Schluss mit dem Stress

Feature | 29. Oktober 2003 von admin 0

Wenn Sie Inhaber eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens sind, haben Sie Stress. Sie haben kaum Zeit zu verstehen, wo Sie waren, sind oder sein sollten. Sie sind zu sehr damit beschäftigt, voranzukommen und Ihren Mitarbeitern jeden nur möglichen Einsatz abzuringen. Ihre Kundendienstvertreter werden mit Anfragen überhäuft, Ihre Außendienstmitarbeiter sind so viel unterwegs, dass sie schon gar nicht mehr wissen, wie ihr Büro aussieht. Und Ihre Verwaltungs- und Führungsmitarbeiter sind wegen der starken Belastung so blass, dass man einen Finanzbericht durch sie hindurch lesen könnte – sofern Sie denn einen erstellen könnten. Rechnungen gehen, wenn überhaupt, verspätet aus dem Haus. Aufträge von Kunden werden gar nicht oder fehlerhaft bearbeitet. Und Sie haben keinen blassen Schimmer, wie viel Geld Sie verdienen oder ausgeben. Klingt so, als ob Sie einen Guru gebrauchen könnten – und einen gemeinsamen Abend mit anderen Führungskräften, die mit Ihnen Ihr Leid teilen.

Wer Produktivität sagt, meint David Allen

Am 14. Oktober nahmen über 30 leitende Angestellte im Millennium Biltmore Hotel in Los Angeles (USA) an einem SAP-Business-One-Seminar für Führungskräfte teil und hörten die Ausführungen von David Allen, einem international be- und anerkannten Produktivitätsguru, Autor von zwei Büchern und selbst Inhaber eines kleinen Unternehmens.
Im heutigen Geschäftsumfeld möchten Sie als Unternehmer Ihre Anlageposten maximieren, unabhängig davon, ob es sich hierbei um Mitarbeiter, Technologien oder Produkte handelt. Alle Faktoren sollen so produktiv und kosteneffizient wie möglich sein. Allen bezeichnet sein Know-how als „fortgeschrittenen gesunden Menschenverstand“. Doch wie viele Inhaber von kleinen oder mittelständischen Unternehmen wissen, braucht es für die praktische Umsetzung von gesundem Menschenverstand – ob nun fortgeschritten oder nicht – fortschrittliche Lösungen.

Was killt die Produktivität?

Allen zufolge führen Veränderungen des Umfelds zu einer sinkenden Produktivität und verursachen dadurch Stress. Nichts ist so beständig wie der Wandel. Gerade noch sitzt man in seinem ergonomischen Bürosessel vor seinem Flachbildmonitor – und schon kurze Zeit später tauscht man mit all den anderen Selbständigen, die auch nicht in der Lage waren, Produktivitätskiller zu umgehen, Tipps für die Arbeitssuche aus.
Laut Gadi Shamia, Vice President von SAP Business One, der Produktivität als Output-Menge pro Input-Einheit (Mitarbeiter, Softwarelösung, Telefon usw.) definiert, sind nicht-integrierte Front-End- und Back-End-Systeme besonders große Produktivitätskiller. Die Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf alle Informationen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen, da die Daten auf verschiedenen Systemen abgelegt sind. Niemand kann sich einen konsolidierten Überblick über das gesamte Unternehmen verschaffen – über die Verkäufe, den Kundendienst, den Einkauf, die Kunden, die Finanzlage oder die Gehaltsliste.

Was verbessert die Produktivität?

Man kann Veränderungen zwar nicht aufhalten, doch man kann etwas gegen Faktoren tun, die Veränderungen verursachen. Mit Hilfe seines Ansatzes vom „fortgeschrittenen gesunden Menschenverstand“ fordert Allen seine Zuhörer auf, sich mit folgenden Verfahrensweisen auf Veränderungen vorzubereiten:

  • Aufräumen und Saubermachen des eigenen Platzes (E-Mails, Schreibtisch, Büro);
  • Konzentration auf das Ziel, indem man sowohl den Überblick als auch wesentliche Details im Auge behält;
  • Strukturierung seiner Verpflichtungen, Suche nach besseren Wegen zur Krisenbewältigung und Erstellung eines Plans;
  • Umsetzung des Plans in die Tat.

Wie gut wird SAP Business One diesem Rezept von Allen gerecht?

