Schrittweise zur erfolgreichen Integration

Feature | 18. April 2005 von admin 0

Integrationsprojekte sind keine rein technische Herausforderung. Sie dienen beispielsweise auch dazu, Geschäftsprozesse über Systemgrenzen hinweg abzubilden. In der Vergangenheit wurden hierfür Schnittstellen zwischen den jeweiligen Software-Lösungen entwickelt, betrieben, gewartet und immer wieder aufs Neue angepasst. Auf diese Weise entstanden unübersichtliche Schnittstellen-Landschaften, die heute die Betriebskosten der IT in die Höhe treiben. SAP XI stellt eine einheitliche Infrastruktur für die Integration unternehmensinterner und übergreifender Geschäftsprozesse bereit und erlaubt, betriebswirtschaftliche Daten und technische Integrationsinformationen von SAP- und Nicht-SAP-Systemen zentral zu verwalten. Unternehmenseigene und übergreifende Geschäftsprozesse sind hierbei auf einer standardisierten Plattform implementiert. SAP XI fungiert als zentrale “Datendrehescheibe”, über die vereinheitlichte und homogenisierte Daten und Integrationsinformationen ausgetauscht werden. Das vereinfacht sowohl die Integration von SAP-Lösungen untereinander als auch mit Systemen von Drittanbietern und senkt zudem die IT-Gesamtkosten.

Integrationswissen ist Erfahrungssache

Integrationsprojekte auf Basis von SAP XI erfordern umfassende Technologie- und Beratungskompetenzen sowie tiefes Projektwissen, gewonnen in Kundenprojekten. Dazu muss grundsätzlich die Frage beantwortet werden, wie sich das Einführungsprojekt gestalten soll. Anhand von Projektbeispielen lassen sich Lösungsmodelle aufzeigen und zentrale Fragen beantworten, etwa welche Hardware notwendig ist, wie hoch der zeitlichen Aufwand sein wird, welche Schnittstelle den Anfang machen soll oder wie eigene Erfahrungen gesammelt werden können.
Eine typische Aufgabenstellung bei SAP-XI-Projekten als Beispiel: In der SAP-R/3-Lösung eines Großhändlers werden anhand einer täglich aktuell erstellten Dispositionsliste Buchbestellungen für ein internes Lager durchgeführt. Vor der Einführung von SAP XI versendete das Unternehmen die Bestellungen über ein Fax-Gateway an diverse andere Grossisten. Diese quittierten die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung per E-Mail, die auf einer formatierten E-Mail-Vorlage mit definierten Textbausteinen basierte. Bei der eingehenden Lieferung ins interne Lager, das nicht den gleichen Standort hat wie die Zentrale, wurden Lieferschein und Rechnung der Ware beigelegt und mussten nach der Waren-Eingangsprüfung der Rechnungsprüfung auf postalischem Weg zugestellt werden. Die Einführung von SAP XI hat diese Medienbrüche aufgehoben. Bestellbestätigung werden nun über iDocs direkt in der SAP-Lösung verbucht, Lieferschein und Rechnungsdaten vor der Lieferung elektronisch übermittelt.
Neben solchen Medienbrüchen schaffen häufig auch Kombinationen verschiedener Schnittstellenarten Probleme. Was, wenn Unternehmen Bestellinformationen, die von Kunden eingehen, als IDoc verarbeiten, Bestellungen an Lieferanten jedoch via EDIFACT und die Bestell- und Lieferinformationen als Textdatei versenden? SAP XI integriert die mannigfaltigen Schnittstellentypen mit einer einzigen Technologie.

Praxisorientiert und flexibel vorgehen

SAP-XI-Einführungsmethodik

SAP-XI-Einführungsmethodik

Als Ergebnis dieser und vieler anderer immer wiederkehrender Frage- und Aufgabenstellungen hat itelligence eine stufenweise Einführungsmethodik für SAP-XI-Integrationsprojekte entwickelt. Der Vorteil einer stufenweisen Integration liegt auf der Hand. Jede Schnittstelle für sich ist ein kleines abgegrenztes Projekt und lässt sich daher rascher umsetzen. Die Schnittstellen eines Unternehmens werden einzeln und nacheinander analysiert. Integrationsprojekte auf Basis dieses Modells sind überschaubar und flexibel. Zudem orientiert sich das Prozedere an der Unternehmenspraxis, Schnittstellenprojekte vermehrt bedarfsorientiert aufzusetzen.
Itelligence startet SAP-XI-Projekte mit einem Kick-off-Termin beim Kunden. Während dieses Termins wird die Vorgehensweise im Projekt besprochen, die Teilnehmer des nachfolgenden Workshops identifiziert und die “Schnittstellenproblematik” des Kunden aufgenommen. Typische Aufgabenstellungen sind etwa veraltete oder nicht dokumentierte Schnittstellen, die Sicherheit bei der Datenübertragung oder die Anbindung neuer Geschäftspartner. itelligence wählt dann aus dem Pool der identifizierten Schnittstellen eine aus und setzt diese als Praxisbeispiel auf seiner SAP-XI-Systemlandschaft um.

