Schneisen in den Informationsdschungel schlagen

Feature | 6. April 2005 von admin 0

Wie definieren Sie den Begriff Informationslogistik, etwa auch in Abgrenzung zu Wissens- oder Informationsmanagement?

Lassen Sie mich zunächst den allgemeinen Zustand beschreiben: Die Mitarbeiter in Unternehmen und Behörden werden ständig von Informationen überflutet. Dazu gehören interne Rundschreiben, Newsletter von Informationsdiensten, Behörden oder Kunden, aber auch vielfältige Nachrichten aus internen Quellen. Kaum jemand kann all diese Informationen aufnehmen. Häufig sind sie auch nicht für jeden Empfänger relevant. Gerade in kleineren Betrieben werden beispielsweise viele E-Mails oft an alle weitergeleitet, auch wenn ihr Inhalt nur für ein oder zwei Mitarbeiter bestimmt ist. Bei der Informationslogistik dreht sich alles um die Frage, wie Unternehmen effizienter mit dem „Gut“ Information umgehen können. Einfach gesagt geht es darum, die richtigen, sprich personalisierten Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen und so eine Schneise in den Informationsdschungel zu schlagen.

Die Informationslogistik ist dabei vom Anwendungs-Spektrum her wesentlich umfangreicher als das Wissens- oder Informationsmanagement. Beim Wissensmanagement steht die (Wieder-)Verwertung teils impliziten Wissens im Unternehmen im Mittelpunkt; Informationsmanagement adressiert meist das Thema Datenbanken. Bei der Informationslogistik sind wesentlich mehr Informationsarten und -quellen involviert, und das Thema Filterung beziehungsweise Individualisierung von Information ist von großer Bedeutung.

Selbst mittelständische Unternehmen sehen sich heute mit vielen, oft unstrukturierten Informationen und Daten aus zum Teil unterschiedlichen Quellen (ERP-, CRM-, PLM-Systemen) konfrontiert. Wie kann die Informationslogistik Mittelständlern helfen, Herr über die eigenen Daten zu werden?

Informationslogistische Lösungen sind ein „Integrator“, da sie an der Schnittstelle zwischen meist heterogenen Informationsquellen und den Nutzern eingesetzt werden. Bei unseren Projekten machen wir immer wieder die Erfahrung, dass die Integration sämtlicher verfügbarer Quellen wenig Sinn macht. Bei einer Bedarfsanalyse, die für das Fraunhofer ISST immer der erste Schritt in Richtung einer informationslogistischen Anwendung ist, muss zunächst untersucht werden, welches Informationsprofil bestimmte Nutzer haben.

Dazu wird ihr genauer Informationsbedarf bestimmt. Das heißt, es wird ermittelt, welcher Nutzer welche Informationen in welchem Prozesskontext benötigt. Darauf aufbauend kann das Unternehmen dann entscheiden, welche Quellen sinnvoll integriert werden können.

Mittelständische Unternehmen müssten demnach ein starkes wirtschaftliches Interesse an einer effektiven Informationslogistik haben, um ihre Informationsprozesse zu verbessern. Wie sieht es denn damit aus?

Insgesamt stellen wir derzeit fest, dass das Thema Informationslogistik verstärkt nachgefragt wird. Informationslogistische Anwendungen sind gerade dabei, den Sprung von der Wissenschaft in den Markt zu machen. Mit unserem Kompetenzzentrum Informationslogistik wollen wir diesen Wissenstransfer fördern. Ich möchte zwei konkrete Beispiele aus unterschiedlichen Branchen nennen: In einem Projekt zur Optimierung der internen Kommunikation für einen städtischen Betrieb werden innerbetriebliche Kommunikationsprozesse und -strukturen analysiert. Eine informationslogistische Lösung sorgt dafür, dass den Mitarbeitern die notwendigen Regelungen, Handlungsanweisungen und Informationen, die sie zur Erledigung ihres Tagesgeschäfts benötigen, detailliert und bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden. Das beinhaltet unter anderem auch die Verbesserung der E-Mail-Kommunikation mithilfe eines Analysesystems, das die Einhaltung innerbetrieblicher Qualitätskriterien für E-Mails überprüft und sicherstellt.

Für eine Betriebskrankenkasse hat das Fraunhofer ISST ein System für die automatische Zuordnung eingehender E-Mails entwickelt. Dazu zählen insbesondere Rundbriefe und gesetzliche Regelungen, die in großen Mengen anfallen. Früher gingen diese Informationen als Sammelmail an sämtliche Mitarbeiter, auch an solche, für die diese Inhalte gar nicht relevant waren. Heute werden die Inhalte automatisch überprüft und nur noch die jeweils relevanten Informationen zur gewünschten Zeit an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Kann man die wirtschaftlichen Vorteile, die sich aus einer optimierten Logistik von Informationsflüssen ergeben, konkret benennen?

Im Grunde geht es immer um Effizienzsteigerung, also darum, die Kosten für die Suche nach Informationen zu senken und die „richtigen“ Informationen zu finden, um Fehlentscheidungen zu vermeiden, die ihrerseits erhebliche Mehrkosten verursachen. Dies lässt sich dann auch klar in Euro und Cent beziffern. Im oben erwähnten Beispiel konnte die Krankenkasse mittels Informationslogistik je eine Arbeitsstunde je Mitarbeiter und Tag einsparen. Die Potenziale, die hier schlummern, lassen sich für die mittelständische Wirtschaft nur erahnen, sind unserer Einschätzung nach aber enorm.

Welche technologischen Entwicklungen werden für die Informationslogistik künftig von besonderer Bedeutung sein?

Ich sehe in den kommenden Jahren im Wesentlichen zwei Trends: Zum einen wird das Thema bedarfsgerechte Dienste für mobile Endgeräte immer wichtiger werden. Wir selbst beschäftigen uns schon seit einiger Zeit mit so genannten „digitalen Begleitern“, die „gute“ Informationen im Sinne der Informationslogistik auch mobil nutzbar machen. Diese mobilen Lösungen können Unternehmen zum Beispiel im Lagerbereich oder auch für die Kundenbetreuung im Außendienst einsetzen.

Zum zweiten wird das Thema RFID (Radio Frequency Identification) zu einer Schlüsseltechnologie für die Informationslogistik. Aus unserer Sicht beschränkt sich der RFID-Einsatz nicht allein darauf, den Weg einer Ware entlang der gesamten Prozesskette lückenlos nachvollziehen und steuern zu können. Vielmehr wird es darum gehen, RFID mit anderen Sensoren zu kombinieren und in übergreifende Service-Plattformen einzubinden. So könnten Firmenmitarbeiter mit ihrem RFID-Ausweis nicht nur ihre Identität beweisen, sondern auch den Zugangspunkt zu ihrem persönlichen Informations- und Serviceportal im Unternehmen erhalten.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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