Roland Berger nutzt Cloud-ERP

Feature | 11. September 2013 von Andreas Schaffry 0

Foto: iStockphoto

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Daniel Gerster, CIO von Roland Berger Strategy Consultants, und sein Team in der Münchner Firmenzentrale stehen kurz vor dem Abschluss der unternehmensweiten Einführung von SAP Business ByDesign. „Die ERP-Software aus der Cloud schafft die zentrale Datenbasis, um Betriebsabläufe vom Einkauf über die Verwaltung von Kundenbeziehungen bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling miteinander zu verzahnen sowie standardisiert und IT-gestützt zu bewerkstelligen“, ist sich Daniel Gerster über die wichtigsten Ziele des IT-Projekts jetzt schon sicher.

Durch die SAP-Lösung im SaaS-Cloud-Betrieb sollen künftig selbst kleine Auslandsniederlassungen, die nur über wenige Mitarbeiter verfügen, vollwertige ERP-Funktionen nutzen können. Die 1967 von Roland Berger als Ein-Mann-Betrieb gegründete Firma ist heute mit 51 Büros in 36 Ländern eine der weltweit führenden Strategieberatungen und beschäftigt mehr als 2.700 Mitarbeiter. Eine Implementierung vor Ort ist dazu nicht notwendig, denn der Zugriff erfolgt über das Internet. Berechtigte Mitarbeiter und Vorgesetzte können sich jederzeit und von überall aus in die On-Demand-Lösung einklinken und dort Informationen und Kennzahlen abrufen oder Daten wie ihre Arbeitszeit oder ihre Reisekostenabrechnung erfassen; egal ob vom Desktop-PC im Büro oder unterwegs per Laptop, Tablet-PC oder Smartphone.

Arbeitsabläufe im ERP-Standard abbilden

Um die Geschäftsprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen, werden – wo immer möglich – die Standardfunktionen der ERP-On-Demand-Software genutzt. Nur in wenigen Ausnahmen passt Roland Berger die Abläufe durch kundenindividuelle Felder an seine Anforderungen an. Die Erweiterungen sind aber keine Programmierungen, sondern lediglich Einstellungen und damit vollständig releasesicher, was den Implementierungs- wie auch den späteren Wartungsaufwand reduziert.

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Foto: Roland Berger

Daniel Gerster, CIO von Roland Berger Strategy Consultants (Foto: Roland Berger)

Bei der ersten Projektphase des Proof of Concept vertraut Roland Berger auf die itelligence AG. Bestandteil dieser Machbarkeitsstudie waren die Standorte von Roland Berger in Österreich, Schweden und Tschechien. Hierbei sollte der Einsatz der SaaS-Lösung im Hinblick auf allgemein verfügbare Länderversionen wie auch für Regionen bewertet werden, für die es noch keine lokalisierte Version gibt. Die Berater in diesen Standorten sollen als erste von den Vorzügen durchgängiger Geschäftsprozesse und der Möglichkeit des mobilen Datenzugriffs profitieren.

 „Manuelle und papiergebundene Arbeitsschritte, die bisher Medienbrüche verursachen, fallen so weg“, sagt Roland-Berger-Mann Gerster. Dadurch verspricht sich die Unternehmensberatung transparentere und effizientere Betriebsabläufe. „Zugleich erhöhen sich Datenqualität und Informationsgehalt, denn berechtigte Mitarbeiter können aktuelle Daten jederzeit selbst abrufen und aktualisieren“, ist sich Gerster sicher. Weiterer Vorteil: Die Reisekostenabrechnung lässt sich schneller und sicherer durchführen, da der Prozess dann workflowgestützt und bis zur Genehmigung vollständig elektronisch abläuft. Belege können vom Mitarbeiter per Foto vom Smartphone aus erfasst werden, so dass eine abschließende und sofortige Bearbeitung der Reisekostenabrechnung möglich ist.

