Software für die Hochschulverwaltung

Studentische Arbeitsgruppen werden längst nicht mehr aus der Bibliothek „verscheucht“. Sie müssen auch nicht mehr das Essensgeld zusammenlegen, um die Notizen eines Kommilitonen zu fotokopieren. Menschen und Technologie verbinden, um Innovationen im Bildungssektor zu ermöglichen – mit diesem Ziel wurde Blackboard Inc. 1997 gegründet. Seitdem hat das Unternehmen mit Sitz in Washington D.C. eine Führungsrolle inne, die im Jahr 2006 einen Umsatz von über 180 Millionen Dollar einbrachte. Heute ist die Online-Lernanwendung von Blackboard das am häufigsten eingesetzte Kursverwaltungssystem an Hochschulen in den USA.

Es war ein glückliches Zusammentreffen auf der Konferenz EDUCAUSE 2006 in Dallas: Dort vereinbarten Aaron Goldstein, Leiter des Bereichs International Business Development bei Blackboard, und Mitglieder des SAP-Bereichs Public Sector, eine Partnerschaft zwischen beiden Unternehmen.

Virtuelle Klassenzimmer für modernen Fernunterricht müssen Echtzeitdienste bieten – eine schwierige Herausforderung für die meisten Bildungseinrichtungen. Mit Anwendungen wie der Blackboard Academic Suite sind sie für die E-Learning-Revolution gerüstet: Kursleiter können Lehrpläne entwerfen, Anzeigetafeln geben einen Überblick zu den Fortschritten der Studenten – bis hin zu der Information, ob ein Student bestimmte Inhalte online wiederholt hat. Die Leistungsdaten lassen sich zentral in Notenbücher speichern, einschließlich der Gewichtung von Noten, Einzelanalysen und benutzerdefinierter Benotungsskalen.

Die Blackboard-Werkzeuge sind auf dem neuesten Stand der Technik, aber es gibt auch einige zentrale Anforderungen von Universitäten, für die sie nicht ausgelegt sind. Hier kommt die Leistungsfähigkeit von SAP Campus Management, einem Teil des Lösungsportfolios SAP for Higher Education & Research, zum Tragen. SAP for Higher Education & Research unterstützt alle Prozesse der Hochschulverwaltung, sowohl im Kontakt mit Bewerbern, Studenten und Absolventen als auch im Finanzwesen, bei der Beschaffung oder beim Erstellen von Berichten. Integrierte Arbeitsabläufe ermöglichen schnelle, strukturierte und produktive Verwaltungsprozesse für Hochschul- und Forschungseinrichtungen.

„Letzten Endes geht es uns darum, dass Bildungseinrichtungen ihre IT-Investitionen sowohl auf der akademischen als auch auf der administrativen Seite wirksam nutzen“, sagt Ken Thompson, Vice President des Bereichs Strategic Planning and Global bei Blackboard, über die Partnerschaft mit SAP.

Auf dem Prüfstand

Es gab eine Zeit, als die einzigen Computer auf dem Campus in der Verwaltung zu finden waren und die effektivste Weitergabe von Informationen für Studenten darin bestand, am schwarzen Brett vor der Cafeteria Flugblätter auszuhängen. Damals entwickelten Bildungseinrichtungen, häufig intern, eine Vielzahl eigener Software-Systeme, um die Immatrikulation der Studenten, das Finanzwesen und die Personalwirtschaft zu verwalten. Doch es waren meist völlig unterschiedliche, wenig effiziente Systeme. Die Datenintegrität und Kommunikation zwischen den Anwendungen sicherzustellen, erwies sich als mühsam und kostspielig. Das operative Management von Schulen und Universitäten ist äußerst komplex und hängt davon ab, dass die eingesetzten Lösungen effizient und genau arbeiten.

