Skontoverluste sind passé

Feature | 20. Februar 2006 von admin 0

Zeit ist Geld – diese Devise gilt auch bei der Bearbeitung von Rechnungen. Denn viele Lieferanten gewähren ein Skonto von rund drei Prozent, wenn die Außenstände rasch beglichen werden. Diese Nachlässe summieren sich im Jahr zu einem erheblichen Einsparpotenzial – vor allem für größere Unternehmen, deren Rechnungsbeträge sich insgesamt nicht selten im dreistelligen Millionenbereich bewegen.
Doch ohne eine Lösung zur automatischen Bearbeitung eingehender Rechnungen benötigen Mitarbeiter dafür im Schnitt jeweils bis zu drei Wochen. Die Gründe hierfür sind neben der manuellen Dateneingabe vor allem langwierige interne Freigabeprozesse, die über die Hauspost abgewickelt werden. So gehen nicht nur Skonti verloren, sondern im schlimmsten Fall werden auch noch Verzugszinsen fällig. Von der Zeit, die Mitarbeiter mit einer einzelnen Rechnung verbringen, ganz zu schweigen.

Bearbeitungszeit halbiert

Vor dieser Herausforderung steht auch der Chemiekonzern BASF. Das weltweit tätige Unternehmen arbeitet lokal und international mit zahlreichen Dienstleistern zusammen. Daher müssen Rechnungen nicht nur in unterschiedlichen Formaten und Sprachen, sondern auch nach den jeweiligen nationalen Rechnungslegungsstandards und Gegebenheiten bearbeitet werden.

BASF Coatings, Münster

BASF Coatings, Münster

Für die BASF Coatings AG, ein Tochterunternehmen des Konzerns, Grund genug, sich nach einer Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung umzusehen. Der Lackhersteller implementierte eine kombinierte Anwendung der SAP-Partner Ebydos und Readsoft. “Die umfangreiche Integration in das vorhandene SAP-System und die einfache Handhabung des Workflow standen für uns bei der Entscheidung im Vordergrund”, erläutert Ludger Südmersen, Leiter der Gruppe Kalkulation/Rechnungsprüfung und verantwortlicher Projektmanager bei BASF Coatings AG. Weitere wichtige Kriterien waren die Internationalität und Leistungsfähigkeit des Softwareanbieters. Außerdem sollte keine Lösung außerhalb der SAP-Anwendung eingesetzt werden. Denn eine umfangreiche Integration in das vorhandene SAP R/3 4.6C gewährleistet, dass sich alle Eingaben direkt anhand der SAP-Stammdaten überprüfen und die Nutzer auf Unstimmigkeiten hinweisen lassen. Lösungen, die nicht in das SAP-System integriert sind, können dies erst am Ende der Prozesskette leisten. Im Falle eines Fehlers müssten dann alle vorangegangenen Schritte noch einmal durchgeführt werden.
Seit April 2004 bearbeitet das Unternehmen mit der neuen Lösung durchschnittlich 100.000 Rechnungen pro Jahr in Deutschland, Frankreich und Spanien. Nach über einem Jahr problemlosen Einsatz in Deutschland zeigt sich jetzt, dass die Entscheidung richtig war: Dank der neuen Lösung hat sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Rechnung halbiert und es wurde kein Skontoverlust mehr verzeichnet.

Gute Erfahrungen machen Schule

Die erfolgreiche und schnelle Implementierung der Lösung bei BASF Coatings sowie die komfortable Anwendung haben nun auch die neu gegründete BASF Services Europe überzeugt. Das Shared Services Center der BASF AG mit Sitz in Berlin will die Lösung innerhalb von drei Jahren einführen und in Zukunft rund 750.000 Rechnungen damit bearbeiten. Die Ebydos-ReadSoft-Software wird in das bestehende SAP R/3 Enterprise integriert.
Der interne BASF-Dienstleister begann im September 2005 mit der Implementierung und kam rasch voran. Bereits seit Anfang 2006 bearbeitet es alle eigenen Rechnungen, sowie diejenigen von BASF France, BASF Argro France und BASF Electronic Materials über das SAP-Add-on Ebydos Invoice Cockpit, den Workflow Ebydos Web Cycle und ReadSoft Documents for Invoices. “Bisher verlief die Installation sehr professionell”, berichtet Hermann Eichert, der Leiter Kreditorenbuchhaltung bei BASF Services Europe.
Nun soll es zügig weitergehen: Im März 2006 folgt BASF Niederlande, im April BASF Belgien, BASF IT Services und BASF Schweiz. Insgesamt übernimmt BASF Services Europe in den nächsten drei Jahren die Rechnungsabwicklung von 110 europäischen Gesellschaften innerhalb der BASF-Gruppe.

Beziehung zu Lieferanten verbessert

Auch bei BASF Coatings, dem Vorreiter beim Einsatz der Lösung, erfolgte die Implementierung zügig und wurde innerhalb von nur drei Monaten abgeschlossen. Ebenfalls problemlos verliefen auch der Release-Wechsel auf SAP R/3 Enterprise sowie der Umstieg auf Unicode, mit dem BASF Coatings die SAP-Einführung in der russischen Niederlassung vorbereitete.
“Die erfolgreiche Implementierung der Ebydos-Readsoft-Lösung in den drei internationalen Standorten ermöglicht uns ein effizientes Arbeiten ohne Papier”, erklärt Ludger Südmersen. “Wir können uns jetzt ganz auf die schnelle Bearbeitung komplexerer Sachverhalte konzentrieren. Dies verbessert unsere Lieferantenbeziehungen und trägt zur Produktivitätssteigerung bei.”
Bisher mussten die Mitarbeiter von BASF Coatings die Rechnungsinformationen eintippen und die Daten mit der Bestellung sowie den Lieferanteninformationen abgleichen. Für Freigaben und Rückfragen wurden die Rechnungen mit einem Laufzettel versehen und per Hauspost an die entsprechenden Ansprechpartner geschickt – ein langwieriger Prozess mit vielen möglichen Fehlerquellen.