Aufräumen und Saubermachen

Machen Sie dem Durcheinander nicht-integrierter Systeme ein Ende. SAP Business One arbeitet mit offenen Standards und lässt sich in andere Systeme integrieren. Die Drag&Relate-Funktion erlaubt es Nutzern, Informationen aus verschiedenen Datenquellen zu ziehen und auf einem einzigen Desktop zu verknüpfen. Dadurch wird der Lernprozess verkürzt, da die Anwender sich nicht mit neuen Analyse- und Marketingtools vertraut machen müssen.
SAP Business One ist dank intuitiver Navigation und einer vertrauten Microsoft Windows-Umgebung anwenderfreundlich. Die Lösung bietet eine schnelle Implementierung und weitgehende Skalierbarkeit sowie die Möglichkeit, auf funktionsreichere SAP-Lösungen zu migrieren. Die Analysetools geben der Geschäftsleitung Kontrolle über Unternehmensinformationen und -aktivitäten.
Benutzerfreundlich, offene Standards, Integration, intuitiv, leistungsstark. Veränderungen fangen an, gut zu klingen – und Sie spüren förmlich schon, wie der Stress von Ihnen abzufallen beginnt.

Konzentration auf Überblick und Details

Allen zufolge brauchen Sie sowohl einen Überblick als auch eine Fokussierung auf wesentliche Details. SAP Business One unterstützt Sie bei der Arbeit. Als Vertriebsleiter erhalten Sie einen Überblick über die Verkäufe des Vortages. Sie möchten über diesen statischen Bericht hinausgehen und wissen, wie erfolgreich einzelne Produkte sind – oder auch einzelne Regionen oder Verkäufer. Von der Übersicht gehen Sie tiefer in die Details und teilen die Daten nach Produkt und Region auf.

Strukturierung, Planung und Krisenbewältigung

Zugriff auf Informationen ist zweifellos eine der Möglichkeiten, wie man Produktivität steigern kann. Betrachten wir jedoch noch andere Möglichkeiten: Workflow und Alerts.
Ein Workflow ermöglicht es den Mitarbeitern, Geschäftsregeln und optimale Verfahrensweisen zu verinnerlichen. Er hilft ihnen bei der Sammlung von Daten, der Verarbeitung und Prüfung von Informationen und der Entscheidung für eine Vorgehensweise. Sobald ein Prozess beschlossen wurde, kommen andere Funktionen ins Spiel, wie zum Beispiel die Ergebnisverfolgung, Erstellung von Erinnerungsmeldungen oder Reaktion auf Alerts.
Mit SAP Business One müssen die Mitarbeiter Erinnerungs- und To-Do-Listen nicht mehr von Hand führen. Das System übernimmt. Es scannt regelmäßig die Datenbanken mit Hilfe vordefinierter Regeln und Grenzwerte. Es beurteilt Konten, berichtet über Ereignisse, benachrichtigt Außendienstmitarbeiter und versendet Service-Erinnerungen.

Suche nach einer besseren Lösung

Auf die Frage nach seinen eigenen Organisations- und Produktivitätstools, antwortete Allen, er brauche Listen – jede Menge Listen – und einen schnellen Zugriff auf deren Informationen. Er bevorzugt „abgespeckte“ Tools, die benutzerfreundlich sind und die ihm genau die Details liefern, die er braucht.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass man für hohe Benutzerfreundlichkeit Abstriche beim Funktionsumfang in Kauf nehmen muss. Sie können sehr wohl eine betriebswirtschaftliche Software nutzen, die benutzerfreundlich und trotzdem robust genug ist, um alle „Dinge“ in Ihrem Unternehmen zu managen. Sie können die Produktivität steigern und über Zugriff auf alle benötigten Informationen verfügen. SAP Business One ist ein Management-Kontrollzentrum – mit Funktionen für Finanzen, Vertrieb und Vertragsmanagement, Einkauf, Personal und Produktion.
Mit SAP Business One können Sie:

  • die Leistung Ihrer Mitarbeiter maximieren;
  • von Teamarbeit und Zusammenarbeit (sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch mit Kunden und Lieferanten) profitieren;
  • wissen, was wirklich wichtig ist, und wie Sie Lösungen für diese Probleme finden;
  • das Wachstum Ihres Unternehmens und einen besseren Jahresabschluss sicherstellen.

Umsetzung des Plans in die Tat

Sie hatten vielleicht nicht die Gelegenheit, David Allen persönlich zu hören, aber Sie können Allens Rat befolgen: Erstellen Sie einen Plan und setzen Sie diesen in die Tat um.
Finden Sie hier heraus, wie SAP Business One Stress abbauen und Ihrem Unternehmen bei der Steigerung seiner Produktivität helfen kann. Besuchen Sie eine Veranstaltung zu SAP Business One oder nehmen Sie an einem Webinar teil. Setzen Sie sich mit einem zertifizierten SAP Business Partner in Ihrer Gegend in Verbindung, um das Produkt mit eigenen Augen zu sehen.

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