Technik: So gelingt SEPA

Feature | 25. April 2013 von Erol Bozak 0

Foto: iStockphoto

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Die kommende SEPA-Umstellung trifft alle Bereiche im Unternehmen: Vertrieb und Einkauf müssen Kunden und Partner über die IBAN-/BIC-Umstellungen informieren und bestehende Vertragsvorlagen (AGBs etc.) bezüglich der Mandate ändern. Die Abteilungen für Treasury und Cash Management müssen Bankbeziehungen sowie das Liquiditätsmanagement anpassen, die Buchhaltung Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie Rechnungsvorlagen hinsichtlich IBAN/BIC und Mandatsdaten erneuern. Auch für Personal-, Rechts- und Marketingabteilungen bedeutet die SEPA-Umstellung erheblichen Aufwand. IT-Abteilungen sind angehalten, die Zahlungs- und ERP-Systeme im Unternehmen auf die neuen Zahlungswege einzustellen sowie gegebenenfalls neue Software (z.B. für die Mandatsverwaltung, Zahlungssysteme) einzuführen. Zahlungssysteme werden eingesetzt, weil SAP selbst zwar die Zahlungsträger inklusive der Formaterstellung erzeugt, den anschließenden Transport zur Bank aber nicht mehr übernimmt. Hier nutzen die lokalen Einheiten eines Unternehmens zum Beispiel eBanking-Systeme der örtlichen Bank oder auch Fax.

Trotz der knapper werdenden Zeit haben viele Unternehmen noch nicht mit der Anpassung ihrer Systeme begonnen. Eine Umfrage auf der EuroFinance-Konferenz im September 2012 ergab: Über drei Viertel der Treasurer in deutschen Unternehmen sind nicht ausreichend auf SEPA vorbereitet. Dies liegt auch am hohen Aufwand, denn um ein SAP-System SEPA-fähig zu machen, bedarf es in der Regel komplizierter und auch teurer Konfigurationen. Das Instrumentarium zur SEPA-Umstellung stellt SAP gleichwohl bereit. Für alle Releases höher als R/3 liefert SAP Enterprise Support Packages aus, für SAP ERP 6.0 stehen die so genannten Enhancement Packages zur  Verfügung (Release R/3 4.6C wird hinsichtlich SEPA nicht unterstützt). Die gewaltigen regulatorischen Umstellungen, die mit SEPA auf SAP-Anwender kommen, lassen sich in diesem Rahmen auch durch das Auslagern der Zahlungsprozesse an externe Plattformen vereinfachen.

SEPA-Anpassungen abhängig vom bestehenden IT-Szenario

Abhängig von der IT-Architektur eines Unternehmens (SAP-zentriert, Legacy oder Systeme von Drittanbietern), dem Release (ECC 5.0, SAP R/3, SPx etc.) und dem funktionalen Szenario ergeben sich verschiedene SEPA-Migrationsmaßnahmen: Ist SAP In House Cash (IHC) als Payment Factory im Einsatz, die Buchhaltung SAP-zentriert und das System auf dem neuesten Release-Stand, muss geregelt werden, wie die Gesellschaften  an  die  Mandatsinformationen in  der Zentrale gelangen. Denn SAP IHC bietet nicht die Möglichkeit einer zentralen Mandatsverwaltung.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Die Enhancement Packages ergänzen

Andere Fragen ergeben sich aus dem Einsatz heterogener Buchhaltungssysteme (SAP / non SAP) und unterschiedlichen Release-Ständen: Sollte die Mandatsverwaltung unter SEPA in SAP oder außerhalb der SAP-Umgebung stattfinden, soll der Zahlungsverkehr zentralisiert über das Zahlungssystem ablaufen oder müssen Formateinstellungen in den Systemen vorgenommen werden? Die Support Packages beziehungsweise Enhancement Packages der SAP AG beziehen sich auf die vier Bereiche „Aktualisieren der Stammdaten (IBAN / BIC)“, „Anpassen der Datenträger für die neuen Formate (SDD, SCT)“, „Aktivieren der Mandatsverwaltung und Anlegen der Stammdaten“ und „Anpassen der Kontoauszugsverarbeitung“.

Für die Stammdatenaktualisierung gilt: Der SWIFT-Code entspricht grundsätzlich der BIC. Pro Bankschlüssel existiert nur ein SWIFT-Code, im Fall mehrerer SWIFT-Codes pro BLZ ist SAP-Note 1529550 zu beachten. Mehrere Optionen eröffnen sich beim Hinterlegen der IBAN: entweder über die jeweiligen Stammdaten für Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner und Hausbanken über die Transaktion FIBAN (zentrale Tabelle der hinterlegten IBAN-Einträge) oder per Massenupdate über FIBANMD. Da es Ausnahmen im Verfahren gibt, ist die Generierung der IBAN nicht immer möglich.