Drei Komponenten – eine Lösung

Die Lösung bei BASF Coatings deckt die drei wesentlichen Schritte des automatischen Rechnungseingangs ab: die Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR), die automatisierte Verarbeitung in SAP R/3 und den Freigabe-Workflow. Die Software Documents for Invoices von Readsoft erfasst die Rechnungen und übergibt die Daten an das Ebydos Invoice Cockpit. Das zertifizierte Add-On ist direkt in das bestehende SAP-Umfeld bei BASF Coatings integriert, so dass die weitere Datenverarbeitung innerhalb der Anwendung erfolgt. Ebydos Web Cycle wiederum unterstützt die internen Freigabeprozesse.
Der Rechnungsprüfer arbeitet mit der gewohnten SAP-Oberfläche und hat direkten Zugriff auf Beschaffung und Wareneingang. Über diesen so genannten “Single Point of Entry” kann er sowohl Rechnung, als auch die Lieferantenstammdaten und die Bestelldaten nebeneinander ansehen und gegebenenfalls bearbeiten. Außerdem lassen sich alle Belege am Bildschirm aufrufen und weiter verarbeiten. Auf diese Weise hat der verantwortliche Mitarbeiter die Kontrolle über den gesamten Prozess und kann in allen relevanten Transaktionen navigieren.

Automatischer Abgleich mit SAP-Stammdaten

Ebydos Invoice Cockpit

Ebydos Invoice Cockpit

Im Normalfall stimmen die Daten, die das Ebydos Invoice Cockpit erhält, mit den SAP-Stammdaten überein, so dass die Rechnung automatisch gebucht wird. Wenn möglich, ergänzt die Lösung fehlende Daten selbständig. Sind die Eingangsrechnungen inkonsistent, weist Ebydos Invoice Cockpit den Sachbearbeiter auf den Fehler hin. Die Lösung hat für BASF Coatings mehrere Vorteile, wie Ludger Südmersen erläutert: “Ohne den Zwischenschritt über die Ebydos-Software würden vollständige Rechnungsdaten in SAP R/3 automatisch gebucht und nicht zuvor mit den Stammdaten abgeglichen. Das könnte dazu führen, dass wir Dinge bezahlen, die wir gar nicht geordert haben. Unvollständige Rechnungen, die das System jetzt selbstständig ergänzt, würden abgewiesen – was wiederum zusätzliche Arbeit für unsere Mitarbeiter bedeutet hätte. Trotzdem mussten sich die Sachbearbeiter an keine komplett neue Software gewöhnen, denn die Oberfläche entspricht im Look and Feel der SAP-Anwendung.”
Die neue Lösung ermöglicht BASF Coatings auch die unterschiedliche Handhabung von Rechnungen mit Bestellbezug, so genannte Materialmanagement-Rechnungen (MM), sowie solchen ohne Bestellbezug, den Finanz-Rechnungen (FI). Dabei legte das Unternehmen die Buchungs- und Freigaberegeln gemäß den internen Anforderungen fest.

Workflow schafft Transparenz

Ebydos Web Cycle

Ebydos Web Cycle

Für die internen Freigabeprozesse implementierte BASF Coatings den Workflow Ebydos Web Cycle. Damit lassen sich unter anderem Kontierungsinformationen erfragen, Freigaben von Verantwortlichen einholen, Wareneingangsdifferenzen klären oder Preisabweichungen mit dem Einkauf absprechen. Ebydos Web Cycle ist die Verbindung der Buchhaltung mit den anderen Abteilungen des Unternehmens. Insgesamt arbeiten rund 25 Prozent der Belegschaft mit zehn verschiedenen Workflow-Prozessen.
“Wenn ich meinen Account im Ebydos Invoice Cockpit öffne, sehe ich auf einen Blick alle Rechnungen, die ich prüfen muss. Je nachdem, ob es sich um eine MM- oder FI-Rechnung handelt, schlägt mir das System einen geeigneten Workflow vor. Ich muss ihn nur noch starten”, erläutert Wilfried Epping, Projektleiter für die Einführung der Lösung bei BASF Coatings. “Im System kann ich jederzeit überprüfen, an welcher Stelle im Unternehmen sich die Rechnung befindet, sie gegebenenfalls zurückholen, wenn ein Mitarbeiter außer Haus ist, oder nachhaken, wenn die Skontofrist abläuft. Früher wusste ich oft nicht, wer eine Rechnung gerade bearbeitet und warum sich die Bearbeitung verzögert.”
Wird ein Workflow gestartet, erhält der Empfänger kurz darauf eine Benachrichtigung über E-Mail und kann mittels eines Links die Rechnung sofort am Bildschirm bearbeiten und elektronisch freigeben. In jeder Stufe des Workflow erfolgt ein Abgleich mit SAP-Daten, so dass Fehler sofort erkannt und Doppelarbeiten vermieden werden.

Carsten Nelk

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