Rendite der IT berechnen, Wertschöpfung steigern

Feature | 4. Mai 2005 von admin 0

Kleine und mittlere Betriebe befinden sich in einem Dilemma. Um im internationalen Wettbewerb erfolgreich zu sein, bedarf es moderner und flexibler Softwaresysteme. Doch in der Vergangenheit haben viele Unternehmen notwendige Modernisierungsvorhaben hinausgezögert. Gerade Mittelständler reizen ihre Systeme oft bis zum Letzten aus, wie die META Group in ihrer Studie „IT für den Mittelstand“ feststellt. Dabei führt für den Mittelstand an der Modernisierung seiner Informationstechnologie über kurz oder lang kein Weg vorbei, so das Fazit der META Group.

Widersprüchliches Verhalten

Wer Geld für neue IT-Lösungen ausgibt, will deren Wertbeitrag für das eigene Unternehmen definieren. Dazu müssen die Unternehmen Wirtschaftlichkeitsanalysen durchführen, die den konkreten Nutzen einer IT-Investition ermitteln. Da verwundert es kaum, dass neben dem Thema Sicherheit auch Kostenkontrolle und schneller ROI mit zu den Schlüsselthemen kleiner und mittelständischer Unternehmen in Europa gehören, wie jüngst eine von Hewlett-Packard (HP) in Auftrag gegebene Studie der Consultingfirma Benchmark Research herausfand. Laut dieser Umfrage steht bei 27 Prozent der Befragten der ROI und bei 22 Prozent die Kostenkontrolle im Mittelpunkt des Interesses.
Allerdings deckte das Beratungsunternehmen Techconsult in puncto Wirtschaftlichkeitsrechnung bei mittelständischen Firmen durchaus widersprüchliche Verhaltensweisen auf. Die Frage „Wie wichtig ist Wirtschaftlichkeitsrechnung für IT-Projekte in Ihrem Unternehmen?“ beantworteten 40,8 Prozent mit „sehr wichtig“ und 44,5 Prozent mit „wichtig“. Im Gegensatz zur allgemein anerkannten hohen Bedeutung einer Kosten-Nutzen-Analyse führen 32 Prozent der befragten Unternehmen jedoch nur selten, 8,9 Prozent sogar nie eine entsprechende Wirtschaftlichkeitsrechnung durch. Hierfür machte Techconsult mehrere Gründe aus: Zum einen scheuen gerade mittelständische Unternehmen den Aufwand, zum anderen sind die verfügbaren Methoden nicht unbedingt mittelstandskonform.

Wertbeitrag der IT berechnen

Diese Einwände kann Bernhard Holtschke, Geschäftsführer von Accenture, aber nur zum Teil nachvollziehen, denn „letztlich muss ein Betrieb die Wirtschaftlichkeit einer Investition immer gleich berechnen, egal ob das Geld für eine neue IT-Lösung, ein Montageband oder eine Druckmaschine ausgegeben wird.“ Dabei entkräftet er auch das gern zitierte Vorurteil, die IT verschlinge zu viel Geld. Er hebt hervor, dass die eigentlichen IT-Kosten in der Regel nur einen einstelligen Prozentsatz der gesamten Aufwendungen eines Unternehmens ausmachen. Weil die IT aber alle Geschäftsprozesse innerhalb der Firma verbessern hilft, profitiert auch das ganze Unternehmen durch sinkende Betriebskosten von dieser Investition.
Im Wesentlichen setzen sich Wirtschaftlichkeitsberechnungen von Informationstechnologie aus zwei Analyseverfahren zusammen: dem Return on Investment, einer Kennzahl, die den prozentualen Anteil des Gewinns an einer Investition über einen vordefinierten Zeitraum hinweg angibt, und der Total Cost of Ownership, welche die Anschaffungs- und Betriebskosten der eingesetzten Informationstechnologien bezeichnet.

Am Machbaren orientieren

Der ROI ist dabei ein erwarteter Wert, der aus einer Investition zurückfließen wird oder soll. Grob gesagt können Firmen mittels ROI-Berechnungen den Wert, der durch eine Investition geschaffen wird, ermitteln. Zu berücksichtigen ist dabei, dass diese Kennzahl zwar eine wichtige, aber nicht die alleinige Entscheidungsgrundlage für IT-Investitionen sein sollte. So lässt der ROI beispielsweise kaum Aussagen über mögliche Risiken der Investition oder über die Größenordnung der Rückflüsse zu, zumal es verschiedene ROI-Erscheinungsformen gibt.
Zunächst einmal gibt es den einfachen ROI. Dieser berechnet sich aus den zu erwartenden Kosten einer neuen Investition binnen eines bestimmten Zeitraums. Diese werden dann in ein Verhältnis mit den im gleichen Zeitraum zu erwartenden Gewinnen gesetzt. Varianten des ROI sind unter anderem der „Return on Invested Capital“ (ROIC), der „Return on Capital Employed“ (ROCE), der „Return on Total Assets“ (ROTA), oder der „Return on Equity” (= Eigenkapitalrendite) (ROE). In einigen Fällen wird mit ROI auch der über einen Zeitraum kumulierte Cashflow (CFROI) bezeichnet.