Enhancement Packages nutzen

Verschiedene Möglichkeiten gibt es bei der Anpassung der Datenträger: Einstellung der SEPA-Zahldateien im SAP-System und direkte Übertragung der Dateien zur Bank. Oder das Unternehmen lagert die SEPA-Dateierzeugung über B2B-Schnittstellen an einen Servicedienstleister bzw. eine externe Software aus, die dann EDI-kompatible Zahlungsträger erzeugt. Die TIS GmbH hat für diese Zwecke eine Cloud-Plattform entwickelt. Für Option 1 konzipiert wurde die SAP Payment Medium Workbench. Seit Release 4.6 dient sie der Erstellung von Zahlungsträgern und ist für die Erzeugung der SEPA-Formate zwingend. Die Workbench löst die klassischen formatspezifischen RFFO-Reports ab. Das auf XML basierende ISO-20022-Format dient nunmehr dem Datenträgeraustausch. Die SAP hat sich im Standard an den Vorgaben des EPC orientiert und unterstützt somit keine länderspezifischen Anforderungen. In der Praxis werden die globalen Formatbäume zudem von den Kreditinstituten oftmals bankenintern mit unterschiedlichen Feldbelegungen definiert, so dass zum Teil bankenspezifische Ausprägungen erforderlich sind. In SAP werden diese Formate und Implementierungen hauptsächlich durch Beratungshinweise abgedeckt.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Die Mandatsverwaltung auslagern

Dipl.-Informatiker Erol Bozak, MBA, ist Mitgründer der TIS und als CTO verantwortlich für den Bereich Forschung und Entwicklung (Foto: Privat)

Dipl.-Informatiker Erol Bozak, MBA, ist Mitgründer der TIS und als CTO verantwortlich für den Bereich Forschung und Entwicklung (Foto: Privat)

Seit Dezember 2012 werden die XML-Formatbäume gemäß der Common Global Implementation (CGI) Initiative durch SAP mit ausgewählten CGI-Banken unterstützt. Das Ziel von CGI ist es, die Implementierung der ISO-20022 Nachrichtenstandards für Firmenkunden zu vereinfachen und somit eine Harmonisierung der länderspezifischen Ausprägungen zu fördern.

Zur Einstellung der Formate über die Workbench sind die Bankenstammdaten zu ändern über FI12/FBZP.  Angepasst werden müssen der Zahlweg hinsichtlich des SEPA-Formats („Zahlweg im Land“) sowie die Buchungskreise und die Bankenfindung. Eine Alternative an dieser Stelle ist wiederum das Auslagern der SEPA-Dateierzeugung. Hier gilt es zunächst wieder die Bankenstammdaten zu ändern, anschließend wird die Konnektivität zur Software hergestellt durch Einstellen der Authentifizierungen. Der Zahlweg wird hinsichtlich IDOC angepasst und zusätzlich die Verwendung klassischer Zahlungsträgerprogramme eingestellt. Die Anpassung der Buchungskreise und der Bankenfindung findet analog zu Option 1 statt.

Mandatsverwaltung auslagern

Die Mandatsverwaltung unter SAP ist integriert in die Module FI-CA und FI-AR. Auch hier gibt es wiederum zwei Optionen. Entweder zentral in SAP, dabei ist eine explizite Aktivierung durch Customizing (in SPRO) notwendig. Anschließend müssen UCIs und Mandate hinterlegt werden. Daneben ist das Auslagern der Mandatsverwaltung über BAPI-Schnittstellen an eine externe Plattform wie TIS möglich. Für FI-CA und FI-AR wären dann jeweils unterschiedliche BAPIs einzurichten. Technische Voraussetzung für den Import und die Verarbeitung der SEPA-Kontoauszüge ist die SAP Note 1686264. Mit EhP 6 bietet SAP eine Reihe von Erneuerungen in der Kontoauszugsverarbeitung, automatisiertes Einlesen und die Möglichkeit der Nachbearbeitung.

Mit der Vorbereitung auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum sind in den Unternehmen zumeist eigens abgestellte SEPA-Projektmanager oder Leiter der Treasury-Abteilung betraut. Die Ausführungen zeigen, wie komplex sich für sie die Anpassung der ERP-Landschaft an SEPA gestalten kann. Vereinfachen lassen sich diese Vorgänge durch den Einsatz externer SAP-integrierter Zahlungsplattformen, die gleichzeitig für mehr Übersicht und Kontrolle über die Liquiditätspositionen und Cashflows sorgen.

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1 comment

  1. Lutz Surendorf

    Hi,

    interessanter Artikel?

    Viele Grüße

    Lutz

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