Reporting nun für jede Sparte

Feature | 10. Oktober 2012 von Gabi Visintin 0

Als an Ostern 2012 das neue Hauptbuch bei Harting produktiv ging, war die Spannung groß. Ein gutes Jahr hatte das Unternehmen, das die Industrie weltweit mit Steckern und Verbindungstechnik beliefert, gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Lynx den Start ins neue Reportingzeitalter vorbereitet. Das Industrieunternehmen, das in 30 Ländern Niederlassungen besitzt, hatte in den Jahren zuvor ein ausgefeiltes Bilanzierungs- und Reportingsystem mit 50 Buchungskreisen aufgebaut, dessen Spezifik – und vor allem Datenqualität – es keinesfalls aufgeben wollte. Die Anforderungen an das neue Hauptbuch bzw. die neue Reportinglösung waren deshalb sehr viel höher als im Normalfall.

„Wir konnten nur Pi mal Daumen Zahlen kumulieren“

Das wichtigste Ziel hieß: Darstellung einer kompletten Bilanz und einer kompletten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für jede Unternehmenssparte. Das war mit der alten Version des Hauptbuchs nicht möglich. Der Wunsch des Galvanik-Bereichs – diese Einheit liefert intern verschiedenen Produktionslinien zu – nach einer exakten Kosten-Gewinn-Rechnung war zum Beispiel nicht erfüllbar. „Bis dato konnten wir nur Pi mal Daumen Zahlen kumulieren und Zirka-Werte für bestimmte Bereiche angeben. Auf einen Geschäftsbereich hin zu bilanzieren, funktionierte nicht, immer fehlte irgendetwas – eine unbefriedigende Situation für uns alle“, erklärt Jürgen Olesch, der verantwortliche SAP-Spezialist im Hause Harting. Anlass für die Technologiegruppe Harting, Hersteller von Steckverbindern und elektromagnetischen Komponenten, das neue Hauptbuch (General Ledger) von SAP einzuführen war das deutsche Bilanzmodernisierungsgesetz. Vor allen Dingen aber wollte das international arbeitende Unternehmen seine internen Reporting-Möglichkeiten auf ein neues Niveau heben. Heute kann die kleinste Unternehmenseinheit Bilanz ziehen.

Den Betrieb zukünftig über alle Geschäftseinheiten und Ländergesellschaften hinweg besser steuern können setzte eine bessere Zahlengrundlage und deren Bewertung voraus. Die Profitcenter-Rechnung, die seit Jahren eine wesentliche Basis des Controllings und Managements bei Harting bildete, sollte auf jeden Fall beibehalten und weiter verfeinert werden.

Landesspezifische Anforderungen machen es kompliziert

Angesichts der globalen Verzweigung der Firma hatte es dieses Ziel in sich: Eine Vielzahl von Besonderheiten der Rechnungslegung in den verschiedenen Ländern musste abgebildet werden. So schreibt z.B. der russische oder brasilianische Staat vor, dass sich das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr deckt. Das Geschäftsjahr der Muttergesellschaft, die nach deutschem Handelsrecht bilanziert und weltweit das Gruppenrecht anwendet, beginnt allerdings am 1. Oktober. Der letzte Anstoß für das Projekt kam überdies von außen. Das deutsche Bilanzmodernisierungsgesetz schreibt vor, zukünftig die Steuerbilanz von der Handelsbilanz zu trennen, also war zwangsweise eine parallele Rechnungslegung abzubilden.

Harting entschied sich für die Projektbegleitung für den SAP-Partner Lynx Consulting aus Bielefeld.

Warum Harting per Standardmigration nicht weiter kam

Warum die Galvanik nun ihre eigene Saldo-Null-Bilanz ziehen kann

Weiter auf Seite 2: Drei SAP-Module mussten zu einer Datenquelle für das Hauptbuch werden.

 

Als das Projekt seinen Anfang nahm, kristallisierte sich sehr schnell ein Kernpunkt für die Implementierung heraus. Die Standardmigrationsverfahren der SAP, die in vielen anderen Unternehmen gute Dienste tun, waren aufgrund der speziellen Aufstellung des Familienbetriebs hier leider nicht anwendbar. Es musste eine individuelle Lösung angestrebt werden. „Kein Externer sollte merken, dass wir das Software-Backbone unserer Abteilung ausgetauscht hatten“, so Olesch.

