+Buss ist die TecCom-Plattform über eine von command eingerichtete Schnittstelle direkt an SAP angebunden. Eine Kundenanfrage landet direkt im Warenwirtschaftssystem von Herth+Buss und löst dort eine Verfügbarkeitsprüfung aus. Die Online-Antwort sendet das SAP-System automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter die Verfügbarkeit prüfen muss. Die Anfrage kann der Kunde anschließend in eine Bestellung umwandeln, die beim Lieferanten Herth+Buss automatisch in das SAP-System gelangt und abgewickelt wird. Mit Versand der Ware erhält der Kunde den Lieferschein (DESADV) im XML-Format online in sein WWS.

Besteller spart Erfassung der Daten durch integriertes WWS

Die Firma Göhrum in Sindelfingen bestellt bei Herth+Buss nur noch über TecCom: Die Anbindung an die Handelsplattform TecCom ist dabei durchgängig realisiert, das heißt, auch das eigene WWS von Göhrum ist integriert. So werden die Bestellungen auch bei Göhrum automatisch angelegt und die bestellten Teile direkt im WWS verbucht. Bei Anlieferung ruft man zur Bearbeitung dann das vorliegende, elektronische Herth+Buss-Lieferavis auf und kann die Ware so zügig vereinnahmen.
Grundsätzlich setzt der Kfz-Teilelieferant aber voll und ganz auf TecCom als einheitliche europäische Bestellplattform. Schließlich repräsentieren die 24 TecCom-Gesellschafter bereits über 60 Prozent des europäischen Aftermarkets. Derzeit sind 163 Kunden von Herth+Buss für die TecCom-Lösung freigeschaltet, das heißt, sie sind registriert und haben die TecCom-Lösung als Local- oder Web-Client installiert. Herth+Buss zahlt bei der Freischaltung für jeden Handelskunden eine einmalige Gebühr, anschließend wird pro Kunde eine monatliche Flatrate fällig – unabhängig vom Bestellumfang. Für Herth+Buss-Kunden ist der Service somit kostenlos.
Die TecCom-Variante ist eine sinnvolle Alternative zum Anruf im Call-Center, vor allem bei den so genannten Express-Bestellungen: Wer bis um 17 Uhr bestellt, erhält die Warenlieferung bereits am nächsten Morgen bis acht Uhr per Nachtversand zugestellt. „Zu jeder Tages- und Nachtzeit kann der Großhändler bei uns bestellen“, sagt Holger Drewing, „besetzte Telefonleitungen zu unserem Call-Center sind kein Problem mehr.“ Mit etwa 1.400 Telefonanrufen pro Tag ist das Besetzt-Zeichen – selbst bei 16 Mitarbeitern in der Auftragsannahme – nicht ungewöhnlich. Besonders in der „heißen Phase“ zwischen 15 und 17 Uhr, wenn viele Express-Bestellungen eingehen. Die weniger eilige Variante ist die Lagerergänzungsbestellung: Eine Bestellung bis zwölf Uhr mittags ist am nächsten Tag versandbereit und trifft spätestens am darauf folgenden Tag beim Kunden ein. Bei beiden Varianten muss der Logistikleiter auf einen Blick erkennen, welche Aufträge am jeweiligen Tag noch verschickt werden müssen. Das speziell eingerichtete Ampelsystem liefert eine optisch sehr gute Auftragsübersicht: Die sofort zu kommissionierenden Aufträge sind mit einer roten Ampel markiert. Durch die hinterlegten Lieferzeitlimits ergeben sich automatisch die Prioritäten bei der Abarbeitung der Aufträge.

Aktualität der Produktdaten muss gewährleistet sein

Voraussetzung für eine funktionierende Handelsplattform ist die Aktualität der zugrunde liegenden Daten: Fahrzeugtypen ändern sich und mit ihnen auch die entsprechenden Fahrzeugteile. Viermal pro Jahr werden deshalb die Daten des elektronischen Teilekatalogs für die Zulieferindustrie TecDoc aktualisiert. Auf Grundlage der neu eingerichteten Produktmanagementdatenbank übersendet Herth+Buss seine Daten zu bestimmten Einspeiser-Terminen elektronisch an TecDoc. Die Datenbank dient neben der Teileverwendung in TecDoc auch für das gesamte Katalogwesen und die CD-ROM-Erstellung. Über Nacht werden im Materialstamm von SAP neu angelegte Artikel in die Produktmanagementdatenbank überspielt. Dort werden anschließend weitere Angaben ergänzt, wie die Fahrzeugverwendung nach TecDoc und weitere dafür notwendige Kriterien, die Gegenüberstellung zu Wettbewerbern im Markt und die Gegenüberstellung zu Originalteilen (OE = Original Equipment), OE-Preise, Abmessungen etc. Die Datenbank ist angebunden an SAP und besitzt weitere Schnittstellen zu einer Bilddatenbank und zur TecDoc-Einspeiser-Datenbank. Über feste Kriterienschlüssel hat Herth+Buss bereits rund 18.000 Artikel in TecDoc beschrieben, über die Teileverwendung entstehen im elektronischen Katalog daraus etwa 730.000 Verknüpfungen zu den unterschiedlichen Fahrzeugtypen. „Früher haben wir die Daten an drei verschiedenen Stellen gepflegt“, so Drewing.