Dieses Praxisbeispiel begleitet den nachfolgenden Workshop (Business Blueprint) und belegt die Umsetzbarkeit einer typischen Problemstellung des Kunden. Neben der Wissensvermittlung steht die Projektplanung im Vordergrund des Workshops. Zusätzlich werden im Rahmen des Workshops neue Schnittstellen aufgenommen, analysiert und bewertet. Ein auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittener Einführungsleitfaden dokumentiert für die Schnittstellenverantwortlichen und Ansprechpartner wie und warum die Schnittstellen umgesetzt werden. Betreibt der Kunde SAP XI selbst? Wer übernimmt die HelpDesk-Aufgaben, wer ist für den Change-Request und Integrationsaufgaben zuständig?

Über mehrere Projekte hinweg hat itelligence Dokumentenvorlagen für SAP-XI-Projekt erstellt. In diesen Vorlagen werden eine Vielzahl von Fragen aufgeführt, Informationen abgefordert: Fragen rund um die Projektorganisation, den Betrieb von SAP XI, für SAP XI “passende” Hardware, das Customizing von SAP R/3, die Anbindung des SAP Business Information Warehouse, die Ablösung bestehender Systeme, den Aufwand für neue Geschäftspartneranbindungen, Kosten-Nutzen-Rechnungen, Abschätzungen der Potenziale für Kunden-/Lieferantenanbindungen, Sicherheitfragen, den Eigenanteil an Implementierung, die Auswahl der ersten Schnittstellen, technologische Möglichkeiten bezüglich einer Anbindung von E-Mail, http, Lotus Notes, BlackBerry, Adobe, um nur einige der unzähligen Beispiele zu nennen. Der Pool der Fragestellungen beruht auf Projekterfahrung und wird permanent aktualisiert und erweitert. Naturgemäß “passen” nicht alle Fragen auf jeden Kunden. Deshalb werden die Fragestellungen in dem Workshop diskutiert, verändert, erweitert. Jeder Kunde erhält zu Ende des Workshops ein auf ihn zugeschnittenes Dokument zur Schnittstellenanalyse zur Schnittstellenanalyse und -bewertung. Es enthält erste praktische Lösungsansätze, als Basis für weitere Teilprojekte.

Von der Theorie zur Praxis

Unternehmen sind damit auf die sich anschließende Realisierungs- und Implementierungsphase gut vorbereitet. In dieser Phase wird in Abstimmung mit allen Beteiligten einer zu integrierenden Schnittstelle, bestehend aus Schnittstellenverantwortlichen, Fachbereich und Analyseteam, die Einführung unter technischen, kaufmännischen und prozessualen Aspekten analysiert, beschrieben, bewertet und anschließend dokumentiert. Diese Dokumentation, bestehend aus verschiedenen Dokumenten, Protokollen und Beschreibungen, liefert wichtige Informationen, um anschließend die technischen Anforderungen zu spezifizieren und zu definieren – etwa Mapping, Sicherheit oder Monitoring. Zeitlich parallel werden die bereits während der ersten Phasen auf der SAP-XI-Landschaft als “Prototypen” angelegten Schnittstellen in Abstimmung und in Zusammenarbeit mit dem Kunden verfeinert und nach abschließenden Tests und Anpassungen produktiv gesetzt.
Diese Vorgehensweise erlaubt es, SAP-XI-Projekte bereits mit einem geringen Initialaufwand schnell und strukturiert umsetzen. Das ist vor allem im Hinblick auf die Integration weiterer Schnittstellen von Bedeutung. Dokumentierte Ergebnisse und Erfahrungen aus dem ersten Teilprojekt fließen in Form von Templates, Vorlagen und vorgefertigten Modulen (Mappings) in jedes weitere Schnittstellen-Integrationsprojekt zurück. Die im ersten Teilprojekt gewonnenen Ergebnisse sind wieder verwendbar. Unternehmen starten daher bei Nachfolgeprojekte direkt mit der Realisierungsphase. Das Modell bietet Firmen überdies die Option, ihre Schnittstellenaktivitäten zentral zusammenzufassen und zu verwalten, etwa in Form eines SAP-XI-Service-Centers. Das macht selbst große Integrationsprojekte überschaubar, spart Zeit, wichtige personelle Ressourcen, beschleunigt Prozesse und senkt Kosten.

Olaf Haag

Olaf Haag

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