Geschlossener Kreislauf

SAP for Higher Education & Research und die Blackboard Academic Suite greifen jetzt ineinander – das gewährleistet die Integrität der Daten und verringert Fehler. Dank der Plattform SAP NetWeaver können Hochschulen die im SAP-System gespeicherten Stammdaten von Studenten oder Lehrkräften direkt in Kurspläne, Benotungen oder Arbeitsabläufe im Frontend der Blackboard Academic Suite übermitteln oder von dort anfordern. Mit dieser durchgängigen Lösung verteilen Institutionen digitale Inhalte an Professoren, Studenten und Angestellte, ohne Reports auszuführen, Daten manuell zu exportieren oder eigenen Code zu schreiben.

Durch die Integration der Daten zwischen den Lösungen von SAP und Blackboard erhalten Entscheidungsträger außerdem aktuelle Kenngrößen zu Studenten, Lehrkräften und Abteilungen. Nie zuvor waren Hochschuleinrichtungen in der Lage, auf so einfache Weise die Ergebnisse ihrer Aktivitäten zu erfassen, zu messen und an das Verwaltungspersonal zurückzuliefern. „In der Bildungslandschaft werden Verantwortung und Messbarkeit immer wichtiger. Lernen die Studenten, was sie benötigen, um im Wettbewerb zu bestehen? Werden die Abteilungen den Anforderungen gerecht? Institutionen benötigen messbare Ergebnisse für Zulassungsverfahren und staatliche Zuschüsse“, sagt Thompson.

Auch der Lehrkörper hat Grund zur Freude. Ohne die Integration zwischen SAP Campus Management und Blackboard Academic Suite müssten sie Studenteninformationen an Sachbearbeiter übermitteln. Diese würden die Daten zunächst in SAP Campus Management erfassen, um sie anschließend manuell in der Blackboard Academic Suite einzugeben. Für alle Beteiligten wäre das kein einfacher Prozess, um den Studenten ihre Noten online zur Verfügung zu stellen. Der neue geschlossene Kreislauf zwischen den Programmen gewährleistet die Integrität der Daten und liefert Studenten, Lehrern und der Verwaltung die benötigten Informationen – jederzeit und überall.

An der Katholieke Universiteit Leuven in Belgien werden die Kurse und Kurspläne von Professoren über Verbindungen zum SAP-Verwaltungssystem mit Studentendaten versorgt. Dadurch sparen die Professoren Zeit und die Universität Ressourcen. „Zuvor mussten die Studenten verschiedene kommerzielle und Open-Source-Systeme für die einzelnen Kurse verwenden und mehrere Web-Anwendungen aufrufen. Jetzt greifen sie über eine Anmeldung auf all ihre Kurse zu“, sagt Leen van Rentergem, Leiter der IT-Services der Universität.

Alle Änderungen in der Verwaltungssoftware der Katholieke Universiteit Leuven werden über SAP NetWeaver sofort an die Blackboard-Umgebung übermittelt. Dort stehen die aktuellen Daten für Kursbewertungen, Lehrpläne oder Berichte zur Verfügung. Denn modernes Lernen verlangt, dass Bildungseinrichtungen E-Learning-Funktionalität und Backend-Daten zusammenführen.

„Wir können heute keine Ausbildung ohne E-Learning-Umgebung anbieten, und wir mussten eine zentrale Lösung finden“, sagt van Rentergem und fügt hinzu, dass alle Studenten an seiner Universität Laptops und Handheld-Geräte haben. „Sie erwarten, dass ein Portal all ihre Anforderungen an die Ausbildung abdeckt“, sagt er. „SAP und Blackboard bilden tatsächlich die lebendige Lernumgebung der Hochschule.“

Dank der Möglichkeiten des E-Learnings können die Studenten ihre Bleistifte beiseite legen. Und auch die Führungskräfte der Hochschulen begrüßen eine neue Gattung von Technologie an ihren Institutionen – ermöglicht von Blackboard und unterstützt von SAP.