Daneben gibt es noch dem ROI vergleichbare Modelle. Dazu gehören beispielsweise Ansätze wie Total Value of Opportunity (TVO) von Gartner oder das Proof-of-Value-Konzept von Consensure. Gemeinsam ist diesen Konzepten, dass sie über einen rein mathematischen Berechnungs-Ansatz hinausgehen und so genannte qualitative oder „weiche“ Faktoren (zum Beispiel bessere Kundenbindung durch kürzere Antwortzeiten; Wertbeitrag der Mitarbeiter etc.) mit einbeziehen. Auch SAP bietet mit dem SAP Value Assessment eine Methode an, die sowohl Kennzahlen liefert, mit denen sich Potenzial und Wert geplanter IT-Projekte konkret bewerten lassen, als auch qualitative Verbesserungspotenziale wie schlankere Produktionsprozesse aufdeckt.
Angesichts der hier aufgeführten Berechnungsmodelle stehen mittelständische Firmen oft vor dem Problem, die für sie passende Methode zu finden. Wählt ein Unternehmen mit relativ einfachen Strukturen eine komplexe Methode, kann dies schnell unwirtschaftlich werden. Umgekehrt benötigen Mittelständler mit komplexen Strukturen auch komplexere Berechnungsmodelle. Ein standardisiertes Verfahren zur ROI-Berechnung gibt es dabei nicht, doch sollten sich die Unternehmen am jeweils Machbaren orientieren. Dies bedeutet, einen pragmatischen Ansatz zu wählen und die Analysen auf die tatsächlich messbaren Kosten zu reduzieren, statt sämtliche Informationen, die verfügbar sind, auszuwerten.

Was IT wirklich kostet

In jede ROI-Analyse fließt dabei auch eine IT-Gesamtkosten-Rechnung ein. Das von Gartner erstmals 1987 unter dem Begriff Total Cost of Ownership (TCO) vorgestellte Modell soll – vereinfacht gesagt – sämtliche IT-Kosten erfassen. Bei der IT, ob Hardware oder Software, entstehen, ähnlich wie bei einer Druckmaschine, neben den reinen Anschaffungskosten direkte und indirekte Kosten, die in eine Wirtschaftlichkeitsberechnung einfließen müssen. Direkte Kosten sind etwa Abschreibungen und Wartung für Hard- und Software, Kosten für Systemadministration, Support und Netzwerk sowie für die Entwicklung von Software. Indirekte Kosten sind unter anderem technische oder benutzerbezogene Ausfallzeiten (Schulungen).
Betriebskosten-Analysen sind deshalb eine wichtige Planungs- und Entscheidungshilfe für IT-Anschaffungen geworden, helfen sie doch den Unternehmen, auch „versteckte“ oder zunächst wenig offensichtliche Kosten aufzudecken, die bei Budgetplanungen eventuell übersehen wurden. Darauf hat kürzlich Tatjana Ullerich aus dem Bereich Business Solution Technology bei SAP Deutschland in einem lesenswerten Artikel auf SAP INFO online hingewiesen. Ullerich beschreibt die Vorteile am konkreten Beispiel eines mittelständischen Unternehmens, das bereits Erfahrungen mit der SAP-Landschaft hat und SAP Enterprise Portal (SAP EP) einführt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Hinweis Ullerichs, für TCO-Berechnungen grundsätzlich die Kriterien des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen, denn nur so lässt sich ein individuelles Modell erstellen.

Bei SupplyOn, einem Beschaffungs-Marktplatz für die Automobilindustrie, führte eine neue Marktplatzinfrastruktur auf Basis von SAP XI und SAP Web AS laut einer Kosten-Nutzen-Untersuchung des Projekts durch Gartner Consulting im Sommer 2004 zu deutlichen Einsparungen. Die Investition von SupplyOn in eine integrierte Plattformlösung auf Basis von SAP NetWeaver sei mit einem ROI von 89 Prozent und einer Amortisationsdauer von rund fünf Jahren als günstig einzustufen. Der Beschaffungsmarktplatz selbst beziffert binnen der nächsten zehn Jahre die dauerhafte Reduktion einer Total Cost of Ownership auf mehr als 20 Prozent. Bei ratiopharm, einem Hersteller von OTC-Medikamenten (over the counter = nicht verschreibungspflichtig) , errechnete das US-Beratungshaus Peppers and Rogers durch den Einsatz von mySAP CRM auf Basis des internen Zinsfußes (Internal Rate of Return) einen ROI von 63 Prozent innerhalb der ersten drei Jahre nach Implementierung.

Gretchenfrage beantworten

„Der Nutzen der IT muss sich für eine Firma in deutlich verringerten Gesamtkosten widerspiegeln“, bringt es Bernhard Holtschke auf den Punkt. Dabei ist stets zu fragen, wie die Investition in IT einen Wertbeitrag für die eigene Geschäftstätigkeit liefern kann – etwa in Form verringerter Material- oder Lagerhaltungskosten oder schnellerer Planung und Produktion durch verbesserte Prozesse. Deshalb muss eine Kosten-Nutzen-Analyse der IT für die Geschäftsleitung verpflichtend sein und in konkrete Geschäftsziele umgesetzt werden. Als wichtig erachtet der Accenture-Geschäftsführer überdies, dass Mittelständler die laufenden IT-Kosten ständig auf ihre Verbesserungspotenziale hin untersuchen.
ROI/TCO-Modelle bieten hierfür hilfreiche und unterstützende Ansätze. Einen Königsweg gibt es nicht, allenfalls einen Kniff: Mittelständische Unternehmen, die etwa in eine mySAP-All-in-One-Lösung oder SAP Business One investieren, halten ihre IT-Kosten überschaubar, verbessern ihre Prozesse und steigern ihre Wertschöpfung, um die Gretchenfrage zu beantworten.

Weitere Informationen:

Studien: www.accenture.de, www.hewlett-packard.de, www.metagroup.de, www.techconsult.de
Literatur: www.sap-hefte.de/katalog/hefte/titel/gp/titelID-793?GalileoSession=84562027A1-vs9.Gy-4
SAP: www.sap.com, www.sap.com/germany/media/50071300.pdf (SupplyOn), www.sap.com/germany/media/ratiopharm_4pgDE.pdf (ratiopharm)

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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