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SAP Quality Award: Bleistahls Weg zum ersten ERP-Standard

Feature | 21. Juni 2017 von Andreas Schmitz 1

63 Jahre kam Autozulieferer BLEISTAHL mit diversen selbstgeschriebenen und veralteten Programmen zurecht. Doch seit einem Jahr hat das mittelständische Familienunternehmen erstmals ein professionelles ERP im Einsatz. Was hat es gebracht? Ein Report des SAP-Quality-Award-Preisträgers in der Kategorie Fast Delivery.

Was der VW Käfer für Bleistahl bedeutete und warum die IT eine Nebenrolle spielte

In den letzten sechs Jahrzehnten ist das Familienunternehmen BLEISTAHL zum Weltmarktführer für Ventilsitzringe und Ventilführungen gewachsen und fertigt diese bereits in der dritten Generation mit mehr als 800 Mitarbeitern an Standorten in China, USA, Südafrika, Brasilien und Deutschland. Die Produkte der Firma kommen in Pkws, Lkws, Industrie­motoren, im Motorsport, in Sportflugzeugen und Funmobilen auf der ganzen Welt zum Einsatz. Der Einstieg in den Automobilmarkt gelang in den 50er Jahren mit Ventilsitzringen für die Motoren des VW Käfer. Oliver Schlüter wurde schnell klar, was auf ihn zukam, als er vor sechs Jahren vom internationalen Milliardenkonzern PPG zum Mittelständler ins Ruhrgebiet wechselte. Denn die IT ist in dieser Zeit mit dem Unternehmen einfach mitgewachsen. Mit den Anforderungen der Kunden stiegen jedoch auch die Anforderungen an die IT. „Die selbstgeschriebenen Software-Programme wurden irgendwie miteinander verknüpft und verquickt“, meint IT-Manager Schlüter, „mit einem ERP oder gar einem Standard hatte das nicht viel zu tun.“ Mit dem Geschäftsalltag waren die Systeme nicht mehr vereinbar.

Warum ein „echtes ERP“ den Willen zu Veränderung voraussetzt

2011 startete ein IT-Dienstleister bei Bleistahl, um den Wandel im Unternehmen zu begleiten. „Doch wir waren nicht bereit, uns zu verändern, wollten alles weiter machen wie bisher, nur mit neuer Software“, erinnert sich Schlüter an seine ersten Tage im Unternehmen. Eine Mission Impossible. „Mit dem Einlegen einer CD war es nicht getan, die IT-Landschaft zu modernisieren“, sagt Schlüter.

Wie die neue Strategie aussieht

IT-Manager Schlüter war ja auch eigentlich gekommen, um aufzuräumen. Und das bedeutete nun endgültig Standardisierung und Harmonisierung. Der neue IT-Leiter brauchte ein IT-System, mit dem Bleistahl vom Headquarter aus in die Welt hinausgehen und Service anbieten kann. Die Systeme mussten also von Grund auf neu aufgebaut werden. Sicherheits-, Unterhalts- und Betriebssysteme sollten möglichst einheitlich sein und auf dieser Basis ausländische Standorte leicht anzubinden sein.

Warum eine SAP-Hausmesse nötig wurde

„Eine Umfrage ergab, dass sich genau drei Mitarbeiter von Bleistahl auf SAP freuten – der Finanzchef, der Geschäftsführer und ich“, erinnert sich Schlüter, dem das entschieden zu wenig war. Die Stimmung war bestenfalls abwartend. Die Mitarbeiter waren unsicher, was der neue Standard für sie konkret bedeuten würde, der ja Verkauf, Vertrieb, die Logistik, das Finanzwesen, das Lager, die Transportprozesse und den Datenaustausch über EDI betraf. „Es war wichtig, Vertrauen herzustellen, um eine Basis für die gemeinsame Arbeit zu schaffen“, sagt Schlüter. Die Idee der SAP-Hausmesse entstand. Dort wurden die wichtigsten Fragen geklärt: Was bedeutet SAP für Bleistahl? Was heißt das für den zentralen Einkäufer und andere Rollen im Unternehmen? Wie sehen die neuen Prozesse jeweils aus? Das Projektteam stand für Fragen und Antworten zur Verfügung, gab Auskunft darüber, was im Projekt gut gelaufen war und was nicht. Trainings für die Enduser ergänzten diese Aufklärungsinitiative – abgestimmt auf den 3-Schicht-Betrieb vor Ort. „Wir sind iterativ vorgegangen, haben auf Bedarf neue Trainings gemacht, in denen wir immer tiefer in die Prozesse hineingegangen sind“, sagt Schlüter.

Was sich konkret geändert hat

Die Abläufe waren seit Jahr und Tag etabliert. Und das Unternehmen hatte sich an komplizierte und ineffiziente Prozesse gewöhnt. Heute ist vieles anders.

  • Früher verging ein halbes Jahr, bis ein neuer Mitarbeiter den „Bleistahl-Weg“ (Schlüter) kennengelernt hatte. Heute können die Mitarbeiter mit dem Standard SAP sofort beginnen.
  • Früher konnte jeder Mitarbeiter sogar die Systeme herunterfahren. Heute gibt es Berechtigungskonzepte für exakt jene Prozesse, die er benötigt.
  • Früher hatte Bleistahl 92 Drucker und 68 verschiedene Modelle und von MS DOS bis Windows XP jedes Betriebssystem im Einsatz. Heute gibt es noch vier verschiedene Druckerhersteller im Unternehmen und durchgängig Windows 7.
  • Früher ähnelte das Berechtigungskonzept einem Kettenbrief. Sollte ein Stammdatensatz fertiggestellt werden, dauerte das eine Woche. Heute ist ein Stammdatenmanagement-Team dafür zuständig. Das geht schneller und die Qualität der Daten ist besser.
  • Früher hat es mindestens ein halbes Jahr gedauert, bis neue Lösungen implementiert werden konnten. Heute ist der Aufwand erheblich geringer.
  • Früher hatte der Support nach Anträgen viele Fragen der Mitarbeiter zu beantworten, einfach, weil nicht sicher war, ob er überhaupt ankommt. Heute ist darauf Verlass.

Kurzum: Die Mitarbeiter wurden über das gesamte Unternehmen hinweg entlastet und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – die Prozesse wurden effizienter, was dem Unternehmen letztlich Kosten einspart.

Was als nächstes kommt

Innerhalb von einem Jahr hatte Bleistahl von der Auftragsbearbeitung über das Finanzwesen, die Logistik, die Lagerverwaltung und das Transportwesen in SAP abgebildet. Als nächstes stehen Implementierungen von SAP-Lösungen für die Materialwirtschaft, das Qualitäts- und das Projektmanagement sowie die Produktionsplanung an. Sicher ist auch, dass IT-Chef Schlüter im Laufe diesen Jahres SAP Business Objects als Reporting-Tool einführen wird – und zwar auf Basis von SAP HANA. „Erste Situationen schaffen“ will Schlüter für SAPs Vorzeigetechnologie, die wahrscheinlich auch beim SAP-Rollout in China im kommenden Jahr zum Zuge kommen wird.

Weitere Informationen

Näheres zum diesjährigen SAP Quality Award EMEA.

Näheres zum diesjährigen SAP Quality Award Germany.

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