Balanced Scorecard ist für SAP kein Problem

Mit der Balanced Scorecard (BSC) verfügt Herth+Buss seit diesem Jahr über ein Managementinstrument, das sämtliche Unternehmensbereiche ausgewogen berücksichtigt und die Umsetzung von strategischen Zielen in konkrete operative Maßnahmen ermöglicht. Die ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen wird durch vier so genannte Perspektiven ermöglicht, die in ausgewogener Weise in die Beurteilung eingehen. Neben dem finanziellen Aspekt sind das die Kundenperspektive, die Perspektive der internen Prozesse und die Lern- und Entwicklungsperspektive. Für alle vier Bereiche legte der Kfz-Teilehändler die Kriterien anhand bestimmter Kennzahlen fest, die für das Unternehmen wichtig sind. Zu diesen Kennzahlen wurden entsprechende Zielvorgaben definiert. Zum Beispiel ist das umsatzbezogene Online-Auftragsvolumen eine wichtige Kennzahl der Prozessperspektive. Das Ziel ist es, die Bestellquote über TecCom von derzeit zirka 15 Prozent auf 25 Prozent zu erhöhen.

Ergebnisberichte werden zeitnah ausgewertet

Holger Drewing: „Von der IT her konnten wir die Balanced Scorecard sehr einfach verwirklichen – sämtliche Tools sind mit SAP bereits vorhanden.“ Ein Controller konnte die Standardberichte so einrichten, dass alle benötigten Ist-Zahlen mit den monatlichen Auswertungen vorliegen. „Am dritten Tag des Folgemonats gehen die Berichte bereits an die Führungskräfte, die anschließend die Bewertung vornehmen“, sagt Holger Drewing. Anhand der monatlichen Zahlen lassen sich die Zielvorgaben mit der Ist-Situation vergleichen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Einmal jährlich, im Frühjahr, werden die Ziele überprüft, gegebenenfalls neu definiert oder bei Bedarf die Wertvorgaben angepasst.
Zudem habe sich die Qualität der Daten insbesondere im Rechnungswesen in den letzten Jahren mit SAP enorm verbessert. Alle benötigten Informationen sind in einer Datenbank gespeichert, liegen stets aktuell vor und können zeitnah zusammen ausgewertet werden. „Wir können viel flexibler reagieren, Investitionen können auch mal vorgezogen werden, wenn das für uns günstiger ist“, sagt der Geschäftsführer. Der Jahresabschluss liegt zum Beispiel bereits am 31.01. des Folgejahres vor. Dass SAP auch von den Wirtschaftsprüfern gelobt wird, sei daher nicht verwunderlich.

Verbessertes SAP-LES zur optimierten H+B-Logistik

„Plan, do, check, act“ ist das Vorgehen, das bei Herth+Buss nicht nur im Rahmen der Balanced Scorecard zu kontinuierlichen Verbesserungen führt. Auch Folgeprojekte werden damit zielstrebig angegangen und umgesetzt. Dabei mangelt es Holger Drewing weder an Ideen für weitere Verbesserungen, noch an konkreten Vorhaben. Ganz oben auf der Projektliste stehen zwei Releasewechsel. Zum einen der Umstieg auf das neue SAP-Release 4.7, der noch in diesem Jahr abgeschlossen werden soll, zum anderen plant man aktuell die Einführung eines dezentralen LES (Logistic Execution System), das die Möglichkeit der beleglosen Verarbeitung in der Logistik bietet.
Außerdem soll die TecCom-Bestellung aus SAP heraus realisiert werden, da Herth+Buss als Kfz-Teilehändler auch Artikel von anderen Herstellern über TecCom bestellen möchte. Dazu wird der TecCom-Bestellerclient an SAP angebunden – die Partner iCAS und command werden dafür eine entsprechende Schnittstelle entwickeln.

Karin Wiemer

Karin Wiemer

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