„Die Kärrnerzeit hat sich mehr als gelohnt“

Auf die technische Aufgabenstellung heruntergebrochen hieß das ambitionierte Ziel, Datenqualität und Datenbestand 100-prozentig zu erhalten. Diese Bedingung hatte zur Folge, dass Harting und Lynx – inklusive SAP – einen Weg einschlugen, den in dieser Form bislang noch keiner gegangen war: Aus drei SAP-Modulen des Harting-Rechnungswesens musste eine einzige Datenquelle für die Migration ins neue Hauptbuch geschaffen werden. Eine Arbeit, die den internen Ressourcenverbrauch gegenüber der Planung stark in die Höhe trieb. „Die Kärrnerarbeit hat sich aber mehr als gelohnt“, betont Olesch. Damit konnte er nämlich gleichzeitig die Bereinigung der Stamm- und Bewegungsdaten vollziehen, die ursprünglich zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen war.

Ebenfalls war es nicht möglich, parallel zu den drei vordefinierten Büchern auch gleich ein Ledger für die internationalen Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standards) anzulegen. „Die parallele Befüllung erforderte während der Migration zwar erhöhte Systemressourcen, war aber weniger aufwendig als ein Einrichten im Nachhinein“, erklärt Olesch.

Die Möglichkeit des neuen Hauptbuchs, verschiedene parallele Ledger zu nutzen, ermöglichen es nun auch, zusätzlich zu den klassischen Büchern, die die Gesetzgebung fordert – Steuerbilanz und Handelsbilanz – in einem dritten Ledger die lokalen Bilanzen der jeweiligen Länder abzubilden. Damit ist das Problem der unterschiedlichen Geschäftsjahre passé: Nun lässt sich eine Harmonisierung zwischen Gruppen- und lokalem Recht herstellen.

Regelwerk splittet Belege 

Der Weg dahin war nicht unkompliziert. Eine zentrale Aufgabenstellung war die Belegaufteilung. Die geforderte, auf den Cent genaue, Rechnungslegung auf die kleinste Betriebseinheit war nur mit einem Regelwerk für das Belegsplitting zu machen. Olesch führt aus: „Um jede Sparte finanztechnisch darzustellen, braucht man eine Aufteilung der Belege, mit der ein durchgehender Prozess – z.B. von der Entstehung einer finanziellen Forderung bis zu ihrer Bezahlung – durchgehend abgebildet werden kann. IT-technisch gesprochen geht es um eine Vererbung aller Merkmale von Anfang bis zum Ende eines Prozesses.“

Weiter auf Seite 3: Lokale Ledger und das lokale Recht

Jürgen Olesch ist anzumerken, dass er viel Schweiß und Nerven in den anspruchsvollen Wechsel vom alten auf das neue Hauptbuch gesteckt hat. Doch was zählt, ist die Bilanz – im wahrsten Sinne des Wortes: „Heute kann auch die Galvanik eine Saldo-Null-Bilanz ziehen.“ Zudem gehören die vielen Sonderlösungen, die früher für jedes Land geschaffen werden mussten, der Vergangenheit an. Lokale Ledger ermöglichen die Anpassung des Rechnungswesens an das jeweilige Länderrecht – bei gleichzeitig besserer Vergleichbarkeit der Zahlen aus den Ländern.

Über die Harting-Technologiegruppe

Die Harting-Technologiegruppe, ein Familienunternehmen  mit Sitz in Espelkamp,  entwickelt in den Bereichen elektrische, elektronische und optische Verbindungs-, Übertragungs- und Netzwerktechnik, Fertigung, Mechatronik und Software-Erstellung maßgeschneiderte Lösungen und Produkte wie Steckverbinder für die Energie- und Datenübertragung z. B. im Maschinenbau, der Bahntechnik, für Windenergieanlagen, die Fabrikautomation und den Telekommunikationssektor. Außerdem produziert Harting elektro-magnetische Komponenten für die Automobilindustrie und ist Spezialist für industrielle Anwendungen wie Gehäuse, Verkabelungen oder Konfektionen von Einzel- oder Komplettsystemen sowie automatisierten Verkaufssystemen.

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