SaaS: Reisekosten workflowgestützt abrechnen

Auch das Lead Management wird Roland Berger profitiert von SAP Business ByDesign. Kontaktdaten von Interessenten lassen sich von unterwegs aus direkt mit den in die Cloud-basierte ERP-Lösung integrierten CRM-Funktionen erfassen und zentral und einheitlich verwalten. Nicht zuletzt ist im Zuge der Umstellung auf SAP Business ByDesign geplant, parallel zur Rechnungslegung nach dem HGB (Handelsgesetzbuch) die Abschlüsse auch nach den internationalen Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standard) zu erstellen.

Dieser Artikel ist Teil unseres Themenschwerpunkts IT-Outsourcing. Alle Beiträge des Schwerpunkts finden Sie in unserem Special.

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Der Rollout von SAP Business ByDesign in die einzelnen Standorte stellen die IT-Abteilung und den Projektpartner jedoch vor gewisse Herausforderungen. Für die Roland Berger-Büros in über 20 Ländern muss nämlich jeweils eine eigene lokalisierte Version erstellt werden – eine vollständig lokalisierte Landesversion gibt es im Moment lediglich für 14 dieser Länder. „Speziell bei der Lokalisierung der Software für kleinere Büros leisten wir quasi Pionierarbeit“, sagt Daniel Gerster.

Die erste eigene Länderversion, die alle relevanten Geschäftsprozesse der Strategieberatung abdeckt, wurde für Tschechien entwickelt und an landestypische Spezifika wie lokale Währung, Mehrwertsteuersatz und Finanzbuchhaltung angepasst. Außerdem enthält die lokale Version Formulare, relevante Reports und gesetzliche Ausgabeformate in der Landessprache. Gleichzeitig werden die lokalen Compliance-Anforderungen im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz erfüllt. Ein Prozess, der nur wenige Wochen in Anspruch nahm und der nun auf weitere Länder ausgeweitet werden soll.

On Premise: Zu hoher Implementierungsaufwand und zu hohe Kosten

Durch die Einführung der ERP-On-Demand-Software wird die internationale Strategieberatung ihre historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaft ablösen, die aus CRM- und ERP-Lösungen unterschiedlicher Hersteller, sowie aus selbstentwickelten Lösungen besteht. „Auf Basis der integrierten IT-Plattform von SAP konsolidieren wir unsere EDV-Landschaft“, fasst Daniel Gerster zusammen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP übernimmt technischen Betrieb, Wartung und Aktualisierungen

Dafür erarbeiteten die IT-Verantwortlichen auch ein neues IT-Konzept. Sie verglichen dabei die Nutzenpotenziale einer ERP-Lösung im On-Premise- oder im SaaS-Cloud-Betrieb. Das Ergebnis: Die Integration aller weltweiten Büros – vor allem der kleineren – mit einer On-Premise-Software wäre zu aufwändig gewesen, da der Betrieb und die Wartung sehr personalintensiv ist. Im Vergleich zu einer Cloud-Lösung wären außerdem der Implementierungsaufwand und die Kosten höher gewesen.

Bei der On-Demand-Software übernimmt SAP zudem den technischen Betrieb, die Wartung und vor allem Aktualisierung und entlastet dadurch die interne IT-Organisation. So können sich die IT-Mitarbeiter von Roland Berger auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: die Steuerung externer IT-Dienstleister, die Konzeption und die Optimierung der IT-Prozesse.

SAP übernimmt technischen Betrieb, Wartung und Aktualisierungen

Eine wichtige Rolle spielt außerdem der Sicherheitsaspekt. So prüfte die Strategieberatung den Cloud-Einsatz in Bezug auf Sicherheit und Einhaltung von Datenschutz. Das Ergebnis: „Für uns stand am Ende fest, dass geschäftskritische Daten im Hochleistungsrechenzentrum von SAP besser aufgehoben sind als auf Servern, Datenbanken und Storage-Systemen im eigenen Rechenzentrum. Dabei sind auch die hohen Anforderungen des deutschen Datenschutzes erfüllt“, so Daniel Gerster.

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